Koronaviruso pandemija atnešė naujų iššūkių, ypač kai reikia dirbti namuose. Tai gali būti ypač sunku, kai turite komandą, kuri kartu bando dirbti prie projekto. Virtualus bendradarbiavimas tapo nauju įprastiniu šiuolaikinėje darbo aplinkoje, kai komandos bando dirbti iš kelių vietų ar net žemynų.
„Google“ dokumentai yra puikus bendradarbiavimo įrankis, lankstus dirbant komandoje ir kurį galima lengvai pasiekti net išmaniaisiais telefonais. Tačiau dėl šio lankstumo vis dar reikia integruoti el. paštą. El. laiškai tapo pagrindine verslo komunikacijos priemone. Keli el. laiškai išmesti į šiukšliadėžę, o kai kuriuos geriau suarchyvuoti. Kai dirbate su patvirtinamaisiais įrankiais, kai kuriuos pakeitimus gali tekti atlikti arba peržiūrėti kiti komandos nariai. Ši funkcija gali būti naudinga stebint kvietimus į susitikimą, el. pašto tvarkaraščius ir dar daugiau.
El. pašto integravimas į „Google“ dokumentus
„Google“ turi keletą funkcijų, padedančių sujungti „Google“ dokumentus ir el. Norėdami pasirinkti pirmąją parinktį, atlikite toliau nurodytus veiksmus.
Įgalinti dokumentų kūrimą
Prisijunkite prie „Gmail“ ir spustelėkite krumpliaračio formos piktogramą, esančią viršuje, dešinėje. Po to spustelėkite nustatymus. Netoli viršaus centro spustelėkite skirtuką Laboratorijos ir lėtai slinkite žemyn. Spustelėkite Įgalinti šalia, kad sukurtumėte dokumentą. Po to išsaugokite atliktus pakeitimus. Taigi kitą kartą, kai norėsite išsaugoti el. laišką „Google“ dokumentuose, tiesiog spustelėkite mygtuką daugiau. Šis mygtukas yra pranešimų skaitymo skydelio viršuje, centre. Tada spustelėkite Sukurti dokumentą. Atsidarys skirtukas, kurį labai lengva redaguoti arba išsaugoti. Jūs netgi galite eksportuoti į pdf ar kitus failų formatus.
„Google“ dokumento priedas
Antroji galimybė yra spustelėti „Google“ dokumento skirtuką Failas, slinkite žemyn ir gausite parinktį „El. paštas kaip priedas“. Pasirinkus šią parinktį, pasirodys iššokantis el. pašto langas, kaip parodyta toliau pateiktoje diagramoje. Čia turite galimybę pridėti nario, kuriam norite siųsti dokumentą, el. pašto adresą, taip pat turite teisę įvesti pranešimą tekste prieš bendrindami dokumentą. Šią integraciją palengvino „Google“. „Gmail“ paskyra, naudojama norint pasiekti „Google“ dokumentus, bus naudojama el. laiškui išsiųsti.
Taip pat galima integruoti ir konvertuoti „Google“ dokumentus į el. laiškus, pridėjus „Google Chrome“ plėtinį iš „Chrome“ internetinės parduotuvės, tada pasirinkus plėtinį. Atsisiuntę „Google“ plėtinį pridėkite jį. Tada pamatysite mygtuką „Atidaryti Gmail“. Kai spustelėsite šį mygtuką, pamatysite iššokantįjį langą su užrašu „Konvertuojame „Google“ dokumentą į el. laišką“. Po to gausite patvirtinimą, kad jūsų „Google“ dokumentas buvo išsiųstas kaip „Gmail“ arba „Google“ programa paštu.
„Chrome“ plėtinys
Taip pat galima integruoti el. laiškus su „Google“ dokumentais, pridedant „Chrome“ plėtinį, kad galėtumėte redaguoti el. laiškus „Google“ dokumentuose, galite gauti „Chrome“ plėtinį. Šis plėtinys siūlo prabangą redaguoti el. laiškus „Google“ dokumentuose. Atsisiuntę plėtinį spustelėkite pridėti plėtinį.
Kai atidarysite el. pašto patikrinimą ir spustelėkite piktogramą „Redaguoti „Google“ dokumentuose“ „Google“ programos el. pašte arba „Gmail“. Galite gauti pranešimą, kuriame prašoma suteikti prieigą prie „Google“ disko. Pasirinkite parinktį pridėti „Google“ disko paskyrą. Tai bus labai svarbu, kai norite išsaugoti el. laiškus „Google“ diske, redaguodami el. laiškus „Google“ dokumentuose. Ši funkcija yra naudinga, ypač kai dirbate su projektu su didele komanda.
Mėgaukitės lengvesne, patvirtinančia darbo eiga
Tai vienas iš nedaugelio būdų, kaip integruoti „Google“ dokumentus ir el. Galite mėgautis papildomomis funkcijomis ir optimizuoti savo produktyvumą sklandžiai dirbdami ir bendradarbiaudami internete su kitomis projekto komandomis.