Kaip naudoti skaičius „Mac“: pažangūs metodai

Prieš kelias savaites mes apėmėme pagrindinės technikos Norėdami naudoti numerius „Mac“. Jei praleidote šį įrašą, ištyrėme skaičių funkcijas, pvz., formules, šablonus, lapus ir rūšiavimą.

Šiandien mes ketiname išplėsti šį įrašą, apimdami pažangesnius metodus. Jei nesate susipažinę su tame pirmame įraše aptartomis temomis, primygtinai siūlau jį perskaityti prieš pradedant dirbti su šiuo straipsniu. Tačiau tiems, kurie jaučiasi patogiai su numeriais ir nori praplėsti savo darbo žinias, šis įrašas skirtas jums.

Šiame įraše apžvelgsime pažangias technologijas, tokias kaip diagramų kūrimas, suvestinės lentelės, pridedant filtravimą ir sąlyginį formatavimą bei tyrinėjant skaičių derinimo galimybes su AppleScript. Tai bus šiek tiek „aukštyn lygiu“, todėl pasiruoškite ir pradėkime!

Kaip naudoti numerius „Mac“: pažangūs metodai

Pivot lentelės

Pirmas dalykas, kurį ketiname aptarti, yra funkcija, kuri yra palyginti nauja „Numbers“ sistemoje „Mac“: „Pivot lentelės“. Anksčiau tai buvo funkcija, kuria galėjo mėgautis tik „Excel“ vartotojai. Tačiau naujausiuose atnaujinimuose „Apple“ į „Mac“ pristatė sukimosi lenteles.

Taigi, kas yra suvestinės lentelės? Tiems, kurie nežino, suvestinė lentelė yra tarsi standartinė duomenų lentelė, išskyrus tai, kad ji yra interaktyvi. Interaktyvūs suvestinės lentelės aspektai leidžia greitai tvarkyti, filtruoti, rūšiuoti ir geriau suprasti lentelės duomenis.

Pavyzdžiui, įprastoje skaičių lentelėje matysite kelias duomenų eilutes ir stulpelius, iš kurių, kad ir kaip jie organizuoti, greičiausiai bus sunku greitai gauti įžvalgų. Taigi galite susieti šią duomenų lentelę su suvestinės lentele, kuri greitai parodys duomenų santraukas, ryšius tarp duomenų ir dar daugiau.

Norėdami sukurti suvestinę lentelę programoje Numbers, pirmiausia reikės lentelės arba duomenų diapazono. Duomenų diapazonas yra tik duomenų eilutė arba stulpelis, o lentelė yra eilučių ir stulpelių serija.

Pasirinkite diapazoną arba lentelę, tada spustelėkite Suvestinės lentelės įrankių juostoje ekrano viršuje. Jūsų bus paprašyta pasirinkti vieną iš šių keturių parinkčių:

• Naujame lape: Taip sukuriamas naujas lapas, kuriame yra jūsų suvestinė lentelė. Tai vizualiai atskiria lentelę ir suvestinę lentelę, kad viskas būtų tvarkinga.
• Dabartiniame lape: Tai prideda suvestinę lentelę prie šiuo metu naudojamo lapo, todėl galite vienu metu peržiūrėti lentelę ir suvestinę lentelę.
• Pasirinktoms ląstelėms naujame lape: Jei nenorite kurti suvestinės lentelės naudodami lentelę, galite pasirinkti diapazoną. Jei pasirinksite šią parinktį, naujame lape sukursite savo diapazono suvestinę lentelę.
• Pasirinktoms dabartinio lapo ląstelėms: Galiausiai, kaip ir tikėtasi, ši parinktis paima jūsų pasirinktą langelių diapazoną ir sukuria jiems suvestinę lentelę dabartiniame skaičių lape.

Geriausias būdas pajusti sukamąsias lenteles – pradėti jas kurti ir eksperimentuoti. Šiame įraše neturime laiko gilintis į šį, bet būsimame įraše apie sukimosi lenteles jas išsamiau išnagrinėsime. Taigi laukite to!

Diagramų kūrimas

Kitas pažangus metodas, kurį norėsite išmokti naudodami „Numbers“ sistemoje „Mac“, yra diagramų kūrimas. Nors diagramos nėra būtinos naudojant numerius, jos yra puikus vizualizacijos įrankis.

Tiems, kurie nėra susipažinę su diagramomis, jie yra būdas paimti duomenis į lentelę ir parodyti juos vaizdingesniu būdu. Tai puikiai tinka norint gauti greitas įžvalgas ir parodyti savo duomenis netechniniams asmenims. Pavyzdžiui, jei sekate išlaidas „Numbers“ ir norite jas parodyti konferencijos metu, galite sukurti diagramą ir parodyti ją pristatyme.

Sukurti diagramą „Skaičiai“ yra labai paprasta. Tiesiog pasirinkite Diagrama įrankių juostoje ir pasirinkite 2D, 3D arba interaktyvią duomenų rinkinio diagramą. Jei nesate tikri, ką pasirinkti, tikriausiai geriausia pasirinkti 2D parinktį.

Vėlgi, šiame įraše neturime pakankamai laiko, kad galėtume gilintis į diagramos kūrimą. Tačiau apskritai skritulinės ir juostinės diagramos yra puikus pasirinkimas. Skritulinės diagramos padeda parodyti procentus ir kiekius, o juostinės diagramos yra naudingesnės norint palyginti dalykus vaizdinėje hierarchijoje.

Kaip ir su suvestinės lentelėmis, tai padeda eksperimentuoti su įvairiomis diagramos parinktimis. Taigi sukurkite duomenų rinkinį ir pradėkite kurti diagramas pagal tą duomenų rinkinį.

Taip pat! Paskutinis patarimas. Kurdami diagramą su X ir Y ašimis (pavyzdžiui, juostinėje diagramoje tai turi), stenkitės, kad X ašyje būtų pastovūs skaičiai, o Y ašyje - kintamieji. Pavyzdžiui, įprasta X ašyje nurodyti laiko kintamuosius (mėnesius, metus, savaites, ketvirčius ir t. t.), o Y ašyje – finansines vertes (valiutas, uždarbį, išlaidas, nuostolius, augimą ir kt.).

Sąlyginis paryškinimas „Mac“ sistemoje „Numbers“.

Kitas svarbus metodas, kurį reikia įvaldyti „Numbers“ sistemoje „Mac“, yra sąlyginis paryškinimas. Kaip jau tikriausiai pastebėjote, galite formatuoti turinį savo langeliuose. Galite pakeisti langelio fono spalvą, pakeisti šrifto spalvą ir tipą ir pan.

Kaip ir diagramas, formatavimą galima naudoti siekiant padėti vizualiai tvarkyti duomenis. Duomenų įrašų spalvomis galite greitai atskirti teigiamas ir neigiamas reikšmes, datas ir dolerių sumas, klientus ir pan.

Žinoma, viso šio formatavimo keitimas rankiniu būdu gali užtrukti daug laiko. Štai čia atsiranda sąlyginis paryškinimas. Tai leidžia jums sukurti automatines taisykles, kurios akimirksniu pakeičia jūsų langelių formatavimą. Taigi, jei turite klientus A, B ir C, galite sukurti taisykles, kad visi A įrašai būtų žali, visi B įrašai būtų mėlyni ir visi C įrašai būtų raudoni.

Norėdami nustatyti sąlyginio paryškinimo taisykles, pasirinkite langelį, langelių diapazoną arba visą stulpelį / eilutę. Tada spustelėkite Formatas numerių ekrano viršuje, dešinėje. Tai turėtų rodyti (o ne slėpti) skydelį Formatas dešinėje ekrano pusėje.

Šio skydelio viršuje pasirinkite Ląstelė. Tada spustelėkite Sąlyginis paryškinimas…

Pasirinkite Pridėti taisyklę. Tada galite sukurti taisyklę, pagrįstą skaičiais, tekstu, datomis ir pan. Kiekvienas taisyklės tipas turi savo parametrus, todėl pasirinkite tą, kuris geriausiai atitinka jūsų poreikius. Pavyzdžiui, jei norite, kad kiekvienas langelis su tekstu „Klientas A“ būtų žalias, turėtumėte pasirinkti Tekstas > Ar…

Žinoma, galite pakeisti šias taisykles pagal savo poreikius. Tačiau jei nustatysite taip, kaip aš, kiekvieną kartą, kai įvesite „Client A“ langelyje pagal šias sąlyginio paryškinimo taisykles, fono spalva akimirksniu taps žalia.

Kad būtų aišku, tai nebūtinai pakeičia jūsų duomenų ar lentelės funkciją. Tai tik padeda vizualiai išsiaiškinti dalykus ir sutaupyti laiko.

Skaičių formatavimas

Panašus į sąlyginį paryškinimą, yra skaičių formatavimas programoje Numbers sistemoje „Mac“. Pagal numatytuosius nustatymus visi skaičiai, kuriuos įvesite į „Skaičiai“, atrodys gana panašiai. Tačiau ne visi skaičiai turėtų būti suformatuoti vienodai. Turėsite datas, laiką, valiutas ir procentus.

Norėdami užtikrinti, kad šie skaičiai atrodytų taip, kaip jie yra skirti, galite nustatyti įvairių langelių ir diapazonų formatavimo taisykles. Norėdami tai nustatyti, norėsite įsitikinti, kad Formatas šoninė juosta atidaryta, ir jūs norėsite pasirinkti Ląstelė vėl šioje šoninėje juostoje.

Pastebėsite, kad šalia šios šoninės juostos skilties viršaus yra išskleidžiamasis meniu, pažymėtas Duomenų formatas. Kai pasirinksite šį išskleidžiamąjį meniu, pamatysite šias parinktis:

Viskas, ką jums reikia padaryti, tai pasirinkti formatavimą, kurį norite naudoti pasirinktose ląstelėse. Nuo tada jūsų langeliai bus automatiškai tinkamai suformatuoti.

O jei pasirinksi Skaičius išskleidžiamajame meniu netgi galite pasirinkti rodomų skaičių po kablelio skaičių. Tai gali būti tikrai naudinga norint pateikti informaciją taip, kaip norite.

Filtravimas

Kita naudinga rodymo parinktis „Numbers“ sistemoje „Mac“ yra filtravimas. Filtravimas, panašus į suvestines lenteles, leidžia rodyti tik jums aktualią informaciją. Pavyzdžiui, galite naudoti filtravimą, norėdami paslėpti išlaidas, kurių negalite sau leisti, rodyti tik tuos klientus, kuriems esate skolingi, arba rodyti visus būsimus įrašus.

Kitaip tariant, jis leidžia užpildyti visus duomenis, tada filtruoti juos pagal pasirinktas taisykles.

Kurdami filtravimo taisykles turite dvi parinktis:

• Greiti filtrai: Tai yra automatiškai sugeneruotos filtravimo taisyklės, kurios rodomos pagal duomenis, kuriuos įvedėte į lentelę. Jie naudingi, kai tiesiog norite greitai išfiltruoti tam tikrą informaciją ir nebūtinai norite tvarkyti duomenų rinkinį tam tikru būdu.
• Filtravimo taisyklės: Kita vertus, filtravimo taisyklės yra taisyklės, kurias nustatote savo lentelei / duomenų rinkiniui. Jie yra pastovesni, struktūriškesni ir gali būti pasiekiami, kai tik reikia.

Norėdami naudoti sparčiuosius filtrus, pasirinkite duomenų stulpelį arba konkretų langelį, užveskite pelės žymeklį virš atitinkamos stulpelio raidės, tada spustelėkite šalia stulpelio raidės rodomą rodyklę. Bus parodytas išskleidžiamasis meniu, kurį rasite Greitas filtras galimybės.

Pasirinkite jį, tada pasirinkite iš galimų filtravimo parinkčių, kurias jis pateikia, kad pakeistumėte matomus duomenis. Duomenys nėra ištrinami ar nekeičiami, jie tiesiog paslėpti.

Norėdami nustatyti filtravimo taisykles, pasirinkite stulpelį, eilutę arba langelius, kuriuos norite filtruoti. Tada dešiniuoju pelės mygtuku spustelėkite juos ir pasirinkite Rodyti filtro parinktis.

Tada šoninėje juostoje (kuri turėjo pasikeisti, kad būtų rodomos filtravimo parinktys) galite pridėti filtrą į pasirinktą stulpelį. Kaip ir su sąlyginiu paryškinimu, galite sukurti taisykles, kurios leis strategiškai rodyti/slėpti duomenis.

COUNTIF įvaldymas programoje Numbers sistemoje Mac

Viena iš galingiausių „Mac“ skirtų „Numbers“ funkcijų yra COUNTIF. Techniškai yra ir kitų „IF“ funkcijų, tačiau supratę, kaip veikia COUNTIF, galėsite išsiaiškinti ir likusias dalis.

Iš esmės COUNTIF leidžia vartotojams pritaikyti formulę skaičių diapazonui, bet taip pat neįtraukti skaičių, kurie neatitinka tam tikrų sąlygų. Taigi jūs „COUNT“ skaičių „JEI“ jie atitinka jūsų sąlygas.

Pavyzdžiui, galite naudoti tai norėdami skaičiuoti tik savo pardavimus, kurie yra didesni nei 100 USD, ignoruoti klientus, kurie išleido mažiau nei 10 USD, arba žiūrėti tik neapdorotus mokėjimus.

Norėdami naudoti COUNTIF funkciją, spustelėkite Įdėti ekrano viršuje, tada Formulė, tada Nauja formulė. Tai pakeis šoninę juostą, kad būtų rodomos visos jums prieinamos formulės. Šio šoninio skydelio paieškos juostoje įveskite „IF“ ir paspauskite grąžinti.

Kai tai padarysite, pamatysite tokias funkcijas kaip IF, SUMIF, AVERAGEIF ir, žinoma, COUNTIF. Tai visos funkcijos, kurios naudojasi IF funkcija, todėl tiesiog pasirinkite tą, kuri tinka jūsų poreikiams.

Pastebėsite, kad yra ir „-IFS“ funkcijų. Jie veikia daugiau ar mažiau taip pat, išskyrus tai, kad jie leidžia patikrinti kelias kolekcijas, kuriose yra kelios kolekcijos, o ne vieną rinkinį pagal vieną sąlygą.

Naudojant VLOOKUP

Kitas yra VLOOKUP. VLOOKUP yra pagrindinė „Excel“ funkcija, su kuria norės susipažinti tie, kurie naudoja „Numbers“ sistemoje „Mac“. Kai tai padarysite, visą laiką naudositės šia funkcija.

Tiems, kurie nežino, VLOOKUP yra funkcija, leidžianti ieškoti konkretaus duomenų, atitinkančio kitą duomenų dalį. Pavyzdžiui, galite peržiūrėti valandinį įkainį (B stulpelis), apmokestintą klientui (A stulpelis).

Iš ten galite naudoti vertę, kurią ieškojote kitoje funkcijoje. Taigi tai puikus būdas pradėti tvarkyti ir perkelti duomenis apie savo duomenų rinkinį.

Norėdami naudoti VLOOKUP, dar kartą peržiūrėkite veiksmus, kurių buvo imtasi taikant paskutinę mūsų aprašytą techniką. Pasirinkite Įdėti ekrano viršuje, tada pasirinkite Formulė ir Nauja formulė. Tai turėtų pakeisti šoninį skydelį, kad būtų rodomas formulės pasirinkimo skydelis.

Šio skydelio paieškos juostoje įveskite „VLOOKUP“ ir paspauskite grąžinti klaviatūroje. Turėtumėte iš karto pamatyti VLOOKUP.

Eikite į priekį ir pasirinkite VLOOKUP, kad pradėtumėte kurti formulę pasirinktame langelyje.

Kad ši funkcija veiktų, turėsite užpildyti šią informaciją:

• Ieškoti: Čia įvesite vertę, kurią norite rasti. Galite įvesti skaičių arba REGEX eilutę. Jei nesate susipažinę su REGEX, šis įrašas paspartins jus.
• Stulpelių diapazonas: Kitas skyrius yra langelių, kuriuose ketinate ieškoti, pasirinkimas. Taigi nurodykite, kurias ląsteles norite rasti Ieškoti turinys.
• Grąžinimo stulpelis: Grąžinimo stulpelyje norite nurodyti, kuriuos duomenis norite grąžinti. Pavyzdžiui, jei ieškote kažkieno Valandinis atlyginimas (A stulpelis), tada galbūt norėsite iš tikrųjų ištraukti vertę, esančią B stulpelyje, kuriame nurodyta jų uždirbama suma doleriais. Kitaip tariant, tai yra reikšmė, kuri nurodys, kurį duomenų fragmentą ši funkcija grąžins.
• Uždaryti rungtynes: Šis parametras leidžia pasirinkti, kiek laisvės suteiksite duomenims, kuriuos randa VLOOKUP formulė. Pavyzdžiui, tarkime, kad ieškote skaičiaus „5,5“, bet vietoj to formulė randa „5,6“. Tu gali naudoti Uždaryti rungtynes nuspręsti, ar tai bus rodoma kaip klaida, ar norite, kad tai būtų pakankamai tiksli.

Štai ir viskas! VLOOKUP gali būti šiek tiek sudėtinga įsisavinti, bet kai tai padarysite, tai bus tikrai galingas įrankis jūsų arsenale. Taigi praleiskite su juo daug laiko, kol jausitės patogiai. Pastebėjau, kad „Excel“ ir „Numbers“ skirtos „Reddit“ bendruomenės turi daug įžvalgų apie tai, kaip veikia VLOOKUP, jei jums reikia papildomo skaitymo.

Bendradarbiaukite su bendradarbiais

Vienas iš paprasčiausių išplėstinių metodų, kurį apžvelgsime šioje „Numbers“ „Mac“ mokymo programoje, yra bendradarbiavimas. Naujausiuose atnaujinimuose „Apple“ pridėjo galimybę vartotojams bendradarbiauti vieni su kitais „Numbers“.

Tai labai paprastas ir puikus būdas padidinti jūsų ir jūsų komandos produktyvumą. Norėdami tai padaryti, tiesiog spustelėkite Bendradarbiauti mygtuką įrankių juostoje ir pasidalykite prieiga prie savo skaičiuoklės su kitais el. paštu, žinute arba „AirDrop“.

Žmonės, su kuriais bendradarbiaujate, turės turėti Apple įrenginį, pageidautina Mac arba iPad, nors veiks ir iPhone.

Bendradarbiaudami kurdami skaičių failą, galėsite matyti tikslius kitų redagavimus ir indėlius. Tai puikiai tinka dalintis dokumentais su žmonėmis, dirbti su tuo pačiu failu naudojant skirtingus įrenginius arba skirtingu laiku ir palaikyti ryšį su darbo vietos komanda.

„AppleScript“ pridėjimas prie „Numbers“.

Paskutinis, bet ne mažiau svarbus dalykas – gana pažangi „Numbers“ technologija „Mac“ sistemoje yra AppleScript naudojimas su skaičiuoklėmis. Tiems, kurie nežino, AppleScript yra pagrindinė Apple scenarijų kalba, kurią galima naudoti tam tikroms užduotims automatizuoti.

Tie, kurie yra susipažinę su Excel, gali turėti patirties su makrokomandomis. Makrokomandos leidžia automatizuoti pagrindines užduotis, pvz., įvesti skaičius arba atnaujinti informaciją. Tai puikiai taupo laiką ir yra integruota į „Excel“.

Deja, „Apple“ dar neįdiegė panašios funkcijos kaip „Numbers“. Vietoj to turėsite pasikliauti „AppleScript“.

Geros naujienos yra tai, kad „AppleScript“ yra gana paprasta. Jei jau turite tam tikros programavimo patirties, turėtumėte gana greitai ją įgyti. O jei to nepadarėte, galite išmokti pagrindus arba nukopijuoti kitų internete parašytą kodą.

Kaip ir daugelyje šio straipsnio dalykų, mes neturime laiko giliai išnagrinėti visų dalykų, kuriuos galite padaryti naudodami AppleScript in Numbers. Tiesiog žinokite, kad jei programoje Numbers atliekate daug pasikartojančių užduočių, galite naudoti AppleScript, kad pradėtumėte perkelti darbus į savo kompiuterį.

Skaičiai „Mac“: tapkite profesionalu

Štai ir viskas! Įvaldę šiame įraše aprašytus metodus, galite pradėti tobulinti savo „Numbers“ įgūdžius „Mac“ kompiuteryje ir padaryti pažangą, kad taptumėte tikru profesionalu. Nors kai kurias iš šių sąvokų iš pradžių gali būti sunku apsukti, yra didelė tikimybė, kad kasdien naudosite daug šių dalykų.

Tai puikios technikos, kurių reikia išmokti, jei norite pragyventi dirbti su „Numbers“ arba „Excel“. O tiems, kuriems reikia tik numerių projektams namuose, tai leis atlikti daugybę naujų dalykų. Žemiau esančiuose komentaruose praneškite man, kaip planuojate naudoti šiuos įvairius metodus!

Norėdami gauti daugiau įžvalgų, naujienų ir vadovų apie visus Apple dalykus, peržiūrėkite likusį „AppleToolBox“ tinklaraštį.

Pasimatysim kitą kartą!