Kaip sukurti išskleidžiamąjį sąrašą programoje „Excel“.

Kad duomenų įvedimo užduotys būtų nepriekaištingos ir greitos, turite išmokti sudaryti išskleidžiamąjį sąrašą programoje „Excel“.

„Excel“ yra galinga duomenų įvedimo programinė įranga. Jį galite naudoti asmeniniams ir profesiniams duomenų įvedimo poreikiams, pvz., biuro reikmenų sąrašų kūrimui, namų ūkio reikmenų sąrašų sudarymui, smulkaus verslo ar namų inventoriaus kūrimui ir dar daugiau.

Atlikdami bet kokį duomenų įvedimo darbą, turite įvesti nedidelius duomenis, pvz., pavadinimus, adresus, kiekius, vietas, kainas ir kt. Kai kas nors tikrina šią duomenų bazę, gali norėti įvesti komentarus, pvz., patikrinta, laukiama audito, rasta klaida ir kt.

Jei jūs arba jūsų darbuotojas pradėsite tai daryti rankiniu būdu, tikslo pasiekimas užtruks kelias dienas. Taigi turite automatizuoti „Excel“ lapą, kuriame fiksuojate duomenis. „Excel“ išskleidžiamojo sąrašo komanda yra pagrindinė automatizacija, kurią galite naudoti neišmokę „Visual Basic“ kodavimo „Excel“. Skaitykite toliau, kad sužinotumėte, kaip sudaryti sąrašą programoje „Excel“ su išskleidžiamuoju meniu.

Kas yra „Microsoft Excel“ išskleidžiamasis sąrašas?

„Excel“ išskleidžiamasis sąrašas yra „Excel“ programos duomenų patvirtinimo įrankis. Tam reikia pasirinkti duomenų diapazoną arba sąrašą išskleidžiamajame sąraše. Tada tiesiog pritaikykite duomenų patvirtinimo komandą išskleidžiamajame sąraše tiksliniame langelyje arba langelių diapazonuose, kad gautumėte duomenų įvedimo pasiūlymų.

Išskleidžiamieji sąrašai pašalina spėliones, susijusias su duomenų įvedimo užduotimi. Be to, naudodami „Excel“ išskleidžiamojo sąrašo funkciją, nepadarysite jokių rašybos klaidų ir kitų klaidų. Tai taip pat plačiausiai naudojamas duomenų įvedimo automatizavimo įrankis „Microsft Excel“.

Štai keli scenarijai, kuriuose galite pritaikyti šią duomenų patvirtinimo komandą:

• Kuriate duomenų bazę „Excel“ ir jums reikia duomenų įvedimo operatorių, kad įvestumėte reikiamus duomenis, be šiukšlių.
• Norite, kad duomenų įvedimo operatoriai naudotų tik suskirstytus duomenis įvesdami informaciją į Excel darbalapį.
• Kuriate nemokamas internetines arba neprisijungus formas Excel programoje ir norite, kad vartotojas įvestų tik formoje pasiekiamus duomenis ir nieko daugiau.
• Jūsų duomenų bazėje yra pasikartojančių vardų, telefonų numerių, adresų ir kt. Be to, priklausomai nuo šių duomenų, apmokate sąskaitas ar sąskaitas faktūras. Taigi tikslumas yra labai svarbus projektui. Tokiu atveju turite naudoti „Excel“ išskleidžiamuosius sąrašus.
• Kuriate „Excel“ lapą namų apyvokos reikmenims ir norite, kad šeimos nariai įvestų tik iš leidžiamo prekių sąrašo.
• Jūsų duomenų įvedimo komanda mėgsta naudoti sparčiuosius klavišus, todėl Excel išskleidžiamieji sąrašai siūlo neprilygstamą patogumą.
• Kuriate raštinės reikmenų arba pirkimo užklausų duomenų bazę ir norite, kad darbuotojai sudarytų tik iš anksto patvirtintų raštinės reikmenų, IT techninės įrangos ar priedų pirkimo užklausas.

Yra du būdai, kaip sudaryti sąrašą programoje „Excel“ naudojant išskleidžiamąsias rodykles. Vienas naudoja iš anksto sukonfigūruotą duomenų diapazoną, o kitas rankiniu būdu įveda parinktis. Toliau raskite automatizuoto išskleidžiamojo meniu „Excel“ veiksmus:

• Sukurkite naują darbalapį „Excel“ ir pavadinkite jį Duomenų bazė.
• Dabar sukurkite stulpelio antraštę langelyje A1 pagal tipą ar bet kokį kitą jums patinkantį pavadinimą. Pavyzdžiui, išskleidžiamojo meniu sąrašui suteikiu stulpelio antraštę IT aparatinė įranga šioje pamokoje.
• Dabar nukopijuokite ir įklijuokite duomenis iš kažkur kitur arba įveskite rankiniu būdu, kad langeliai, esantys po stulpelio antrašte, būtų užpildyti norimais elementais išskleidžiamajame meniu.
• Įvedu IT įrenginių pirkimo užklausos parinktis, tokias kaip monitorius, garsiakalbis, RAM, centrinis procesorius, kompiuterio dėklas, GPU, PSU ir pan.

Iki šiol sėkmingai sukūrėte duomenų bazę, iš kurios „Excel“ duomenų patvirtinimo komanda parodys išskleidžiamojo sąrašo parinktis arba pasirinkimus. Dabar sukurkime tikrąjį išskleidžiamąjį sąrašą atlikdami čia nurodytus veiksmus:

• Pasirinkite langelį, kuriame norite sukurti išskleidžiamąjį sąrašą programoje „Excel“.
• Dabar spustelėkite Duomenys skirtuką ant „Excel“ juostos meniu.
• Viduje Duomenų įrankiai komandų skyrių, spustelėkite Duomenų patvirtinimas išskleidžiamoji rodyklė.
• Atsidarys kontekstinis meniu su keliomis parinktimis. Pasirinkite Duomenų patvirtinimas.
• Dabar turėtumėte pamatyti Duomenų patvirtinimo komanda įrankį darbalapyje, kuriame norite įtraukti išskleidžiamąjį „Excel“ sąrašą.
• Jame yra trys skirtukai. Tai yra įvesties pranešimas, nustatymai ir įspėjimas apie klaidą.
• Spustelėkite Nustatymai.
• Pagal Patvirtinimo kriterijai parinktį, spustelėkite išskleidžiamąjį sąrašą po Leisti Meniu.
• Pasirinkite Sąrašas iš išskleidžiamojo meniu.
• Pagal numatytuosius nustatymus, Išskleidžiamajame langelyje ir Ignoruoti tuščią varnelė turėtų būti patikrinta. Jei ne, patikrinkite juos.
• Spustelėkite rodyklę aukštyn Šaltinis lauke. The Duomenų patvirtinimas Dabar dialogo langas bus sumažintas iki plonos juostos su tuščiu lauku.
• Eikite į Duomenų bazės darbalapis ir Excel išskleidžiamajame sąraše pasirinkite langelių diapazoną.
• Pasirinkite keletą tuščių langelių po paskutiniu elementu. Tai padės išplėsti sąrašą dar kartą neredaguojant šaltinio.
• „Excel“ automatiškai užpildys išskleidžiamojo sąrašo šaltinio duomenis. Jums tereikia spustelėti rodyklė žemyn ant plonos Duomenų patvirtinimas baras.
• Dabar vėl turėtumėte pamatyti išplėstą duomenų patvirtinimo dialogo langą. Tačiau šį kartą pamatysite šaltinio duomenų diapazoną Šaltinis lauke.
• Tiesiog spustelėkite GERAI, ir viskas paruošta.

Sveikiname! Sukūrėte pirmąjį išskleidžiamąjį sąrašą programoje „Excel“. Dabar tiesiog nukopijuokite tai bet kur kitur, kur reikia rodyti tuos pačius elementus, kai darbuotojas ar bet kuris kitas vartotojas užpildo duomenis duomenų įvedimo lape.

Galbūt norėsite užrakinti duomenų bazės darbalapį, kad niekas negalėtų keisti parinkčių sąrašo duomenų įvedimo darbalapio išskleidžiamajame sąraše. Atlikite šiuos greitus veiksmus, kad apsaugotumėte sąrašo elementus:

• Pasirinkite langelių diapazonus, kuriuos norite užrakinti.
• Dešiniuoju pelės mygtuku spustelėkite ir pasirinkite Formatuoti langelius.
• Eikite į Apsauga skirtuką ir pažymėkite Užrakinta variantas.
• Spustelėkite Gerai taikyti Formatuoti langelius pokyčius.
• Dabar eikite į Apžvalga skirtuką Excel juostelėje.
• Pasirinkite Apsaugokite lapą piktogramą.
• Ant Apsaugokite lapą dialogo lange įveskite slaptažodį tuščiame lauke.
• Iš naujo įveskite slaptažodį ir „Excel“ užrakins darbalapį visam laikui.

Jei norite trumpo išskleidžiamojo meniu, pvz., Taip / Ne, Audituota / Neaudituota, Priskirta / Atidaryta, Užbaigta / Neužbaigta ir kt., galite naudoti rankinį sąrašą, o ne duomenų diapazono metodą. Tai taupo laiką. Štai kaip galite sukurti „Excel“ išskleidžiamąjį sąrašą naudodami sąrašo elementus:

• Spustelėkite langelį, kad užpildytumėte išskleidžiamąjį meniu.
• Pasirinkite Duomenų patvirtinimas nuo Duomenys juostos meniu skirtuką.
• Pagal Leisti meniu, spustelėkite Sąrašas.
• Dabar tiesiog įveskite elementų sąrašą Šaltinis lauke.
• Būtinai atskirkite kiekvieną elementą kableliu.
• Spustelėkite Gerai kad pritaikytumėte išskleidžiamąjį sąrašą.

Tai lengviausias ir greičiausias būdas sukurti paprastą išskleidžiamąjį sąrašą programoje „Excel“. Tačiau pirmasis metodas yra patikimesnis, kai gausiai naudojate išskleidžiamuosius sąrašus.

Tuščias išskleidžiamasis sąrašas gali ne ką pasakyti duomenų įvedimo operatoriams. Turite pridėti konkrečias instrukcijas, kad jos nepadarytų klaidų. Štai kaip galite įtraukti instrukcijos pranešimą į išskleidžiamuosius sąrašus programoje „Excel“.

• Spustelėkite bet kurį langelį, kuriame yra aktyvus Duomenų patvirtinimo komanda.
• Dabar eikite į Duomenys skirtukas > Duomenų patvirtinimas > spustelėkite Duomenų patvirtinimas.
• Viduje Duomenų patvirtinimas dialogo lange spustelėkite Įvesties pranešimas skirtuką.
• Įveskite nedidelį tekstą Pavadinimas ir tada išsamų pranešimą Įvesties pranešimas lauke.
• Spustelėkite Gerai pritaikyti pakeitimus.

Dabar, kai vartotojas pasirenka langelį su aktyvia išskleidžiamojo sąrašo duomenų patvirtinimo komanda, jis matys pranešimą, kaip užpildyti langelį naudojant elementus iš išskleidžiamojo sąrašo.

Jei kas nors padaro klaidą naudodamas išskleidžiamuosius sąrašus „Excel“ duomenų įvedimo lape, taip pat galite parodyti klaidos pranešimą. Tai užtikrins, kad vartotojas imsis veiksmų, kad išspręstų klaidą, ir nepraleis langelio. Štai žingsniai, kaip suaktyvinti įspėjimą apie klaidą:

• Atlikite anksčiau minėtus veiksmus, kol gausite Duomenų patvirtinimas dialogo langas.
• Dabar pasirinkite Klaidos įspėjimas skirtuką.
• Pasirinkite an Klaidos stilius iš trijų parinkčių: Sustabdyti, Įspėjimas ir Informacija.
• Tada įveskite trumpą tekstą Pavadinimas iš Klaidos įspėjimas.
• Dabar įveskite išsamų pranešimą Klaidos pranešimas lauke.

Puikus darbas! Suaktyvinus Rodyti įspėjimą apie klaidą, darbalapyje bus rodomas klaidos dialogo langas, jei kas nors įves ką nors, išskyrus tuos, kurie paminėti „Excel“ išskleidžiamajame sąraše.

Dabar žinote, kaip sudaryti sąrašą „Excel“ išskleidžiamajame meniu dviem skirtingais metodais. Galite išbandyti būdus, kaip sudaryti „Excel“ išskleidžiamuosius sąrašus ir sukurti duomenų įvedimo formas, kad padėtumėte savo darbuotojams.

Naudodami „Excel“ išskleidžiamuosius sąrašus taip pat galite sukurti intuityvų namų reikmenų sąrašą, skirtą bakalėjos, techninės įrangos, drabužių, komunalinių paslaugų ir kt.

Nepamirškite komentuoti toliau, jei žinote kitą puikų būdą sukurti išskleidžiamąjį sąrašą programoje „Excel“.

Toliau mokykis rodyti eilutes arba stulpelius programoje „Excel“. ir kai kurie Excel kalendoriaus šablonai bet kokiems metams.