Kaip sujungti laiškų suliejimą iš „Excel“ į „Word“ dviem būdais

Jei jums sunku siųsti masinius el. laiškus klientams ir klientams individualizuodami kiekvieno dokumento turinį, laiškų suliejimas gali padėti. Laiškų suliejimui geriausias derinys yra „Excel“ ir „Word“. Sužinokite, kaip dviem paprastais būdais sujungti laiškų sujungimą iš „Excel“ į „Word“.

Laiškų suliejimas yra pati prieinamiausia biuro darbo automatizavimo forma staliniuose ir nešiojamuosiuose kompiuteriuose. Jums tereikia sukonfigūruoti „Microsoft Word“ programą, kad iš duomenų bazės, pvz., vieno dokumento „Excel“ failo, būtų galima gauti vietos rezervavimo tekstų duomenis.

Nustačius, vienu spustelėjimu galite sukurti asmeninius laiškus, vokus, el. laiškus, katalogus, adresų etiketes ir pan. Jei sužinosite, kaip atlikti laiškų suliejimą iš Excel į Word, galite sukurti sąskaitas faktūras, mėnesines sąskaitas, prenumeratos duomenys ir daugybė kitų oficialių dokumentų šimtams ir tūkstančiams klientų paspaudimų.

Sužinoję, kaip atlikti laiškų suliejimą programoje „Word“ iš „Excel“, galite kurti daug duomenų turinčius el. laiškus ir laiškus bei išvengti žmogiškųjų klaidų, kurios gali kilti kuriant tokius dokumentus rankiniu būdu. Taigi, pradėkime nuo laiškų suliejimo iš „Excel“ į „Word“ metodų.

Yra du būdai, kaip atlikti laiškų suliejimą iš „Excel“ į „Word“. Pirmasis yra rankinis metodas, kai vienam dokumentui patiems pridedate rezervuotos vietos tekstus, o „Word“ atlieka likusius el. laiškus ar el. laiškus. Sužinokite rankinio laiškų sujungimo veiksmus čia:

Pirmiausia turite sukurti duomenų bazę, iš kurios MS Word paims duomenis į laiškų suliejimo laukus el. pašto šablone, el. pašte, sąskaitoje faktūroje ir kt. „Excel“ duomenų bazę turite sukurti taip, kad visi su vienu gavėju susiję duomenys būtų pasiekiami vienoje eilutėje.

Galite atskirti įvairius duomenis vienoje eilutėje po skirtingomis stulpelių antraštėmis. Šios stulpelių antraštės veiks kaip „Word“ laiškų suliejimo laukų atitikmuo. Dabar galite sukurti stulpelio antraštę, kaip norite. Tačiau vėliau turėsite atlikti nedidelius stulpelių antraščių pakeitimus, kad jie atitiktų „Word“ laukus.

Žemiau rasite pagrindinius veiksmus, kaip sukurti laiškų suliejimo duomenų bazę programoje „Excel“. Šioje pamokoje bus sukurta sąskaita faktūra smulkiam arba namų verslui, kur galėsite siųsti masines sąskaitas faktūras ir mėnesines sąskaitas tūkstančiams klientų už prieinamą kainą, nepasitikėdami brangiais internetiniais sprendimais ar trečiosiomis šalimis agentūros:

• Sukurkite tuščią „Excel“ failą ir pervardykite lapo pavadinimą į Sąskaitos faktūros.
• Šiame darbalapyje turite užpildyti visus laiškų suliejimo duomenis.
• Dabar sukurkite elementus, kuriuos norite įtraukti į laiškų suliejimo dokumentą stulpelių antraštės. Šios veiks kaip Laiškų suliejimo laukai programoje Word.
• Įveskite kliento vardą ir visą kitą susijusią informaciją po atitinkamo stulpelio antrašte toje pačioje eilutėje. Jei pakeisite to paties kliento eilutes, „Word“ negalės pateikti teisingos informacijos sujungtame dokumente.

• Didėjant klientų bazei, galite pradėti pridėti naujų klientų vardų Kliento stulpelio antraštė.
• Be to, į konkrečias stulpelių antraštes galite įtraukti naujų esamų ar naujų klientų duomenų.
• Kiekvieną kartą atnaujinus šią duomenų bazę, Word laiškų suliejimas automatiškai sukurs naują kliento dokumentą, kurį bus galima pridėti klientų, praleiskite klientus, jei kai kuriuos ištrinate, taip pat atnaujinkite skaičius dokumente pagal informaciją iš „Excel“. duomenų bazėje.
• „Word“ laiškų suliejimas neimportuos skaičių formatavimo iš „Excel“. Norėdami išsaugoti skaičių formatavimo elementus, pvz., po kablelio, valiutos simbolius ir kt., į konkrečius laiškų suliejimo laukus turite įterpti trumpąjį kodą. Kodą ir gudrybę, kaip jį naudoti, paminėsiu vėliau šioje pamokoje.

Viskas! Sėkmingai sukūrėte „Excel“ duomenų bazę laiškų suliejimo projektui. Puikus darbas! Pradėkime kurti laiškų suliejimo šabloną „Microsoft Word“.

Pirmiausia turite parengti sąskaitos faktūros el. laišką arba laišką, kurį norite išsiųsti savo klientams ir klientams. Laiške turi būti tam tikra pagrindinė informacija apie jus, kaip parodyta toliau. Jie yra statiniai visiems el. laiškams ir laiškams.

• Tavo vardas
• Jūsų įmonės pavadinimas
• Jūsų įmonės adresas
• Įmonės logotipas (jei yra)
• Parašo eilutė

Dabar, kai sukūrėte „Word“ šabloną, kuriame pridėsite laiškų suliejimo laukus, pažiūrėkime toliau nurodytus veiksmus.

• „Word“ juostoje spustelėkite skirtuką Laiškai ir pasirinkite Pradėkite laiškų suliejimą.

• Nuo Pasirinkimu sarasas, pasirinkite norimo sukurti dokumento tipą. Pasirinkime El. pašto žinutės.
• Dabar dar kartą spustelėkite Laiškai bet šį kartą rinkitės Pasirinkite Gavėjai.
• Kadangi norite atlikti laiškų suliejimą iš „Excel“ į „Word“, pasirinkite Naudokite esamą sąrašą variantas.

• Dabar suraskite anksčiau „Excel“ sukurtą laiškų suliejimo duomenų bazę ir pasirinkite Sąskaitos faktūros darbalapyje Pasirinkite lentelę dialogo langas.
• Dabar turėtumėte pamatyti, kad Rašyti ir įterpti laukus komandų grupė suaktyvinama Word juostos meniu > Laiškai.

Iki šiol sujungėte „Excel“ duomenų bazę laiškų suliejimui su „Word“. Toliau sužinosime, kaip užpildyti reikiamus laukus toliau pateiktame laiškų suliejimo šablono dokumente:

• Spustelėkite Sveikinimų linija parinktį skirtuke Laiškai ir sukurkite sveikinimo eilutę, kurią norite pridėti. The „Pasveikinimo linija“ bus rodomas rezervuotos vietos tekstas.

• Dabar galite parašyti pareiškimą, kuriame nurodomas sąskaitos faktūros apmokėjimas. Tai bus statinis pareiškimas, kuris atiteks visiems gavėjams.
• Po sveikinimo eilute galite pridėti kitus laiškų suliejimo laukus, pvz Vartotojo el„Kliento_el. paštas“; Sąskaitos numeris: «Sąskaitos_numeris»; Sąskaitos faktūros data: «Sąskaitos_data»ir kt.

• Tada spustelėkite Įterpti sujungimo lauką galimybė pradėti pridėti dinaminius laiškų suliejimo projekto komponentus.
• Komanda Įterpti suliejimo lauką parodys visas stulpelių antraštes, esančias Excel duomenų bazėje, kurią įtraukėte į laiškų suliejimo dokumentą. Neskubėkite pridėti norimų laukų.

• Pavyzdžiui, galite pridėti šiuos sujungimo laukus: „Paslaugos_Line_1“; "Data_Line_1"; „Suma_Eilutė_1“; „Paslaugos_Line_2“; "Data_Line_2"; „Sumos_eilutė_2“; „Suma_Iš viso_“.

• Dabar, kai pridėjote visus dinaminius laukus, galite uždaryti el. laišką pridėdami baigiamąją pastabą ir parašo eilutę. Vėlgi, tai būtų statinis komponentas.
• Dabar galite spustelėti Peržiūrėti rezultatus mygtuką, esantį skirtuke Laiškai, norėdami peržiūrėti pirmąjį sujungtą dokumentą.

Kaip matote peržiūroje, sąskaitos faktūros sumoje nerodoma valiuta ar kableliai. Norėdami tai išspręsti, atlikite čia nurodytus veiksmus:

• Dešiniuoju pelės mygtuku spustelėkite „Suma_Eilutė_1“ laiškų suliejimo lauką ir spustelėkite Perjungti laukų kodus.

• Dabar turėtumėte pamatyti MERGEFIELD ir lauką.
• Įveskite šį kodą, kaip parodyta aukščiau esančiame paveikslėlyje:

#$0.00

• Dabar dar kartą pasirinkite lauką, dešiniuoju pelės mygtuku spustelėkite ir Perjungti laukų kodus.

• Tada peržiūrėkite peržiūrą, kad patikrintumėte, ar laiškų suliejimas importuoja numerio formatavimą, ar ne.
• Dabar aukščiau pateiktą kodą galite įvesti kituose laiškų suliejimo laukuose su tokiais skaičiais kaip „Sumos_eilutė_2“ ir „Suma_Iš viso_“.

Dabar galite paryškinti svarbius duomenis el. pašto šablone. „Word“ laiškų suliejimo programa bus formatuojama visuose kituose dokumentuose, kuriuos sukuriate šiame laiškų suliejimo projekte.

Kai būsite pasiruošę, spustelėkite Baigti ir sujungti > Redaguoti atskirus dokumentus > Visi viduje Sujungti įrašus dialogo langas. Spustelėkite Gerai sukurti visus sujungtus dokumentus kiekvienam klientui Excel duomenų bazėje.

Word laiškų suliejimas sukurs naują dokumentą su sujungtais el. Taigi, failą turite išsaugoti atskirai arba nedelsdami išsiųsti el.

Antrasis laiškų suliejimo būdas yra Microsoft Word laiškų suliejimo vedlio naudojimas. Tačiau tai yra sudėtingas metodas. Turite modifikuoti šaltinio duomenų bazę programoje „Excel“ pagal galimus „Word“ laiškų suliejimo laukus. Štai ką reikia padaryti, kad išbandytumėte automatinį laiškų suliejimą programoje Word:

• Sukurkite Word dokumento šabloną ir spustelėkite Laiškai > Pradėkite laiškų suliejimą > norimo parengti dokumento tipas.

• Tada spustelėkite Pradėkite laiškų suliejimą dar kartą ir tada pasirinkite Žingsnis po žingsnio laiškų suliejimo vedlys.

• Instrukcijos bus rodomos šešiais veiksmais dešinėje „Word“ naršymo srityje.
• Turite atlikti užduotį, parodytą pirmame žingsnyje, tada spustelėkite Pirmyn: Pradinis dokumentas, kad galėtumėte vadovautis vedliu.

Galite automatiškai sujungti duomenis su Word iš Excel naudodami Word laiškų suliejimo funkciją. Norėdami tai padaryti, su savimi turite turėti Excel failą. Tada sukurkite naują „Word“ dokumentą ir pradėkite rašyti el. Vietose, kur reikia importuoti reikšmes iš „Excel“, spustelėkite lauką Įterpti laiškų suliejimą ir pridėkite reikiamą reikšmę.

Prieš tai darydami, turite įtraukti „Excel“ duomenų bazę, eidami į Pašto laiškai > Pasirinkite gavėjus > Naudoti esamą sąrašą ir pasirinkite „Excel“ failą. Sukūrę šablono dokumentą rankiniu būdu, užbaikite laiškų suliejimą ir „Word“ automatiškai sukurs visus kitus atitinkamiems gavėjams skirtus el. laiškus.

Galite sukurti laiškų suliejimą iš „Excel“ duomenų, kaip paprastai darote kurdami naują kontaktų sąrašą arba kontaktus iš „Outlook“. Tačiau norėdami naudoti duomenis iš „Excel“ darbalapio, atlikite šiuos veiksmus:

• Išsaugokite „Excel“ failą ir „Word“ laiškų suliejimo šabloną vietinėje saugykloje.
• Atidarykite Word failą ir spustelėkite Paštai.
• Dabar pasirinkite parinktį Pasirinkti gavėjus ir spustelėkite Naudoti esamą sąrašą.
• Dabar eikite į diską, kuriame yra „Excel“ failas, pasirinkite jį ir spustelėkite Atidaryti.
• Viskas! Sėkmingai susiejote „Excel“ failą laiškų suliejimui.

Remiantis nuosekliu laiškų suliejimo vedliu, toliau pateikiami šeši „Word“ laiškų sujungimo veiksmai:

• Pasirinkite dokumento tipą, pvz., laiškus, vokus, katalogus ir kt.
• Pasirinkite pradinį dokumentą, pvz., dabartinį arba esamą dokumentą
• Pasirinkite gavėjus iš esamo sąrašo („Excel“), „Outlook“ kontaktų arba naujo sąrašo
• Parašyk savo laišką
• Peržiūrėkite savo laiškus
• Užbaikite sujungimą

Dabar žinote, kaip susieti laiškų suliejimą iš „Excel“ į „Word“, naudodami rankinį metodą arba „Word“ laiškų suliejimo vedlį. Išbandykite bet kurį iš metodų, atsižvelgdami į laiškų suliejimo dokumentą, duomenų bazę ir reikiamą suasmeninimo laipsnį.

Nepamirškite pakomentuoti toliau, jei žinote kitų nesunkių būdų, kaip atlikti laiškų suliejimą programoje „Word“ iš „Excel“. Jums taip pat gali patikti žinoti kaip spausdinti etiketes iš Excel naudojant MS Word laiškų suliejimą ir sujungti kelių dokumentų komentarus ir pakeitimus.