Kaip spausdinti etiketes iš „Excel“ naudojant laiškų suliejimą

Kada reikia spausdinti etiketes, kad galėtumėte išsiųsti kalėdinius sveikinimus, vestuves ir kitus namų renginių kvietimus? Norite masiškai spausdinti savo internetinės prekybos svetainės pristatymo adresus? Perskaitykite šį straipsnį, kad sužinotumėte, kaip spausdinti etiketes iš „Excel“ naudojant „Microsoft Word“ pašto suliejimo funkciją.

„Microsoft Excel“ yra puiki programa, skirta kurti dideles verslo ar asmeninių kontaktų duomenų bazes. Tačiau tai nėra labai patogu vartotojui, kai reikia spausdinti siuntimo ar kitas etiketes ant etikečių popieriaus.

Galite rankiniu būdu sukurti į etiketę panašius langelius programoje „Excel“ ir rankiniu būdu įrašyti turinį. Galite atlikti šį rankinį darbą su keliomis etiketėmis, bet kai jums reikia išsiųsti korteles, kvietimus ir prekes šimtams gavėjų, rankinis darbas nėra pasirinkimas.

Taigi, perskaitę šį straipsnį iki galo, turite išmokti spausdinti etiketes iš „Excel“ naudodami „Microsoft Word“ laiškų suliejimo funkciją. Pabaigoje taip pat išnagrinėsite keletą protingų patarimų!

Adresų etikečių spausdinimo iš „Excel“ arba pašto etikečių spausdinimo iš „Excel“ procesas apima „Excel“ failų kryžminį suderinamumą su „Word“. Taigi, jei spausdinate etiketes programoje „Word“ naudodami „Excel“ kontaktų sąrašus, „Word“ turite atlikti šiuos pakeitimus:

• Savo kompiuteryje arba „Mac“ kompiuteryje atidarykite „Microsoft Word“ programą.
• Spustelėkite Failas ir tada pasirinkite Galimybės.
• Spustelėkite Išplėstinė „Word“ parinkčių lange.
• Slinkite žemyn, kol pamatysite Generolas skyrius.

• Ten pažymėkite žymimąjį laukelį šalia Patvirtinkite failo formato konvertavimą atidarius.
• Paspauskite Gerai Norėdami išsaugoti pakeitimus ir išeiti iš „Word“ parinkčių lango.

Prieš spausdindami etiketes, turite patikrinti, ar Word Mail Merge funkcija palaiko etiketę, ar ne. „Microsoft“ programoje sudarė geriausių tiekėjų etiketės lipdukų specifikacijas. Štai kaip galite peržiūrėti etikečių lipdukų sąrašą ir dokumento kodą:

• Spustelėkite Laiškai skirtuką Word juostos meniu.
• Pasirinkite Pradėkite laiškų suliejimą ir tada pasirinkite Etiketės nuo Pasirinkimu sarasas.
• Dabar pasirodys dialogo langas Etikečių parinktys.

• Pagal Etiketės informacija skyrių, turėtumėte pamatyti Etikečių pardavėjai ir Produktų numeriai sąrašą.
• Pasirinkite etiketės popieriaus pardavėjo pavadinimą ir produkto kodą. Išsamią informaciją rasite ant įsigytų etikečių popieriaus pakuočių.
• Spustelėkite Gerai pritaikyti pakeitimus šiam etikečių spausdinimo projektui.

Jei aukščiau esančiame sąraše nematote etiketės pardavėjo pavadinimo, galite rankiniu būdu įvesti jo specifikacijas. Taigi „Word“ tinkamai sinchronizuos su spausdintuvu, kad galėtumėte be vargo spausdinti adresų etiketes, pašto etiketes ir siuntimo etiketes.

Norėdami sukurti naują etiketės konfigūraciją, atlikite šiuos veiksmus:

• Spustelėkite Nauja etiketė ant Etikečių parinktys dialogo langas.

• Dabar įveskite naujo konfigūracijos failo pavadinimą.
• Tada sureguliuokite tokius parametrus kaip viršutinė paraštė, šoninė paraštė, etiketės aukštis, etiketės plotis, puslapio dydis ir kt.
• Spustelėkite Gerai norėdami išsaugoti pakeitimus.

Viskas! Nepamirškite išsaugoti pašto suliejimo Word dokumento, kad galėtumėte jį naudoti vėliau arba atkurti, jei darbo metu nutrūktų maitinimas.

Dabar turite sukurti duomenų bazę, iš kurios "Word" laiškų suliejimo įrankis gali gauti gavėjo vardą, adresą ir kitą informaciją. Norėdami sukurti ir išsaugoti šio projekto Excel kontaktų sąrašą, atlikite šiuos veiksmus:

• Atidarykite naują tuščią darbalapį „Excel“.
• Išsaugoti kaip Pristatymo etikečių kontaktų sąrašas ar bet koks kitas jums patinkantis vardas.
• Pradėkite pildyti duomenis iš viršutinio darbalapio kampo nepalikdami tuščių langelių nei eilutėse, nei stulpeliuose.

• Įveskite stulpelių antraštes, kurias „Word“ pašto suliejimo įrankis aptiks ir naudos laukų atitikimo parinktyje.
• Po šia stulpelio antrašte įveskite atitinkamus duomenis.
• Geriausia, jei galite importuoti CSV (kableliais atskirtų reikšmių) failą iš bet kurios kontaktų programos ir suformatuoti jį programoje „Excel“, pridėdami stulpelių antraštes.
• Dukart spustelėkite darbalapio skirtuką „Excel“ programos apačioje ir pervardykite jį į kontaktų sąrašą arba bet kurį kitą vardą, kurį prisiminsite.
• Baigę Sutaupyti vėl visą Excel failą.

Kai pristatymo adresų „Excel“ duomenų bazė bus paruošta, eikite į „Word“ failą, kuriame išsaugojote etiketės formatą, atitinkantį fizinį popierių, ant kurio spausdinsite pašto adresus. Dabar, kai atidarytas laiškų suliejimo etikečių failas, atlikite šiuos veiksmus:

• Viduje Pradėkite laiškų suliejimą skyrių Pašto suliejimo skirtuką, pasirinkite Pasirinkite Gavėjai.
• Pasirinkite Naudokite esamą sąrašą parinktį iš išskleidžiamojo sąrašo.
• The Pasirinkite duomenų šaltinį atsidarys iššokantis dialogo langas.
• Eikite į „Excel“ failą, kuriame išsaugojote kontaktų sąrašą.

• Pasirinkite failą ir spustelėkite Atviras.
• Dabar jūs turite pamatyti Pasirinkite lentelės langą.
• Šiame lange rodomi visi ką tik importuotame Excel faile galimi darbalapiai.
• Pasirinkite darbalapį, kuriame sukūrėte kontaktų sąrašą.
• Šioje mokymo programoje tai Kontaktų sarašas darbalapis. Spustelėkite Gerai tęsti.
• Dabar turėtumėte matyti etiketės lipdukus kaip Kitas įrašas.

• Pirmasis etiketės lipdukas bus tuščias. Tai gerai.

Dabar, kai užpildėte etikečių eilutes ir stulpelius programoje „Word Mail Merge“, jūsų užduotis yra importuoti faktinius duomenis iš „Excel“ kontaktų sąrašo duomenų bazės. Norėdami atlikti šią užduotį, išbandykite šiuos veiksmus:

• Atsižvelgdami į tai, kad esate skirtuke Laiškai, spustelėkite Redaguoti gavėjų sąrašą.

• Peržiūrėkite kontaktų lentelę ir jų adresus. Pažiūrėkite, ar nėra kokių nors problemų.
• Jei aukščiau pateiktoje lentelėje viskas atrodo gerai, spustelėkite Gerai.

• Dabar spustelėkite Įterpti sujungimo lauką viduje Rašyti ir įterpti laukus meniu Pašto suliejimo įrankis.
• Bus rodomas išskleidžiamasis sąrašas su visomis stulpelių antraštėmis, kurios yra jūsų importuoto „Excel“ failo kontaktų sąrašo duomenų bazėje.
• Spustelėkite Pavadinimas.
• Paspauskite Shift + Įeikite.
• Tada dar kartą spustelėkite Įterpti sujungimo lauką ir pasirinkite Pirmas vardas.
• Paspauskite Shift + Įeikite ir kartokite aukščiau nurodytus veiksmus, kol viršutiniame kairiajame kampe esančios etiketės lipduke bus visos stulpelių antraštės.
• Galite tinkinti įvairius etikečių lipdukų įrankio komponentus.
• Eikite į Namai skirtuką ir pasirinkite tekstą arba tekstus etiketėje, kad pritaikytumėte formatavimo parinktis, pvz., šrifto tipą, šrifto dydį, spalvą, paryškinimo spalvą ir pan.
• Kai viskas atrodys gerai, grįžkite į Pašto siuntimas skirtuką.

• Dabar spustelėkite Atnaujinti etiketes mygtuką.
• Tai užpildys visų puslapio etikečių duomenis.

• Dabar tiesiog spustelėkite Peržiūrėti rezultatus kad etiketėse būtų rodomi faktiniai duomenys.

Kurdami pašto adresus arba siuntimo etiketes laiškų suliejimo sistemoje naudodami kontaktų sąrašus iš Excel, neimportuokite per daug etikečių komponentų. Tai užgriozdins etiketes. Pasirinkite komponentus, kurie yra būtini norint sėkmingai pristatyti pakuotę.

Iki šiol sėkmingai sukūrėte pašto suliejimo dokumento etiketes. Dabar atėjo laikas jį išspausdinti atlikdami šiuos veiksmus:

• Išimkite iš spausdintuvo visus popierius.
• Į spausdintuvo popieriaus tiektuvą įdėkite fizinį etikečių lipdukų popierių.
• Grįžkite į etikečių puslapį „Word“ ir paspauskite Ctrl + P. Tai yra spausdinimo komanda.
• Dabar sureguliuokite spausdinimo nustatymus kairiojoje naršymo srityje.
• Turite užtikrinti, kad spausdinimo nustatymai atitiktų tinkamas spausdinimo sąlygas, pvz., spausdintuvą, nustatymus, popieriaus dydį, paraštes ir kt.
• Spustelėkite spausdinti, kad pradėtumėte spausdinti etiketes ant etikečių spausdinimo popieriaus.

Nuostabu! Ką tik išspausdinote keletą gražių pristatymo adresų arba pašto etikečių asmeniniam ar profesionaliam naudojimui.

Ar yra būdas spausdinti adresų etiketes iš „Excel“?

Taip! „Excel“ galite sukurti kontaktų sąrašo duomenų bazę. Galite sukurti stulpelius, pvz., Vardas, Adresas, Pašto kodas, šalis, telefono numeris, valstija ir t. t., tada po šių stulpelių antraštėmis įvesti duomenis.

Baigę galite importuoti šią duomenų bazę į „Word Mail Merge“, kad sukurtumėte adresų etiketes naudodami etikečių kūrimo įrankį „Mail Merge“. Norėdami sužinoti tikslius veiksmus, atlikite šiame straipsnyje nurodytus veiksmus.

Kaip sukurti etiketes iš „Excel“ į „Word“?

Norėdami importuoti kontaktų sąrašo duomenis iš „Excel“ lapo, galite naudoti „Word“ laiškų suliejimo funkciją. Tada galite naudoti etikečių kūrimo vedlį, esantį „Word“ skirtuke Laiškai, norėdami sukurti etiketes ir užpildyti duomenis iš „Excel“. Komanda Įterpti sujungimo lauką padės pridėti laukų etiketėje.

Kaip spausdinti kelias etiketes viename puslapyje?

Spausdinę pašto etiketes iš „Excel“ naudodami „Word“ laiškų suliejimo funkciją, visada galėsite spausdinti etiketes su skaičiais, pvz., 10, 20, 30 ir kt., viename puslapyje. Viskas, ką jums reikia padaryti, tai dialogo lange Etiketės informacija pasirinkti atitinkamus gaminių numerius ir etikečių tiekėjus.

Taigi, dabar žinote, kaip spausdinti etiketes iš „Excel“ naudodami „Word“ pašto suliejimo funkciją.

Svarbiausia šio proceso dalis yra naudoti atitinkamą etiketės lipduko puslapį prieš užpildant etiketės duomenis laiškų suliejimo sistemoje. Jei pasirinksite netinkamą popierių, spausdindami nesulygiuotas etiketes galite eikvoti fizinį popierių.

Kai nesate tikri dėl popieriaus pardavėjo ir produkto kodo, prieš atlikdami visą procesą visada sukurkite naują etikečių popierių.

Manau, kad praleidau bet kokį kitą būdą spausdinti adresų etiketes iš „Excel“, toliau esančiame komentarų laukelyje paminėkite metodą ir jo procesą.

Kitas, kaip „Excel“ sujungti du stulpelius.