„Microsoft Excel“ yra puikus įrankis klientų kontaktinei ir adresų informacijai saugoti, todėl tai idealus pasirinkimas kuriant ir tvarkant jūsų kontaktų pašto adresų sąrašą. Tačiau jei norite spausdinti etiketes vokams, sveikinimo atvirukams ir pan. iš adresų sąrašo, kurį sukūrėte programoje Microsoft Excel, turite naudoti Microsoft Word funkciją "Laiškų suliejimas".
Tiksliau sakant, „Microsoft Word“ siūlo galingą funkciją „Laiškų suliejimas“, kuri leidžia lengvai kurti ir spausdinti etiketes iš „Excel“ darbalapio.
Šiame vadove žingsnis po žingsnio parodysime, kaip „Microsoft Excel“ sukurti pašto adresų sąrašą ir kaip iš šio sąrašo spausdinti etiketes naudojant „Microsoft Word“ funkciją „Laiškų suliejimas“.
Kaip spausdinti etiketes iš „Excel“ adresų sąrašo failo naudojant „Word Mail Merge“.
1 žingsnis. Paruoškite „Excel“ pašto adresų sąrašą etikečių spausdinimui.
Prieš kurdami ir spausdindami pašto etiketes, turite tinkamai nustatyti adresų sąrašą programoje Excel. Tai apima kiekvieno reikalavimo elemento, kurį norite pridėti prie etikečių, stulpelių antraštes, pvz., vardą, pavardę, adresą, pašto kodą ir kt.
Pažiūrėkime, kaip sukurti adresų sąrašą programoje „Excel“, kad būtų galima spausdinti pašto etiketes:
1. Atidarykite „Microsoft Excel“ ir sukurkite naują darbaknygę.
2. Įveskite šias kiekvieno elemento stulpelių antraštes, kurios turi būti įtrauktos į gavėjo adresą:
- Pirmas vardas
- Pavardė
- Gatvės adresas
- Miestas
- valstybė
- Pašto kodas
3. Dabar kiekvieno stulpelio antraštėje įveskite atitinkamą informaciją.
4. Baigę įsitikinkite, kad nėra tuščių eilučių ar stulpelių, ir išsaugokite darbalapį.
2 žingsnis. Pavadinkite adresų sąrašą (nebūtina).
Sukūrus adresatų sąrašą programoje „Excel“, naudinga suteikti jam pavadinimą. Pavadinę duomenų rinkinį, galite lengvai jį nurodyti prijungdami prie „Word“ dokumento, skirto laiškų sujungimui.
1. Norėdami pavadinti adresatų sąrašą, pasirinkite adresų sąrašą, įskaitant antraštes.
2. Eikite į Formulės skirtuką ir spustelėkite Apibrėžkite pavadinimą iš grupės Nustatyti vardai.
3. Įveskite lentelės pavadinimą vardas langelį ir spustelėkite Gerai.*
* Pastaba: Jei pavadinimą sudaro keli žodžiai, tarp jų naudokite apatinį brūkšnį „_“ ir nenaudokite tarpų ar brūkšnelių.
4. Sutaupyti ir Uždaryti Microsoft Excel.
3 veiksmas. „Word“ nustatykite laiškų suliejimo dokumentą.
Dabar laikas nustatyti laiškų suliejimo dokumentą programoje Microsoft Word, kad būtų galima spausdinti etiketes.
1. Atidarykite tuščią „Word“ dokumentą.
2. Nuo Laiškai skirtuką, spustelėkite Pradėkite laiškų suliejimą ir pasirinkite Etiketės parinktį iš išskleidžiamojo meniu.
3. Pasirinkite etiketės pardavėją ir produkto numerį Etikečių parinktys dialogo langas.
4. Tada spustelėkite Detalės mygtuką apatiniame kairiajame lango kampe.
5. Jei reikia, reguliuokite etiketės paraštes, aukštį, plotį, žingsnį ir dydį, tada spustelėkite Gerai.
6. Po to spustelėkite Gerai dialogo lange Etiketės parinktys, kad išsaugotumėte pakeitimus.
4 veiksmas. Įgalinkite failo formato konvertavimą tarp „Excel“ ir „Word“.
Norėdami prijungti „Word“ dokumentą prie „Excel“ darbalapio su adresų sąrašu, turite įsitikinti, kad įjungtas failo formato konvertavimas tarp dviejų „Microsoft“ programų.
1. Programoje Word spustelėkite Failas skirtuką, tada pasirinkite Galimybės kairiosios šoninės juostos apačioje.
2. „Word“ parinkčių lange pasirinkite Išplėstinė kairiojoje srityje.
3. Dabar slinkite žemyn iki Genal skyrių, patikrinkite Patvirtinkite failo formato konvertavimą atidarius parinktį ir spustelėkite Gerai.
5 veiksmas. Pasirinkite savo etikečių Excel adresų sąrašą.
Dabar pereikite prie „Word“ dokumento „susiejimo“ su „Excel“ adresų sąrašu.
1. „Word“ dokumente eikite į Laiškai skirtuką dar kartą, spustelėkite Pasirinkite Gavėjai ir tada pasirinkite Naudokite esamą sąrašą iš išskleidžiamojo meniu.
2. Raskite ir pasirinkite Excel failą, kuriame yra adresų sąrašas, tada spustelėkite Atviras.
3. Dialogo lange Patvirtinti duomenų šaltinį pasirinkite OLE DB duomenų bazės failai ir spustelėkite GERAI.
4. Tada pasirinkite pavadintą adresų sąrašą arba darbalapį, kuriame yra adresų sąrašas, ir spustelėkite Gerai.
5. „Word“ dokumentas dabar užpildytas adresų etiketėmis, nurodančiomis „Kitas įrašas".
6 veiksmas. Redaguokite laiškų suliejimo gavėjų sąrašą.
Kai „Word“ dokumentas bus susietas su „Excel“ adresų sąrašu, peržiūrėkite ir, jei reikia, redaguokite gavėjų sąrašą prieš galutinį sujungimą.
1. Į Laiškai skirtuką, spustelėkite Redaguoti gavėjų sąrašą.
2. Lange „Laiškų suliejimo gavėjai“ bus rodomi visi gavėjai iš jūsų adresų sąrašo. Jei reikia, rūšiuokite, filtruokite arba pašalinkite gavėjus, išvalydami žymimąjį laukelį šalia bet kurio gavėjo, kurio nenorite įtraukti. Tada spustelėkite Gerai patvirtinti.
7 veiksmas. Tinkinti laiškų suliejimo laukus (žymėti elementus)
Dabar tinkinkite etiketės elementus ir jų išvaizdą pagal savo poreikius.
1. Spustelėkite ant Adreso blokas parinktis Laiškai skirtuko grupė „Rašyti ir įterpti laukus“.
2. Tęskite ir nurodykite gavėjo vardo formatą, pasirinkdami norimą iš galimų parinkčių sąrašo, esančio skiltyje „Įterpti gavėjo vardą šiuo formatu“.
3. Tada spustelėkite Rungtynių laukai mygtuką, kad atitiktų tinkamus laukus iš „Excel“ adresų sąrašo.
4. Lange „Atitikti laukus“ įsitikinkite, kad reikiami etikečių laukai yra teisingai susieti su atitinkamais „Excel“ adresų sąrašo laukais (stulpelių antraštėmis).
Jei jie nesutampa, naudokite šalia kiekvieno lauko esantį išskleidžiamąjį mygtuką ir pasirinkite tinkamą „Excel“ adresų sąrašo stulpelio antraštę. Tada spustelėkite Gerai atitiktims patvirtinti.
5. Tada spustelėkite Gerai dar kartą, kad pritaikytumėte pakeitimus.
6. Dabar, "Adreso blokas" rezervuota vieta bus rodoma pirmoje etiketėje.
7. Spustelėkite Atnaujinti etiketes (ant Laiškai skirtuką), kad atnaujintumėte visas kitas „Word“ dokumento etiketes.
8 veiksmas. Peržiūrėkite savo etiketes ir užbaikite laiškų suliejimą.
Dabar pažiūrėkime, kaip etiketės atrodys išspausdintos.
1. Skirtuke Paštas spustelėkite Peržiūrėti rezultatus mygtuką.
2. Dabar pažiūrėkite, kaip etiketės atrodys atspausdintos. Jei norite pakeisti jų išvaizdą, pasirinkite pirmąją etiketę ir naudokite įrankius Formatuoti tekstą Namai skirtuką. Baigę spustelėkite Atnaujinti etiketes in Laiškai kad pritaikytumėte formatavimą visoms etiketėms.
3. Jei viskas atrodo Gerai, eikite į Laiškai skirtuką, spustelėkite Baigti ir sujungti parinktį ir pasirinkite Redaguoti atskirus dokumentus iš išskleidžiamojo meniu.
4. Lange Sujungti į naują dokumentą pasirinkite Visi dalyje Sujungti įrašus ir spustelėkite Gerai.
5. Bus rodomas naujas dokumentas su pašto etiketėmis, sugeneruotomis iš „Excel“ adresų sąrašo, ir jūs galėsite redaguoti, formatuoti, spausdinti ir išsaugoti šį dokumentą kaip ir bet kurį kitą „Word“ dokumentą.
9 veiksmas.Papildomas patarimas: pridėkite kraštines prie etikečių. (neprivaloma)
Kad būtų lengviau karpyti etiketes (jei jos dar nenukirptos), pridėkite prie jų kraštelius.
1. Spustelėkite pliusas (+) piktogramą viršutinėje kairėje dokumento pusėje, kad pasirinktumėte visas etiketes.
2. Tada spustelėkite Sienos piktogramą slankiajame meniu ir pasirinkite Visos sienos iš variantų.
3. Tarp kiekvienos etiketės bus pridėtos kraštinės, kad jas būtų lengva iškirpti.
4. Dabar jūsų etiketės paruoštos spausdinti.
Viskas! Praneškite man, ar šis vadovas jums padėjo, palikdami komentarą apie savo patirtį. Prašome pamėgti ir pasidalinti šiuo vadovu, kad padėtumėte kitiems.