El. pašto klaidos gali turėti nepatogių ir net brangių pasekmių. Siekdama padėti išvengti el. pašto klaidų, „Microsoft“ įdiegė „Outlook MailTips“. Pavyzdžiui, galite nustatyti pašto patarimus, kad suaktyvintų įspėjimą, kai jūs paspauskite mygtuką Atsakyti visiems. Visada geriausia skirti kelias minutes ir dar kartą perskaityti el. laišką prieš siunčiant jį dideliam gavėjų sąrašui, ypač jei jame yra neskelbtinos informacijos.
Jei anksčiau nenaudojote pašto patarimų, atėjote į reikiamą vietą. Šiame trumpame vadove parodysime, kaip „Outlook“ naudoti pašto patarimus.
Kaip nustatyti pašto patarimus?
Atminkite, kad šiai funkcijai reikalinga „Microsoft Exchange Server“ paskyra. Kitaip tariant, ši funkcija pasiekiama tik organizacijos valdomose el. pašto paskyrose. Jūsų IT administratorius turi įjungti pašto patarimus jūsų paskyroje; kitu atveju ši parinktis jums nebus prieinama. Tuo pačiu metu jūsų IT administratorius gali pritaikyti konkrečius pašto patarimų nustatymus vartotojų paskyrose.
Pašto patarimai programoje „Outlook“ įjungti pagal numatytuosius nustatymus. Jei norite išjungti parinktį arba pakoreguoti nustatymus, paleiskite „Outlook“, eikite į
Eiti į Pašto patarimai, ir spustelėkite Pašto patarimų parinktys. Pasirinkite savo paskyrą ir pasirinkite, kokius veiksmus norite suaktyvinti pašto patarimų įspėjimus.
Jei norite išjungti pašto patarimus, pažymėkite Niekada nerodyti pašto patarimų žymimasis langelis.
Kaip veikia pašto patarimai
Kai įgalinsite pašto patarimus, „Outlook“ rodys įvairius pranešimus, kol jūs kuriate pranešimą. „Exchange“ analizuoja jūsų rašomo el. laiško turinį. Jei „Outlook“ aptiks problemą, ji jums praneš, kad galėtumėte pakoreguoti pranešimą, kad išvengtumėte nepatogių situacijų. Pavyzdžiui, jei gavėjas yra ne biure ir jūs prašote jų skubiai atsakyti, pašto patarimai jums praneš, kad jie to padaryti negali.
Kiti situacijų, kurios gali suaktyvinti pašto patarimus, pavyzdžiai:
- Gavėjo pašto dėžutė pilna.
- Gavėjo el. pašto adresas buvo laikinai išjungtas arba visam laikui ištrintas.
- Jūsų el. laiškas pažeidžia jūsų organizacijos politiką arba apribojimus.
- Neturite leidimo susisiekti su gavėju arba siųsti el. laiškų išoriniams gavėjams.
- Gavėjo pašto dėžutė yra prižiūrima, tai reiškia, kad jai reikia patvirtinti pranešimą.
Pašto patarimų apribojimai
- Parinktis neprisijungus režimu negalima.
- Jei jūsų gavėjų sąraše yra daugiau nei 200 gavėjų, pašto patarimai neįvertins atskirų pašto dėžučių.
Išvada
Pašto patarimai yra patogi „Outlook“ funkcija, padedanti išvengti nepatogių situacijų, tokių kaip el. laiškų siuntimas netinkamiems gavėjams. Pavyzdžiui, jei jūsų el. laiškas pažeidžia jūsų organizacijos politiką, pašto patarimai įspės jus apie problemą. Ar planuojate naudoti „MailTips“ programoje „Outlook“? Praneškite mums toliau pateiktuose komentaruose.