Tā kā jūsu ierīcēs tiek ievadīts un iziets tik daudz digitālās informācijas, elektronisko failu pārvaldība var būt diezgan sarežģīts uzdevums. Šie faili tiek pārvietoti no vienas vietas uz citu bez pārtraukuma un bieži vien ar steigu. Tas ir labi, ka tehnoloģija ir panākusi šīs problēmas.
Failu organizācija 101
Tehnoloģija padara kopīgošanu, uzglabāšanu un izguvi efektīvu un mazāku problēmu. Tagad ir iespējama netraucēta piekļuve nepieciešamajiem failiem. Šajā rakstā tiks apspriesti daži būtiski padomi, kas palīdzēs uzlabot failu pārvaldības efektivitāti un palīdzēs sakārtot lietas.
1. Uzlabojiet savu failu koplietošanas procesu
Runājot par efektīvu failu organizēšanu, jūs nerunājat tikai par krātuvi. Vislabāk ir noskaidrot, kā jūs apstrādājat, nosūtāt vai kopīgojat šos dokumentus ar nodaļas locekļiem.
Pirmkārt, faksa sūtīšana ir standarta dokumentu koplietošanas metode, ko ikviens korporatīvajā pasaulē izmanto katru dienu. Iestādes, kas pieder finansēm, tiesību aktiem un valdībai, mēdz to izmantot kā vienu no saziņas līdzekļiem. Ko darīt, ja ir veids, kā maksimāli palielināt tā potenciālu, vienlaikus padarot failu koplietošanu par efektīvu procesu, piemēram fakss bez faksa aparāta? Vai tas nepalīdzētu sakārtot lietas jūsu birojā?
Ja failu apmaiņas process notiek darba vietā, varat izveidot failu serveri vai failu koplietošanas tīklu. Tas palīdzētu cilvēkiem, kuriem ir piekļuve, izgūt savus failus.
2. Glabājiet dokumentus vienuviet
Failu organizēšanas jautājums uzņēmumus ir nomocījis jau ilgu laiku. Tas rada arvien lielākas bažas uzņēmumu vidū, jo daudzi to elektroniskie faili bieži tiek nepareizi novietoti uzglabāšanas un pārsūtīšanas laikā. Šī problēma vēl vairāk sarežģī situāciju, jo uzņēmumi mēdz koplietot daudzus failus ar kolēģiem.
Lai to novērstu, eksperti iesaka izveidot vienu saknes mapi, lai nodrošinātu vieglu piekļuvi failiem, kurus mēģināt izgūt. Izmantojot šo metodi, glabājiet visus savus darba failus mapē. Personālo datoru lietotājiem noklusējuma iestatījums ir Mani dokumenti.
Koplietotā vidē varat izveidot arī koplietojamo dokumentu mapi. Abi procesi ļauj jūsu kolēģiem jau pašā sākumā atrast svarīgus failus. Turklāt tas paver ceļu vienkāršai dublēšanai un arhivēšanai, kad krātuvē ir maz vietas.
Lasi arī: 13 labākie bezmaksas failu pārvaldnieki operētājsistēmai Windows 10 2021. gadā
3. Izvairieties no failu glabāšanas uz darbvirsmas
Šī tēma ir turpinājums otrajam punktam iepriekš. Atcerieties, ka jūsu darbvirsmai nevajadzētu būt jūsu failu primārajai krātuves vietai. Tā vietā tam jābūt kārtīgam un kārtīgam. Ievietojot daudzus failus un atstājot tos, visa telpa var izskatīties pārblīvēta.
Turklāt var šķist, ka darbības telpas tīrīšana var būt laikietilpīgs darbs. Ja darbvirsma ir ļoti nesakārtota, ieteicams izmantot lietojumprogrammas, kas palīdz notīrīt un kārtot dokumentus.
4. Ievērojiet noteiktās failu nosaukumu piešķiršanas vadlīnijas
Pirms darba saglabāšanas failus jūsu mākoņkrātuvē vai saknes mapi, mēģiniet ievērot to izveidotās failu nosaukumu shēmas. Parasti uzņēmumi mēģinās atrisināt nesaskaņas starp tūkstošiem dokumentu, kas pārvietojas katrā nodaļā, izveidojot noteikumus un vadlīnijas failu nosaukšanai. Ņemiet vērā pazīstamās rakstzīmes, piemēram, pasvītras, domuzīmes un punktus.
Ieteicams izmantot arī standarta saīsinājumus un aprakstošus nosaukumus. Neaizmirstiet pievienot datumus un norādīt konkrētus datus, ja nepieciešams. Failu nosaukumu piešķiršanas mērķis ir pareizi pateikt saturu bez nepieciešamības tos atvērt. Varat ievērot dažus standarta nosaukumu piešķiršanas noteikumus, piemēram:
- Pēc dokumenta datuma;
- Pēc dokumenta veida; un
- Pēc nodaļas vai uzņēmuma.
Piemēram, ja fails ir par nokavētu vēstuli, varat pievienot kaut ko tādu, kas atbilst jūsu ziņojumam. Ja tas viss var šķist milzīgs, vienmēr atcerieties, ka šīs mazās detaļas palīdzēs jums identificēt un izgūt failu.
Lasi arī: 11 labākā failu smalcinātāja programmatūra operētājsistēmai Mac 2021. gadā
5. Regulāri veiciet failu dublējumkopijas
Datu dublējumkopiju veikšana ir būtiska sastāvdaļa, lai nodrošinātu vienmērīgu biznesa procesu plūsmu un nepārtrauktību. Tas pasargā uzņēmumu no tādiem neveiksmīgiem notikumiem kā datu zudums, ko var izraisīt šādi faktori:
- Ļaunprātīgas programmatūras uzbrukums;
- Piedziņu bojājumi;
- Nozagti atmiņas diskdziņi;
- Ransomware uzbrukums;
- Uzlaušana uz krātuves kontiem; un
- Failu dzēšana.
No šīm lietām var izvairīties, ja izveidojat rezerves protokolu. Lai nodrošinātu pietiekamu jūsu uzņēmuma aizsardzību, jums ir jāievieš visaptveroša datu dublēšanas sistēma, ievērojot šādus procesu kopumus:
- Regulāri veikt datu dublējumus;
- Saglabājiet datus par diskdziņiem un mākoņpakalpojumiem; un
- Iestatiet paroli mapēm un failiem
- Glabājiet atmiņas diskus privātā vietā.
Ja kāds datu zudums izraisītu uzņēmējdarbības traucējumus, dublējiet nepieciešamos dokumentus. Izdzēstie faili ir atkopjami ja instalējat atkopšanas programmatūra. Tomēr noteiktu informāciju no biznesa darījuma, visticamāk, nevarēs atgūt, ja krātuves faili tiek uzlauzti, bojāti vai pazaudēti.
6. Dzēsiet vecos, nevajadzīgos failus
Veco failu dzēšana var būt nervus kutinoša darbība. Tomēr jāņem vērā arī šie nevajadzīgie dokumenti, kas rada jucekli jau tā netīrajā failu sistēmā. Pārbaudiet sava uzņēmuma vadlīnijas par failu dzēšanu un pārliecinieties, ka šie uzņēmuma faili vairs nebūs nepieciešami.
Ja neesat pārliecināts, saknes mapē izveidojiet mapi un nosauciet to par "neaktīvu" vai "vecu". Saglabājiet šos vecos failus mapē glabāšanai, līdz esat pārliecināts, ka tā vairs netiks izmantota.
7. Izveidojiet saīsnes un izlasi
Šīs funkcijas ir lieliski piemērotas failiem un mapēm, ko izmantojat katru dienu. Tā vietā, lai meklētu ceļu cauri neskaitāmām krātuves vietām, mēģiniet izveidot piekļuvi šiem failiem. Tas varētu būt ap cilni Finder Mac lietotājiem vai File Explorer sānjoslai, ja izmantojat datoru. Izmantojot šīs opcijas, failu meklēšana būs vienkārša.
Lasi arī: 22 labākais bezmaksas draivera atjauninātājs operētājsistēmai Windows 10, 8, 7 2021. gadā [Atjaunināts]
Noslēguma domas: organizācija ir galvenais
Ir svarīgi vienmēr atcerēties, ka vislabāk ir regulāri atjaunināt un sakārtot failus, lai saglabātu vienotību visur, kur glabājat savus dokumentus. Jūsu galvenais mērķis šeit ir nodrošināt, ka pēc tā izveides failu pārvaldības sistēmā joprojām varat atrast to, ko meklējat.
Turklāt pareiza elektronisko failu pārvaldība un organizēšana neapšaubāmi ir būtiska koplietojamās vides iestatīšanā. Ja kolēģu nav blakus, varat ātri atrast viņu izveidotos failus un piekļūt tiem.
Veicot ikdienas darbus, apsveriet šeit minētās idejas, kā sakārtot esošos failus. Ilgtermiņā tas būs ērti jums un jūsu organizācijai.