Kā programmā Excel izveidot nolaižamo sarakstu

Lai datu ievades uzdevumi būtu nevainojami un ātri, jums jāapgūst, kā programmā Excel izveidot nolaižamo sarakstu.

Excel ir jaudīga datu ievades programmatūra. Varat to izmantot personīgām un profesionālām datu ievades vajadzībām, piemēram, biroja piederumu sarakstu izveidei, mājsaimniecības piederumu sarakstu veidošanai, maza uzņēmuma vai mājas inventāra izveidei un daudz ko citu.

Jebkurā datu ievades darbā jums jāievada nelieli dati, piemēram, vārdi, adreses, daudzumi, atrašanās vietas, cenas utt. Kad kāds pārbauda šo datu bāzi, viņš var vēlēties ievadīt komentārus, piemēram, pārbaudīts, gaidošs audits, atrasta kļūda utt.

Ja jūs vai jūsu darbinieks sākat to darīt manuāli, mērķa sasniegšana prasīs vairākas dienas. Tādējādi jums ir jāautomatizē Excel lapa, kurā tverat datus. Excel nolaižamā saraksta komanda ir pamata automatizācija, ko varat izmantot, neapgūstot Visual Basic kodēšanu programmai Excel. Lasiet tālāk, lai uzzinātu, kā programmā Excel izveidot sarakstu ar nolaižamo izvēlni.

Kas ir nolaižamais saraksts programmā Microsoft Excel?

Excel nolaižamais saraksts ir Excel lietojumprogrammas datu validācijas rīks. Nolaižamajā sarakstā ir jāatlasa datu diapazons vai saraksts. Pēc tam vienkārši izmantojiet komandu Datu validācija nolaižamajā sarakstā mērķa šūnā vai šūnu diapazonos, lai saņemtu ieteikumus datu ievadīšanai.

Nolaižamie saraksti novērš minējumus datu ievades uzdevumā. Turklāt, izmantojot Excel nolaižamā saraksta funkciju, jūs nepieļausit nekādu drukas kļūdu un citu kļūdu. Tas ir arī visplašāk izmantotais datu ievades automatizācijas rīks programmā Microsft Excel.

Šeit ir daži scenāriji, kuros varat lietot šo datu validācijas komandu:

• Jūs veidojat datu bāzi programmā Excel, un jums ir nepieciešami datu ievades operatori, lai ievadītu vajadzīgos datus, bez atkritumiem.
• Jūs vēlaties, lai datu ievades operatori, ievadot informāciju Excel darblapā, izmantotu tikai klasificētus datus.
• Jūs veidojat bezmaksas tiešsaistes vai bezsaistes veidlapas programmā Excel un vēlaties, lai lietotājs ievadītu tikai veidlapā pieejamos datus un neko citu.
• Jūsu datu bāzē ir iekļauti atkārtoti vārdi, tālruņu numuri, adreses utt. Turklāt atkarībā no šiem datiem jūs maksājat rēķinus vai rēķinus. Tāpēc precizitāte ir ļoti svarīga projektam. Šādā gadījumā programmā Excel ir jāizmanto nolaižamie saraksti.
• Jūs veidojat Excel lapu mājsaimniecības piederumiem un vēlaties, lai ģimenes locekļi veiktu ierakstus tikai no atļautā preču saraksta.
• Jūsu datu ievades komandai ļoti patīk izmantot īsinājumtaustiņus, un šim nolūkam Excel nolaižamie saraksti piedāvā nepārspējamas ērtības.
• Jūs veidojat biroja piederumu vai pirkumu pieprasījumu datu bāzi un vēlaties, lai darbinieki izveidotu pirkuma pieprasījumus tikai iepriekš apstiprinātām kancelejas precēm, IT aparatūrai vai piederumiem.

Ir divi veidi, kā programmā Excel izveidot sarakstu ar nolaižamajām bultiņām. Viens izmanto iepriekš konfigurētu datu diapazonu, bet cits manuāli ieraksta opcijas. Atrodiet tālāk norādītās darbības, lai programmā Excel būtu visautomatizētākā nolaižamā izvēlne.

• Programmā Excel izveidojiet jaunu darblapu un nosauciet to Datu bāze.
• Tagad šūnā izveidojiet kolonnas galveni A1 atbilstoši veidam vai jebkuram citam nosaukumam, kas jums patīk. Piemēram, es piešķiru nolaižamās izvēlnes sarakstam kolonnas galveni IT aparatūra šajā apmācībā.
• Tagad kopējiet un ielīmējiet datus no kaut kur citur vai ierakstiet manuāli, lai aizpildītu šūnas zem kolonnas galvenes ar vienumiem, kurus vēlaties nolaižamajā izvēlnē.
• Es ierakstu IT ierīču iegādes pieprasījuma opcijas, piemēram, monitoru, skaļruni, RAM, centrālo procesoru, datora korpusu, grafisko procesoru, barošanas bloku un tā tālāk.

Līdz šim esat veiksmīgi izveidojis datu bāzi, no kuras Excel datu validācijas komanda parādīs nolaižamā saraksta opcijas vai izvēles. Tagad izveidosim faktisko nolaižamo sarakstu, veicot šeit minētās darbības:

• Atlasiet šūnu, kurā programmā Excel vēlaties izveidot nolaižamo sarakstu.
• Tagad noklikšķiniet uz Dati cilne uz Excel lentes izvēlne.
• Iekš Datu rīki komandu sadaļā noklikšķiniet uz Datu validācija nolaižamā bultiņa.
• Tiks atvērta konteksta izvēlne ar dažām opcijām. Izvēlieties Datu validācija.
• Tagad jums vajadzētu redzēt Datu apstiprināšanas komanda rīks darblapā, kurā vēlaties pievienot Excel nolaižamo sarakstu.
• Tajā ir trīs cilnes. Tie ir ievades ziņojums, iestatījumi un kļūdu brīdinājums.
• Klikšķis Iestatījumi.
• Saskaņā Validācijas kritēriji opciju, noklikšķiniet uz nolaižamā saraksta zem Atļaut izvēlne.
• Izvēlieties Saraksts no nolaižamās izvēlnes.
• Pēc noklusējuma Nolaižamā izvēlne šūnā un Ignorēt tukšu ir jāpārbauda atzīme. Ja nē, pārbaudiet tos.
• Noklikšķiniet uz augšupvērstās bultiņas Avots lauks. The Datu validācija dialoglodziņš tagad tiks samazināts līdz tievai joslai ar tukšu lauku.
• Dodieties uz Datu bāzes darblapa un Excel nolaižamajā sarakstā atlasiet šūnu diapazonu.
• Izvēlieties dažas tukšas šūnas zem pēdējā vienuma. Tas palīdzēs paplašināt sarakstu, atkārtoti nerediģējot avotu.
• Programma Excel automātiski aizpildīs nolaižamā saraksta avota datus. Jums vienkārši jānoklikšķina uz lejupvērstā bultiņa uz tievajiem Datu validācija bārs.
• Tagad atkal vajadzētu redzēt paplašināto datu validācijas dialoglodziņu. Taču šoreiz jūs redzēsit avota datu diapazonu Avots lauks.
• Vienkārši noklikšķiniet LABI, un viss ir gatavs.

Apsveicam! Esat izveidojis savu pirmo nolaižamo sarakstu programmā Excel. Tagad vienkārši nokopējiet to jebkur citur, kur jums ir jāparāda tie paši vienumi, kad darbinieks vai kāds cits lietotājs aizpilda datus datu ievades lapā.

Iespējams, vēlēsities bloķēt datu bāzes darblapu, lai neviens nevarētu veikt nekādas izmaiņas opciju sarakstā datu ievades darblapas nolaižamajos sarakstos. Veiciet šīs ātrās darbības, lai aizsargātu saraksta vienumus:

• Izvēlieties šūnu diapazonus, kas jums jābloķē.
• Ar peles labo pogu noklikšķiniet un pēc tam atlasiet Formatēt šūnas.
• Dodieties uz Aizsardzība cilni un atzīmējiet Bloķēts opciju.
• Klikšķis labi lai piemērotu Formatēt šūnas izmaiņas.
• Tagad dodieties uz Pārskats cilni Excel lentē.
• Izvēlieties Aizsargājiet lapu ikonu.
• Uz Aizsargājiet lapu dialoglodziņā ievadiet paroli tukšajā laukā.
• Atkārtoti ievadiet paroli, un programma Excel uz visiem laikiem bloķēs darblapu.

Ja vēlaties īsu nolaižamo izvēlni, piemēram, Jā/Nē, Revidēts/Nav pārbaudīts, Piešķirts/Atvērts, Pabeigts/Nepilnīgs utt., datu diapazona metodes vietā varat izmantot manuālo sarakstu. Tas ietaupa laiku. Tālāk ir norādīts, kā programmā Excel izveidot nolaižamo sarakstu, izmantojot saraksta vienumus.

• Noklikšķiniet uz šūnas, lai aizpildītu nolaižamo izvēlni.
• Izvēlieties Datu validācija no Dati lentes izvēlnes cilne.
• Saskaņā Atļaut izvēlnē noklikšķiniet Saraksts.
• Tagad vienkārši ierakstiet vienumu sarakstu Avots lauks.
• Noteikti atdaliet katru vienumu ar komatu.
• Klikšķis labi lai lietotu nolaižamo sarakstu.

Šī ir vienkāršākā un ātrākā metode, kā programmā Excel izveidot vienkāršu nolaižamo sarakstu. Tomēr pirmā metode ir uzticamāka, ja bieži izmantojat nolaižamos sarakstus.

Tukšs nolaižamais saraksts var neko daudz nepateikt datu ievades operatoriem. Jums ir jāpievieno īpaši norādījumi, lai tie nepieļautu kļūdas. Tālāk ir norādīts, kā programmā Excel nolaižamajiem sarakstiem varat pievienot norādījumu ziņojumu.

• Noklikšķiniet uz jebkuras šūnas, kurā ir aktīva Datu apstiprināšanas komanda.
• Tagad dodieties uz Dati cilne > Datu validācija > noklikšķiniet Datu validācija.
• Iekšpusē Datu validācija dialoglodziņā noklikšķiniet uz Ievades ziņojums cilne.
• Ierakstiet nelielu tekstu Nosaukums un pēc tam detalizētu ziņojumu Ievades ziņojums lauks.
• Klikšķis labi lai piemērotu izmaiņas.

Tagad, kad lietotājs atlasa šūnu ar aktīvu nolaižamā saraksta komandu Datu validācija, viņš redzēs ziņojumu par to, kā aizpildīt šūnu, izmantojot vienumus no nolaižamā saraksta.

Ja kāds pieļauj kļūdu, izmantojot Excel datu ievades lapas nolaižamos sarakstus, varat arī parādīt kļūdas ziņojumu. Tas nodrošinās, ka lietotājs veiks darbības, lai novērstu kļūdu, un neizlaiž šūnu. Tālāk ir norādītas darbības, lai aktivizētu kļūdas brīdinājuma rādīšanu.

• Izpildiet iepriekš minētās darbības, līdz iegūstat Datu validācija dialoglodziņš.
• Tagad atlasiet Brīdinājums par kļūdu cilne.
• Izvēlieties an Kļūdas stils no trim iespējām: Apturēt, Brīdinājums un Informācija.
• Pēc tam ierakstiet īsu tekstu Nosaukums no Brīdinājums par kļūdu.
• Tagad ievadiet detalizētu ziņojumu Kļūdas ziņojums lauks.

Labs darbs! Ja ir aktivizēts Rādīt kļūdu brīdinājumu, darblapā tiks parādīts kļūdas dialoglodziņš, ja kāds ierakstīs ko citu, nevis Excel nolaižamajā sarakstā minētos vienumus.

Tagad jūs zināt, kā programmā Excel izveidot sarakstu ar nolaižamo izvēlni, izmantojot divas dažādas metodes. Varat izmēģināt veidus, kā izveidot Excel nolaižamos sarakstus un izveidot datu ievades veidlapas, lai palīdzētu saviem darbiniekiem.

Varat arī izveidot intuitīvu mājas piederumu sarakstu pārtikas precēm, aparatūrai, apģērbam, komunālajiem pakalpojumiem un citiem, izmantojot Excel nolaižamos sarakstus.

Neaizmirstiet komentēt tālāk, ja zināt citu lielisku veidu, kā programmā Excel izveidot nolaižamo sarakstu.

Tālāk mācieties parādiet rindu vai kolonnu slēpšanu programmā Excel un daži Excel kalendāra veidnes jebkuram gadam.