Pasta sapludināšana no Excel uz Word divos veidos

Ja jums ir grūtības nosūtīt lielapjoma e-pastu vai e-pasta ziņojumus klientiem un klientiem, personalizējot katra dokumenta saturu, pasta sapludināšana var palīdzēt. Pasta sapludināšanai labākā kombinācija ir Excel un Word. Uzziniet šeit, kā divās vienkāršās metodēs pasta sapludināšanu no Excel uz Word.

Pasta sapludināšana ir vispieejamākais biroja darba automatizācijas veids galddatoros un klēpjdatoros. Jums vienkārši jākonfigurē programma Microsoft Word, lai no datu bāzes, piemēram, Excel faila vienam dokumentam, iegūtu datus vietturu tekstiem.

Kad tas ir iestatīts, ar vienu klikšķi varat izveidot personalizētas vēstules, aploksnes, e-pastus, katalogus, adrešu etiķetes utt. Ja uzzināsiet, kā veikt pasta sapludināšanu no Excel uz Word, varat izveidot rēķinus, ikmēneša rēķinus, abonēšanas informācija un daudzi citi oficiāli dokumenti simtiem un tūkstošiem klientu dažos klikšķiem.

Apgūstot pasta sapludināšanu programmā Word no Excel, varat izveidot ar datiem bagātus e-pasta ziņojumus un e-pastus un izvairīties no cilvēka kļūdām, kas var rasties, veidojot šādus dokumentus manuāli. Tātad, sāksim ar metodēm pasta sapludināšanai no Excel uz Word.

Ir divi veidi, kā veikt pasta sapludināšanu no Excel uz Word. Pirmā ir manuālā metode, kurā vietturu tekstus pievienojat vienam dokumentam, bet Word veic pārējo pārējām vēstulēm vai e-pastiem. Uzziniet, kā veikt manuālu pasta sapludināšanu šeit:

Vispirms jums ir jāizveido datu bāze, no kuras MS Word iegūs datus pasta sapludināšanas laukos veidnes e-pastā, pastā, rēķinā utt. Excel datu bāze ir jāizveido tā, lai visi ar vienu adresātu saistītie dati būtu pieejami vienā rindā.

Varat atdalīt dažādus datus vienā rindā zem dažādām kolonnu galvenēm. Šīs kolonnu galvenes darbosies kā līdzinieks pasta sapludināšanas laukiem programmā Word. Tagad varat izveidot kolonnas galveni, kā vēlaties. Taču vēlāk kolonnu galvenēs ir jāveic nelieli labojumi, lai tie atbilstu Word laukiem.

Tālāk atrodiet pamata darbības, lai programmā Excel izveidotu pasta sapludināšanas datubāzi. Šī apmācība izveidos rēķinu mazam vai mājas uzņēmumam, kurā varēsiet nosūtīt lielapjoma rēķinus un ikmēneša rēķinus tūkstošiem klientu par pieņemamu cenu, nepaļaujoties uz dārgiem tiešsaistes risinājumiem vai trešām pusēm aģentūras:

• Izveidojiet tukšu Excel failu un pārdēvējiet lapas nosaukumu uz Rēķini.
• Šajā darblapā ir jāaizpilda visi pasta sapludināšanas dati.
• Tagad izveidojiet vienumus, kurus vēlaties iekļaut pasta sapludināšanas dokumentā kā kolonnu galvenes. Tie darbosies kā Pasta sapludināšanas lauki programmā Word.
• Ievadiet klienta vārdu un visu pārējo saistīto informāciju zem attiecīgās kolonnas galvenes tajā pašā rindā. Ja maināt rindas vienam un tam pašam klientam, programma Word nevarēs apvienotajā dokumentā aizpildīt pareizo informāciju.

• Palielinoties klientu bāzei, sadaļā varat sākt pievienot jaunus klientu vārdus Klientu kolonnas galvene.
• Varat arī pievienot jaunus datus par esošajiem vai jauniem klientiem zem konkrētajām sleju galvenēm.
• Katru reizi, kad atjaunināsiet šo datu bāzi, Word pasta sapludināšanas programma automātiski izveidos jaunu klienta dokumentu pievienošanai klientiem, izlaidiet klientus, ja dažus izdzēšat, kā arī atjauniniet skaitļus dokumentā atbilstoši informācijai no Excel datu bāze.
• Word pasta sapludināšana neimportēs numura formatējumu no Excel. Lai saglabātu skaitļu formatēšanas elementus, piemēram, decimāldaļas, valūtas simbolus utt., konkrētos pasta sapludināšanas laukos ir jāievieto īss kods. Es pieminēšu kodu un viltību, lai to izmantotu vēlāk šajā apmācībā.

Tieši tā! Esat veiksmīgi izveidojis Excel datu bāzi pasta sapludināšanas projektam. Lielisks darbs! Sāksim izveidot pasta sapludināšanas veidni programmā Microsoft Word.

Vispirms jums ir jāizveido rēķina e-pasta vai pasta uzmetums, ko vēlaties nosūtīt saviem klientiem un klientiem. Vēstulē ir jāiekļauj pamatinformācija par jums, kā parādīts tālāk. Tie ir statiski visiem e-pastiem un vēstulēm.

• Tavs vārds
• Jūsu uzņēmuma nosaukums
• Jūsu uzņēmuma adrese
• Uzņēmuma logotips (ja tāds ir)
• Paraksta rinda

Tagad, kad esat izveidojis Word veidni, kurai pievienosit pasta sapludināšanas laukus, apskatīsim tālāk norādītās darbības.

• Word lentē noklikšķiniet uz cilnes Pasta ziņojumi un pēc tam atlasiet Sāciet pasta sapludināšanu.

• No izvēlnes saraksts, izvēlieties dokumenta veidu, kuru vēlaties izveidot. Izvēlēsimies E-pasta ziņojumi.
• Tagad vēlreiz noklikšķiniet Pasta sūtījumi bet šoreiz izvēlies Izvēlieties Adresāti.
• Tā kā vēlaties veikt pasta sapludināšanu no Excel uz Word, atlasiet Izmantojiet esošu sarakstu opciju.

• Tagad atrodiet pasta sapludināšanas datu bāzi, kas iepriekš izveidota programmā Excel, un atlasiet Rēķini darblapā Atlasiet Tabula dialoglodziņš.
• Tagad jums vajadzētu redzēt, ka Ierakstiet un ievietojiet laukus komandu grupa tiek aktivizēta Word lentes izvēlnē > Pasta sūtījumi.

Līdz šim jūs savienojāt Excel pasta sapludināšanas datubāzi ar programmu Word. Tālāk mēs uzzināsim, kā aizpildīt obligātos laukus pasta sapludināšanas veidnes dokumentā:

• Noklikšķiniet uz Apsveikuma līnija opciju cilnē Pasta ziņojumi un izveidojiet sveiciena rindiņu, kuru vēlaties pievienot. The "Sveikuma līnija" tiks parādīts viettura teksts.

• Tagad varat uzrakstīt paziņojumu, kurā minēts rēķina apmaksa. Šis būs statisks paziņojums, kas tiks nosūtīts visiem adresātiem.
• Zem sveiciena līnijas varat pievienot citus pasta sapludināšanas laukus, piemēram Lietotāja e-pasts"Klienta_e-pasts"; Rēķina numurs: "Rēķina_numurs"; Rēķina datums: "Rēķina_datums"utt.

• Pēc tam noklikšķiniet uz Ievietojiet sapludināšanas lauku opciju, lai sāktu pievienot pasta sapludināšanas projekta dinamiskos komponentus.
• Komanda Ievietot sapludināšanas lauku parādīs visas kolonnu galvenes, kas ir pieejamas Excel datubāzē, kuru pievienojāt pasta sapludināšanas dokumentam. Veltiet laiku, lai pievienotu vajadzīgos laukus.

• Piemēram, varat pievienot šos sapludināšanas laukus: "Pakalpojumu_līnija_1"; "Datuma_rindiņa_1"; “Summa_rindiņa_1”; "Pakalpojumu_līnija_2"; "Datuma_rindiņa_2"; "Summa_rindiņa_2"; "Summa_Kopā_".

• Tagad, kad esat pievienojis visus dinamiskos laukus, varat aizvērt e-pastu, pievienojot noslēguma piezīmi un paraksta rindiņu. Atkal, tas būtu statisks komponents.
• Tagad varat noklikšķināt uz Rezultātu priekšskatījums pogu zem cilnes Pasta ziņojumi, lai skatītu pirmo sapludināto dokumentu.

Kā redzat priekšskatījumā, rēķina summā nav norādīta valūta vai decimālzīmes. Lai to atrisinātu, veiciet šeit norādītās darbības:

• Ar peles labo pogu noklikšķiniet uz “Summa_rindiņa_1” pasta sapludināšanas lauks un noklikšķiniet uz Pārslēgt lauku kodus.

• Tagad jums vajadzētu redzēt MERGEFIELD un pēc tam lauku.
• Ievadiet šādu kodu, kā parādīts attēlā iepriekš:

#$0.00

• Tagad vēlreiz atlasiet lauku, ar peles labo pogu noklikšķiniet un Pārslēgt lauku kodus.

• Pēc tam skatiet priekšskatījumu, lai pārbaudītu, vai pasta sapludināšana importē numura formatējumu.
• Tagad varat ievadīt iepriekš minēto kodu citos pasta sapludināšanas laukos ar tādiem cipariem kā "Summa_rindiņa_2" un "Summa_Kopā_".

Tagad e-pasta veidnē varat izcelt svarīgus datus. Word pasta sapludināšanai tiks izmantots formatējums visos citos dokumentos, ko izveidojat šajā pasta sapludināšanas projektā.

Kad esat gatavs, noklikšķiniet uz Pabeigt un sapludināt > Rediģēt atsevišķus dokumentus > Visi iekš Apvienot ierakstus dialoglodziņš. Klikšķis labi izveidot visus apvienotos dokumentus katram klientam Excel datu bāzē.

Word pasta sapludināšana izveidos jaunu dokumentu ar apvienotajiem e-pastiem. Tātad fails ir jāsaglabā atsevišķi vai nekavējoties jānosūta e-pasta ziņojumi.

Otrs veids, kā veikt pasta sapludināšanu, ir izmantot Microsoft Word pasta sapludināšanas vedni. Tomēr šī ir viltīga metode. Jums ir jāmaina avota datu bāze programmā Excel atbilstoši pieejamajiem pasta sapludināšanas laukiem programmā Word. Lūk, kas jums jādara, lai izmēģinātu automātisko pasta sapludināšanu programmā Word:

• Izveidojiet Word dokumenta veidni un pēc tam noklikšķiniet uz Pasta sūtījumi > Sāciet pasta sapludināšanu > dokumenta veids, kuru vēlaties izgatavot.

• Pēc tam noklikšķiniet uz Sāciet pasta sapludināšanu vēlreiz un pēc tam atlasiet Soli pa solim pasta sapludināšanas vednis.

• Norādījumi tiks parādīti sešās darbībās Word labās puses navigācijas rūtī.
• Lai sekotu vedņa norādījumiem, jums ir jāveic uzdevums, kas parādīts pirmajā solī, un pēc tam noklikšķiniet uz Tālāk: Sākuma dokuments.

Varat automātiski sapludināt datus programmā Word no Excel, izmantojot Word pasta sapludināšanas līdzekli. Lai to izdarītu, jums līdzi jābūt Excel failam. Pēc tam izveidojiet jaunu Word dokumentu un sāciet rakstīt e-pastu vai pastu. Vietās, kur nepieciešams importēt vērtības no Excel, noklikšķiniet uz lauka Ievietot pasta sapludināšanu un pievienojiet vajadzīgo vērtību.

Pirms to izdarīt, jums jāpievieno Excel datu bāze, atverot sadaļu Pasta ziņojumi > Atlasīt adresātus > Izmantot esošu sarakstu un izvēlieties Excel failu. Kad esat izveidojis veidnes dokumentu manuāli, pabeidziet pasta sapludināšanu, un programma Word automātiski izveidos visus pārējos e-pasta ziņojumus vai e-pastus attiecīgajiem adresātiem.

Varat izveidot pasta sapludināšanu no Excel datiem, kā to parasti darāt jaunam kontaktpersonu sarakstam vai kontaktpersonām no programmas Outlook. Bet, lai izmantotu datus no Excel darblapas, rīkojieties šādi:

• Saglabājiet Excel failu un Word pasta sapludināšanas veidni vietējā krātuvē.
• Atveriet Word failu un noklikšķiniet uz Pasta ziņojumi.
• Tagad izvēlieties opciju Atlasīt adresātus un noklikšķiniet uz Lietot esošu sarakstu.
• Tagad pārejiet uz disku, kurā eksistē Excel fails, atlasiet to un pēc tam noklikšķiniet uz Atvērt.
• Tieši tā! Esat veiksmīgi saistījis Excel failu pasta sapludināšanai.

Saskaņā ar pakāpeniskās pasta sapludināšanas vedni programmā Word ir norādītas sešas pasta sapludināšanas darbības:

• Izvēlieties dokumenta veidu, piemēram, vēstules, aploksnes, katalogus utt.
• Atlasiet sākuma dokumentu, piemēram, pašreizējo dokumentu vai esošo dokumentu
• Atlasiet adresātus no esoša saraksta (Excel), Outlook kontaktpersonām vai jauna saraksta
• Uzrakstiet savu vēstuli
• Priekšskatiet savas vēstules
• Pabeidziet sapludināšanu

Tagad jūs zināt, kā pasta sapludināšanu no Excel uz Word, izmantojot manuālo metodi vai Word pasta sapludināšanas vedni. Izmēģiniet jebkuru no metodēm atkarībā no pasta sapludināšanas dokumenta, datu bāzes un nepieciešamās personalizācijas pakāpes.

Neaizmirstiet komentēt tālāk, ja zināt citas vienkāršas metodes pasta sapludināšanai programmā Word no Excel. Jums var arī patikt zināt kā drukāt uzlīmes no Excel, izmantojot MS Word pasta sapludināšanu un apvienot komentārus un izmaiņas no vairākiem dokumentiem.