Microsoft Excel ir lielisks rīks klientu kontaktinformācijas un adreses informācijas glabāšanai, padarot to par ideālu izvēli kontaktpersonu pasta adrešu saraksta izveidei un organizēšanai. Tomēr, ja vēlaties drukāt uzlīmes aploksnēm, apsveikuma kartītēm utt. no adrešu saraksta, ko izveidojāt programmā Microsoft Excel, jums ir jāizmanto Microsoft Word funkcija "Pasta sapludināšana".
Konkrētāk, Microsoft Word piedāvā jaudīgu līdzekli ar nosaukumu "Pasta sapludināšana", kas atvieglo uzlīmju izveidi un drukāšanu no Excel darblapas.
Šajā rokasgrāmatā mēs soli pa solim parādīsim, kā programmā Microsoft Excel izveidot pasta adrešu sarakstu un kā drukāt uzlīmes no šī saraksta, izmantojot Microsoft Word funkciju "Pasta sapludināšana".
Kā drukāt uzlīmes no Excel adrešu saraksta faila, izmantojot Word pasta sapludināšanu.
1. darbība. Sagatavojiet adresātu sarakstu programmā Excel uzlīmju drukāšanai.
Pirms pasta uzlīmju izveides un drukāšanas programmā Excel ir pareizi jāiestata adrešu saraksts. Tas ietver sleju galvenes ievadīšanu katram prasību elementam, ko vēlaties pievienot etiķetēm, piemēram, vārdu, uzvārdu, adresi, pasta indeksu utt.
Apskatīsim, kā programmā Excel izveidot adrešu sarakstu pasta uzlīmju drukāšanai:
1. Atveriet Microsoft Excel un izveidojiet jaunu darbgrāmatu.
2. Katram vienumam, kas jāiekļauj adresāta adresē, ievadiet šādas kolonnas galvenes:
- Vārds
- Uzvārds
- Ielas adrese
- Pilsēta
- Valsts
- Pasta indekss
3. Tagad aizpildiet attiecīgo informāciju zem katras kolonnas galvenes.
4. Kad tas ir izdarīts, pārliecinieties, ka nav tukšu rindu vai kolonnu, un saglabājiet darblapu.
2. darbība. Nosauciet adresātu sarakstu (neobligāti).
Pēc adresātu saraksta izveides programmā Excel ir noderīgi tam piešķirt nosaukumu. Nosaucot datu kopu, varat viegli uz to atsaukties, savienojot to ar Word dokumentu pasta sapludināšanai.
1. Lai nosauktu adresātu sarakstu, atlasiet adrešu sarakstu, ieskaitot galvenes.
2. Dodieties uz Formulas cilni un noklikšķiniet uz Definējiet vārdu no grupas Definētie vārdi.
3. Ievadiet tabulas nosaukumu Vārds lodziņu un noklikšķiniet labi.*
* Piezīme: Ja nosaukums sastāv no vairākiem vārdiem, starp tiem izmantojiet pasvītru “_” un izvairieties no atstarpju vai defisu lietošanas.
4. Saglabāt un aizveriet Microsoft Excel.
3. darbība. Iestatiet pasta sapludināšanas dokumentu programmā Word.
Tagad ir pienācis laiks programmā Microsoft Word iestatīt pasta sapludināšanas dokumentu, lai drukātu uzlīmes.
1. Atveriet tukšu Word dokumentu.
2. No Pasta sūtījumi cilne, noklikšķiniet Sāciet pasta sapludināšanu un atlasiet Etiķetes opciju nolaižamajā izvēlnē.
3. Izvēlieties etiķetes pārdevēju un produkta numuru Etiķetes opcijas dialoglodziņš.
4. Pēc tam noklikšķiniet uz Sīkāka informācija pogu loga apakšējā kreisajā stūrī.
5. Ja nepieciešams, turpiniet, lai pielāgotu etiķetes piemales, augstumu, platumu, soli un izmēru, un noklikšķiniet labi.
6. Pēc tam noklikšķiniet uz labi dialoglodziņā Iezīmju opcijas, lai saglabātu izmaiņas.
4. darbība. Iespējot faila formāta konvertēšanu starp Excel un Word.
Lai savienotu Word dokumentu ar Excel darblapu ar adrešu sarakstu, ir jānodrošina, ka ir iespējota faila formāta konvertēšana starp abām Microsoft programmām.
1. Programmā Word noklikšķiniet uz Fails cilni un pēc tam atlasiet Iespējas kreisās sānjoslas apakšā.
2. Logā Word opcijas atlasiet Papildu kreisajā rūtī.
3. Tagad ritiniet uz leju līdz Ģintsl sadaļu, pārbaudiet Apstipriniet faila formāta konvertēšanu, kad tas ir atvērts opciju un noklikšķiniet uz labi.
5. darbība. Atlasiet Excel adrešu sarakstu savām etiķetēm.
Tagad turpiniet "saistīt" Word dokumentu ar savu Excel adrešu sarakstu.
1. Word dokumentā dodieties uz Pasta sūtījumi cilni vēlreiz, noklikšķiniet Izvēlieties Adresāti un tad izvēlieties Izmantojiet esošu sarakstu no nolaižamās izvēlnes.
2. Atrodiet un atlasiet Excel failu, kurā ir adresātu saraksts, un pēc tam noklikšķiniet uz Atvērt.
3. Dialoglodziņā Apstiprināt datu avotu atlasiet OLE DB datu bāzes faili un noklikšķiniet LABI.
4. Pēc tam atlasiet nosaukto adresātu sarakstu vai darblapu, kurā ir adrešu saraksts, un noklikšķiniet uz labi.
5. Word dokuments tagad ir aizpildīts ar adrešu etiķetēm, kas norāda "Nākamais ieraksts".
6. darbība. Rediģējiet pasta sapludināšanas adresātu sarakstu.
Kad Word dokuments ir saistīts ar Excel adresātu sarakstu, pārskatiet un, ja nepieciešams, rediģējiet adresātu sarakstu pirms galīgās sapludināšanas.
1. In Pasta sūtījumi cilne, noklikšķiniet Rediģēt adresātu sarakstu.
2. Logā "Pasta sapludināšanas adresāti" tiks parādīti visi adresāti no jūsu adrešu saraksta. Ja nepieciešams, turpiniet kārtot, filtrēt vai noņemt adresātus, notīrot izvēles rūtiņu blakus jebkuram adresātam, kuru nevēlaties iekļaut. Pēc tam noklikšķiniet uz labi apstiprināt.
7. darbība. Pielāgot pasta sapludināšanas laukus (iezīmes vienumi)
Tagad turpiniet pielāgot etiķetes vienumus un to izskatu atbilstoši savām vajadzībām.
1. Noklikšķiniet uz Adrešu bloks opcija sadaļā Pasta sūtījumi cilnes grupai "Rakstīt un ievietot laukus".
2. Turpiniet un norādiet adresāta vārda formātu, sadaļā "Ievietot adresāta vārdu šajā formātā" pieejamo opciju sarakstā izvēloties vajadzīgo.
3. Pēc tam noklikšķiniet uz Match Fields pogu, lai tie atbilstu pareizajiem laukiem no Excel adrešu saraksta.
4. Logā "Atbilstības lauki" pārliecinieties, vai etiķešu obligātie lauki ir pareizi kartēti ar attiecīgajiem laukiem (kolonnu galvenēm) Excel adrešu sarakstā.
Ja tie nesakrīt, izmantojiet nolaižamo pogu blakus katram laukam un atlasiet pareizo Excel adrešu saraksta kolonnas virsrakstu. Pēc tam noklikšķiniet uz labi lai apstiprinātu atbilstības.
5. Pēc tam noklikšķiniet labi vēlreiz, lai piemērotu izmaiņas.
6. Tagad, "Adreses bloks" vietturis parādīsies pirmajā etiķetē.
7. Klikšķis Atjaunināt etiķetes (uz Pasta sūtījumi cilne), lai atjauninātu visas pārējās Word dokumenta iezīmes.
8. darbība. Priekšskatiet savas etiķetes un pabeidziet pasta sapludināšanu.
Tagad apskatīsim, kā uzlīmes izskatīsies pēc izdrukāšanas.
1. Cilnē Pasta sūtīšana noklikšķiniet uz Rezultātu priekšskatījums pogu.
2. Tagad skatieties, kā uzlīmes parādīsies, ja tās tiks izdrukātas. Ja vēlaties mainīt to izskatu, atlasiet pirmo etiķeti un izmantojiet teksta formāta rīkus Mājas cilne. Kad esat pabeidzis, noklikšķiniet Atjaunināt etiķetes iekšā Pasta sūtījumi lai lietotu formatējumu visām etiķetēm.
3. Ja viss izskatās labi, dodieties uz Pasta sūtījumi cilnē noklikšķiniet uz Pabeigt un sapludināt opciju un atlasiet Rediģēt atsevišķus dokumentus no nolaižamās izvēlnes.
4. Logā Sapludināt ar jaunu dokumentu atlasiet Visi sadaļā Sapludināt ierakstus un noklikšķiniet uz labi.
5. Tiks parādīts jauns dokuments ar pasta uzlīmēm, kas ģenerētas no jūsu Excel adrešu saraksta, un jūs varat rediģēt, formatēt, drukāt un saglabāt šo dokumentu tāpat kā jebkuru citu Word dokumentu.
9. darbība.Bonusa padoms: pievienojiet etiķetēm apmales. (Neobligāti)
Lai atvieglotu uzlīmju griešanu (ja tās vēl nav izgrieztas), pievienojiet tām apmales.
1. Noklikšķiniet uz plus (+) ikonu dokumenta augšējā kreisajā pusē, lai atlasītu visas etiķetes.
2. Pēc tam noklikšķiniet uz Robeža peldošajā izvēlnē un izvēlieties Visas robežas no opcijām.
3. Starp katru etiķeti tiks pievienotas apmales, padarot tās viegli nogriežamas.
4. Tagad jūsu uzlīmes ir gatavas drukāšanai.
Tieši tā! Ļaujiet man zināt, vai šī rokasgrāmata jums ir palīdzējusi, atstājot komentāru par savu pieredzi. Lūdzu, patīk un dalies ar šo ceļvedi, lai palīdzētu citiem.