Adobe PDF (wat een afkorting is voor Portable Document Format) is tegenwoordig een van de meest voorkomende bestandstypen op internet. Waarom? Simpel, beste vrienden: een PDF is de gemakkelijkste manier om de opmaak van elk type document te behouden. Stel dat u bijvoorbeeld een nieuwsbrief maakt met Microsoft Word en deze opslaat in het standaard Word-formaat. U verstuurt uw nieuwsbrief en de helft van de mensen die deze proberen te lezen, gebruikt GEEN Microsoft Word. Veel van uw opmaak en harde werk kunnen verloren gaan en het document onleesbaar maken. Door uw document om te zetten in een PDF-bestand, zorgt het ervoor dat alles er precies zo uitziet als toen u het voltooide. Het is een eenvoudig formaat om mee te werken, om bestanden naar te converteren en er zijn een groot aantal gratis programma's beschikbaar om ze mee te openen.
De IRS is een goed voorbeeld van waar u een PDF-document kunt tegenkomen. Als u naar hun website gaat en een formulier of instructies probeert te downloaden, ontvangt u een PDF-bestand. Sommige van hun formulieren, samen met die op duizenden andere websites, zijn van het type dat direct online kan worden ingevuld. Deze gebruiken een functie genaamd Formuliervelden waarmee u in een vak kunt klikken (bijvoorbeeld om uw naam of adres te typen) en de juiste informatie kunt invoeren voordat u opslaat.
Het kan echter voorkomen dat u een pdf-formulier moet ondertekenen, dateren en terugsturen naar een bedrijf, zoals het bedrijf dat uw verzekeringen of zorgbehoeften afhandelt. Als je dit online hebt geprobeerd omdat je het document niet wilt printen, ondertekenen en scannen, heb je misschien het gevoel gehad met je hoofd tegen een muur te bonken. In het begin kan het een nachtmerrie zijn om erachter te komen. Ik ga u echter laten zien hoe u dit in slechts een paar snelle en eenvoudige stappen kunt bereiken.
Een PDF-document downloaden, ondertekenen en e-mailen
Eerst moet je downloaden Adobe Acrobat Reader DC gratis. Nadat u het programma hebt geïnstalleerd, opent u het en gebruikt u de "Open bestand" optie om uw PDF te kiezen die u al vanuit uw e-mail op uw computer of laptop had moeten opslaan.
Kijk met het document open naar rechts en kies de “Vul en onderteken” optie. Klik op de werkbalk die verschijnt op de "Teken" knop en kies vervolgens "Handtekening toevoegen."
Er zijn drie opties om een handtekening toe te voegen. Het gemakkelijkste is om gewoon uw naam in te typen en Adobe toe te staan deze om te zetten in een 'handtekening'. Dit ziet er duidelijk niet uit JOUW handtekening - de manier waarop u uw eigen naam ondertekent. Hoewel dit voor de meeste doeleinden legaal en acceptabel is, is het niet de veiligste optie.
De tweede methode is om met uw muis of vinger (als u een apparaat met aanraakscherm gebruikt) zelf uw handtekening te tekenen en deze vervolgens in te voegen. Ik heb deze methode geprobeerd voordat ik een muis gebruikte. Laat me dit gewoon zeggen: ik heb mijn handtekening er nooit zo uit laten zien zoals hij in werkelijkheid is als ik hem op papier schrijf... zelfs niet in de buurt!
De laatste methode is om uw naam fysiek te ondertekenen met donkere inkt op wit papier. Scan dit papier als afbeelding naar uw computer en upload het vervolgens nog steeds met behulp van het bovenstaande "Handtekening maken" functie.
Als u klaar bent met het maken van uw handtekening, klikt u op de "Van toepassing zijn" om het aan het document toe te voegen. Zorg ervoor dat je de doos bewaart "Handtekening opslaan" aangevinkt zodat u dezelfde handtekening in de toekomst opnieuw kunt gebruiken voor andere documenten. (Je vindt het snel in de "Teken" menu de volgende keer dat u dit proces moet doorlopen.) Plaats de handtekening op de juiste plaats in de PDF door klik erop met je muis, houd die linkermuisknop ingedrukt en sleep de handtekening naar de juiste plaats.
Als u klaar bent met het ondertekenen van het document, slaat u het op uw computer op door te klikken op "Bestand" in de linkerbovenhoek en kies vervolgens "Opslaan." Geef het bestand een naam die u maar wilt en sla het op op een locatie die u zich kunt herinneren. Ga terug naar uw e-mail en voeg deze toe als antwoord aan degene die het document naar u heeft gestuurd - en u bent klaar!
Ik weet dat dit misschien moeilijk en tijdrovend lijkt door alleen de instructies door te lezen, maar dat is het echt niet. Het duurt slechts enkele ogenblikken om uw handtekening in te stellen en op te slaan. Als je dat eenmaal hebt gedaan, is de helft van de strijd gewonnen!