Hoe nummers op Mac te gebruiken: geavanceerde technieken

Een paar weken geleden behandelden we de basistechnieken voor het gebruik van Numbers op Mac. Voor het geval je dat bericht hebt gemist, hebben we de functies van Numbers onderzocht, zoals formules, sjablonen, werkbladen en sorteren.

Vandaag gaan we die post uitbreiden door meer geavanceerde technieken te behandelen. Als je niet bekend bent met de onderwerpen die in die eerste post worden behandeld, raad ik je ten zeerste aan deze te lezen voordat je deze doorneemt. Voor degenen die echter vertrouwd raken met Numbers en hun praktische kennis willen uitbreiden, dan is dit bericht iets voor jou.

In dit bericht gaan we kijken naar geavanceerde technieken zoals het maken van grafieken, draaitabellen, filteren en voorwaardelijke opmaak toevoegen en de mogelijkheden verkennen om Numbers te combineren met AppleScript. Dit wordt een beetje een "niveau omhoog", dus maak je klaar en laten we beginnen!

Numbers op Mac gebruiken: geavanceerde technieken

Draaitabellen

Het eerste dat we gaan bespreken, is een functie die relatief nieuw is voor Numbers op Mac: draaitabellen. Vroeger was dit een functie waar alleen Excel-gebruikers van konden genieten. Maar in recente updates heeft Apple draaitabellen naar Mac gebracht.

Dus wat zijn draaitabellen? Voor degenen die het niet weten, een draaitabel is een soort van standaard gegevenstabel, behalve dat het interactief is. Met de interactieve aspecten van een draaitabel kunt u de gegevens in uw tabel snel ordenen, filteren, sorteren en beter begrijpen.

In een typische Numbers-tabel ziet u bijvoorbeeld verschillende rijen en kolommen met gegevens die, hoe georganiseerd ook, waarschijnlijk moeilijk zijn om snel inzichten uit te halen. U kunt deze gegevenstabel dus toewijzen aan een draaitabel, die u snel samenvattingen van de gegevens toont, relaties tussen uw gegevens laat zien en meer.

Om een ​​draaitabel in Numbers te maken, heb je eerst een tabel of gegevensbereik nodig. Een gegevensbereik is slechts een rij of kolom met gegevens, terwijl een tabel een reeks rijen en kolommen is.

Selecteer uw bereik of tafel en klik vervolgens op Draaitabel in de werkbalk bovenaan uw scherm. U wordt gevraagd een van deze vier opties te kiezen:

• Op nieuw blad: Hiermee wordt een nieuw blad gemaakt met uw draaitabel. Dit scheidt uw tabel en draaitabel visueel om de zaken overzichtelijk te houden.
• Op huidig ​​blad: Hiermee wordt de draaitabel toegevoegd aan het blad dat u momenteel gebruikt, zodat u uw tabel en draaitabel tegelijkertijd kunt bekijken.
• Voor geselecteerde cellen op nieuw blad: Als u geen draaitabel wilt maken met behulp van een tabel, kunt u in plaats daarvan een bereik selecteren. Als u deze optie kiest, maakt u een draaitabel voor uw bereik op een nieuw blad.
• Voor geselecteerde cellen op het huidige blad: Ten slotte, zoals verwacht, neemt deze optie uw geselecteerde celbereik en maakt er een draaitabel voor op uw huidige Numbers-blad.

De beste manier om draaitabellen onder de knie te krijgen, is door ermee te beginnen en ermee te experimenteren. We hebben in dit bericht geen tijd om veel dieper in te gaan dan dit, maar we zullen een toekomstig bericht over draaitabellen doen om ze in meer detail te onderzoeken. Dus blijf daarvoor op de hoogte!

Grafieken maken

De volgende geavanceerde techniek die je wilt leren als je Numbers op Mac gebruikt, is het maken van grafieken. Hoewel grafieken niet strikt noodzakelijk zijn bij het gebruik van Numbers, zijn ze een geweldige visualisatietool.

Voor degenen die niet bekend zijn met grafieken: ze zijn een manier om gegevens in een tabel op te nemen en deze op een meer visuele manier weer te geven. Dit is geweldig voor het wegnemen van snelle inzichten en het tonen van uw gegevens aan niet-technische personen. Als u bijvoorbeeld uitgaven in Numbers hebt bijgehouden en deze uitgaven tijdens een conferentie moet tonen, kunt u een grafiek maken en deze in een presentatie laten zien.

Een diagram maken in Numbers is supereenvoudig. Kies gewoon de Grafiek optie in de werkbalk en kies een 2D-, 3D- of interactief diagram voor uw dataset. Als u niet zeker weet wat u moet doen, is het waarschijnlijk het beste om bij een 2D-optie te blijven.

Nogmaals, we hebben niet genoeg tijd in dit bericht om diepgaand in te gaan op het maken van grafieken. Maar over het algemeen zijn cirkel- en staafdiagrammen een goede keuze. Cirkeldiagrammen helpen bij het weergeven van percentages en hoeveelheden, terwijl staafdiagrammen beter zijn om dingen in een visuele hiërarchie te vergelijken.

Net als bij draaitabellen helpt het om te experimenteren met de verschillende grafiekopties. Maak dus een dataset aan en begin met het maken van grafieken op basis van die dataset.

Ook! Een laatste advies. Wanneer u een grafiek maakt met een X- en Y-as (staafdiagrammen hebben dit bijvoorbeeld), probeer dan constante getallen op de X-as en variabele getallen op de Y-as te houden. Het is bijvoorbeeld gebruikelijk om tijdvariabelen op de X-as (maanden, jaren, weken, kwartalen, enz.) en financiële waarden op de Y-as (valuta's, inkomsten, uitgaven, verliezen, groei, enz.) te plaatsen.

Voorwaardelijke markering in Numbers op de Mac

Een andere belangrijke techniek om te beheersen in Numbers op Mac is voorwaardelijke markering. Zoals je misschien al hebt gemerkt, kun je de inhoud in je cellen opmaken. U kunt de achtergrondkleur van een cel wijzigen, de letterkleur en het type wijzigen, enzovoort.

Net als grafieken kan opmaak worden gebruikt om uw gegevens visueel te ordenen. Door gegevensinvoer met kleurcodering kunt u snel onderscheid maken tussen positieve en negatieve waarden, datums en dollarbedragen, klanten, enzovoort.

Natuurlijk kan het veel tijd kosten om al deze opmaak handmatig te wijzigen. Dat is waar voorwaardelijke markering binnenkomt. Hiermee kunt u automatische regels maken die de opmaak van uw cellen onmiddellijk wijzigen. Dus als u Clients A, B en C heeft, kunt u regels maken zodat alle A-items groen zijn, alle B-items blauw en alle C-items rood.

Om voorwaardelijke markeringsregels in te stellen, selecteert u een cel, een celbereik of een hele kolom/rij. Dan klikken Formaat in de rechterbovenhoek van het scherm Nummers. Dit zou het paneel Opmaak aan de rechterkant van uw scherm moeten tonen (niet verbergen).

Selecteer boven aan dit paneel Cel. Dan klikken Voorwaardelijke markering…

Selecteer Een regel toevoegen. U kunt dan een regel maken die is gebaseerd op getallen, tekst, datums, enzovoort. Elk type regel heeft zijn eigen parameters, dus kies degene die het beste aan uw behoeften voldoet. Als u bijvoorbeeld wilt dat elke cel met de tekst "Client A" groen is, kiest u: Tekst > Is…

U kunt deze regels natuurlijk aanpassen aan uw behoeften. Als u het echter instelt zoals ik heb gedaan, wordt de achtergrondkleur onmiddellijk groen wanneer u "Client A" typt in een cel met deze voorwaardelijke markeringsregels.

Voor alle duidelijkheid, dit verandert niet noodzakelijk de functie van uw gegevens of uw tabel. Het helpt alleen om dingen visueel duidelijk te maken en bespaart u tijd.

Getallen opmaken

Vergelijkbaar met voorwaardelijke markering is het opmaken van getallen in Numbers op Mac. Standaard zullen alle getallen die u invoert in Numbers er relatief hetzelfde uitzien. Niet alle getallen moeten echter op dezelfde manier worden opgemaakt. Je hebt datums, tijden, valuta's en percentages.

Om ervoor te zorgen dat deze getallen eruitzien zoals ze bedoeld zijn, kunt u regels instellen voor de opmaak van verschillende cellen en bereiken. Om dit in te stellen, moet je ervoor zorgen dat de Formaat zijbalk is open en je zult willen kiezen Cel weer in deze zijbalk.

U zult zien dat bovenaan dit gedeelte van de zijbalk een vervolgkeuzemenu staat met het label Data formaat. Wanneer u dat vervolgkeuzemenu selecteert, ziet u de volgende opties:

Het enige dat u vanaf hier hoeft te doen, is de opmaak kiezen die u voor uw geselecteerde cellen wilt gebruiken. Vanaf dat moment worden uw cellen automatisch op de juiste manier opgemaakt.

En als je kiest Nummer in het vervolgkeuzemenu kunt u zelfs het aantal decimalen kiezen dat wordt weergegeven. Dit kan erg handig zijn om informatie weer te geven zoals u dat wilt.

Filteren

Een andere handige weergaveoptie in Numbers op Mac is filteren. Filteren, vergelijkbaar met draaitabellen, stelt u in staat om alleen de informatie weer te geven die voor u relevant is. U kunt bijvoorbeeld filteren om uitgaven te verbergen die u zich niet kunt veroorloven, om alleen de klanten weer te geven die u verschuldigd bent, of om alle aankomende boekingen weer te geven.

Met andere woorden, u kunt al uw gegevens invullen en er vervolgens doorheen filteren op basis van regels die u kiest.

Bij het maken van filterregels hebt u twee opties:

• Snelle filters: Dit zijn automatisch gegenereerde filterregels die worden weergegeven op basis van de gegevens die u in uw tabel hebt ingevoerd. Ze zijn handig als u bepaalde informatie snel wilt uitfilteren en niet per se uw dataset op een bepaalde manier wilt ordenen.
• Filterregels: Filterregels daarentegen zijn regels die u vaststelt voor uw tabel/gegevensset. Ze zijn meer permanent, gestructureerd en toegankelijk wanneer je ze nodig hebt.

Om snelfilters te gebruiken, selecteert u een gegevenskolom of een specifieke cel, beweegt u de muisaanwijzer over de corresponderende kolomletter en klikt u op de pijl die naast de kolomletter verschijnt. Dit zal een vervolgkeuzemenu openen, waarop u zult vinden Snel filteren opties.

Selecteer het en kies vervolgens uit de beschikbare filteropties die het biedt om de zichtbare gegevens te wijzigen. De gegevens worden niet verwijderd of gewijzigd, alleen aan het zicht onttrokken.

Selecteer voor filterregels de kolom, rij of cellen die u wilt filteren. Klik er vervolgens met de rechtermuisknop op en kies Filteropties weergeven.

Vervolgens kunt u in de zijbalk (die had moeten worden gewijzigd om filteropties weer te geven), een filter toevoegen aan een kolom naar keuze. Net als bij voorwaardelijke markering, kunt u regels maken waarmee u gegevens strategisch kunt weergeven/verbergen.

AANTAL.ALS onder de knie krijgen in Numbers op Mac

Een van de krachtigste functies in Numbers op de Mac is AANTAL.ALS. Technisch gezien zijn er andere "ALS" -functies, maar als je eenmaal begrijpt hoe AANTAL.ALS werkt, kun je ook de rest uitzoeken.

In wezen stelt AANTAL.ALS gebruikers in staat om een ​​formule toe te passen op een reeks getallen, maar ook om getallen uit te sluiten die niet aan bepaalde voorwaarden voldoen. Dus je "TELT" nummers "ALS" ze aan jouw voorwaarden voldoen.

U kunt dit bijvoorbeeld gebruiken om alleen uw verkopen te tellen die hoger zijn dan $ 100, klanten te negeren die minder dan $ 10 hebben uitgegeven, of alleen te kijken naar betalingen die niet zijn verwerkt.

Om een ​​AANTAL.ALS-functie te gebruiken, klikt u op Invoegen bovenaan het scherm, dan Formule, dan Nieuw Formule. Hierdoor wordt de zijbalk gewijzigd om alle formules weer te geven die voor u beschikbaar zijn. Typ "IF" in de zoekbalk van dit zijpaneel en druk op opbrengst.

Wanneer u dit doet, ziet u functies zoals ALS, SUMIF, AVERAGEIF en natuurlijk AANTAL.ALS. Dit zijn allemaal functies die profiteren van de IF-functie, dus kies gewoon degene die van toepassing is op uw behoeften.

U zult merken dat er ook "-IFS" -functies zijn. Deze werken min of meer op dezelfde manier, behalve dat u meerdere collecties voor meerdere collecties kunt controleren in plaats van één collectie voor een enkele voorwaarde.

VERT.ZOEKEN gebruiken

Het volgende is VERT.ZOEKEN. VERT.ZOEKEN is een nietje-functie van Excel, en het is er een waar degenen die Numbers op Mac gebruiken, vertrouwd mee willen raken. Als je dat eenmaal bent, zul je merken dat je deze functie de hele tijd gebruikt.

Voor degenen die het niet weten, VERT.ZOEKEN is een functie waarmee u een specifiek stuk gegevens kunt opzoeken dat overeenkomt met een ander stuk gegevens. U kunt bijvoorbeeld het uurtarief opzoeken (kolom B) dat in rekening wordt gebracht bij een opdrachtgever (kolom A).

Van daaruit kunt u de waarde gebruiken die u in een andere functie hebt opgezocht. Het is dus een geweldige manier om te beginnen met het organiseren en transponeren van stukjes gegevens rond uw dataset.

Om VERT.ZOEKEN te gebruiken, gaat u de stappen opnieuw bekijken die zijn genomen in de laatste techniek die we hebben behandeld. Selecteer Invoegen bovenaan het scherm en kies vervolgens Formule en Nieuw Formule. Dit zou uw zijpaneel moeten veranderen om het formuleselectiepaneel weer te geven.

Typ in de zoekbalk van dit paneel "VERT.ZOEKEN" en druk op opbrengst op je toetsenbord. U zou VERT.ZOEKEN onmiddellijk moeten zien verschijnen.

Ga je gang en selecteer VERT.ZOEKEN om te beginnen met het maken van de formule in een cel naar keuze.

Om deze functie te laten werken, moet u de volgende informatie invullen:

• Zoeken naar: Hier voert u de waarde in die u wilt vinden. U kunt een nummer of een REGEX-tekenreeks invoeren. Als u niet bekend bent met REGEX, deze post zal je op snelheid brengen.
• Kolommen bereik: Het volgende gedeelte is de selectie van cellen waar u doorheen gaat zoeken. Geef dus aan in welke cellen u de. wilt vinden Zoeken naar inhoud binnen.
• Retourkolom: In de retourkolom geeft u op welk stuk gegevens u wilt retourneren. Als u bijvoorbeeld op zoek bent naar iemands Uurloon (Kolom A), dan wilt u misschien de waarde in kolom B trekken, die het dollarbedrag bevat dat ze verdienen. Met andere woorden, dit is de waarde die aangeeft welk stuk gegevens deze functie zal retourneren.
• Overeenkomst sluiten: Met deze parameter kunt u kiezen hoeveel speelruimte u geeft aan de gegevens die uw VERT.ZOEKEN-formule vindt. Stel bijvoorbeeld dat u op zoek bent naar het getal "5.5", maar de formule vindt in plaats daarvan "5.6". Je kunt gebruiken Overeenkomst sluiten om te beslissen of dit als een fout zou verschijnen of dat u het als nauwkeurig genoeg wilt beschouwen.

En dat is het! VERT.ZOEKEN kan een beetje lastig zijn om onder de knie te krijgen, maar als je dat eenmaal doet, zal het een echt krachtig hulpmiddel in je arsenaal zijn. Besteed er dus veel tijd aan totdat u er vertrouwd mee bent. Ik heb gemerkt dat Reddit-community's voor Excel en Numbers veel inzicht hebben in hoe VERT.ZOEKEN werkt, als je wat extra lectuur nodig hebt.

Samenwerken met collega's

Een van de eenvoudigste geavanceerde technieken die we in deze zelfstudie over Numbers op de Mac gaan bespreken, is samenwerking. In recente updates heeft Apple de mogelijkheid toegevoegd voor gebruikers om met elkaar samen te werken in Numbers.

Dit is een supereenvoudige en geweldige manier om u en uw team productiever te maken. Om dit te doen, klikt u op de Samenwerken knop in de werkbalk en deel de toegang tot uw spreadsheet met anderen via e-mail, sms of AirDrop.

De mensen met wie je samenwerkt, moeten een Apple-apparaat hebben, bij voorkeur een Mac of iPad, maar een iPhone werkt ook.

Wanneer u samenwerkt aan een Numbers-bestand, kunt u de exacte bewerkingen en bijdragen zien die anderen hebben gemaakt. Dit is geweldig om documenten met mensen te delen, aan hetzelfde bestand te werken met verschillende apparaten of op verschillende tijdstippen, en om uw team op de werkplek verbonden te houden.

AppleScript aan Numbers toevoegen

Last but not least, een behoorlijk geavanceerde techniek voor Numbers op Mac is het gebruik van AppleScript met je spreadsheets. Voor degenen die het niet weten, AppleScript is een basisscripttaal van Apple die kan worden gebruikt om bepaalde taken te automatiseren.

Voor degenen die bekend zijn met Excel, je hebt misschien ervaring met macro's. Met macro's kunt u basistaken automatiseren, zoals het invoeren van getallen of het bijwerken van informatie. Het is een geweldige tijdsbesparing en een die is ingebouwd in Excel.

Helaas heeft Apple nog geen soortgelijke functie als Numbers ingebouwd. In plaats daarvan moet u vertrouwen op AppleScript.

Het goede nieuws is dat AppleScript vrij eenvoudig is. Als je al enige programmeerervaring hebt, zou je het vrij snel moeten kunnen oppikken. En als je dat niet doet, kun je de basis leren of code kopiëren die anderen online hebben geschreven.

Zoals veel van wat er in dit artikel staat, hebben we geen tijd om een ​​diepe duik te nemen in alle dingen die je kunt doen met AppleScript in Numbers. Weet alleen dat als je merkt dat je veel repetitieve taken uitvoert in Numbers, je AppleScript kunt gebruiken om dat werk naar je computer te verplaatsen.

Numbers op Mac: een professional worden

En dat is het! Door de technieken die in dit bericht worden beschreven onder de knie te krijgen, kun je beginnen met het aanscherpen van je vaardigheden in Numbers op de Mac en vooruitgang boeken om een ​​echte professional te worden. Hoewel sommige van deze concepten in het begin misschien moeilijk te begrijpen zijn, is de kans groot dat je veel van dit spul dagelijks gaat gebruiken.

Dit zijn geweldige technieken om te leren als je op zoek bent om in Numbers of Excel te werken voor de kost. En voor degenen die Numbers alleen nodig hebben voor projecten thuis: dit stelt je in staat een heleboel nieuwe dingen te doen. Laat me in de reacties hieronder weten hoe je van plan bent om deze verschillende technieken te gebruiken!

Voor meer inzichten, nieuws en handleidingen over alles wat met Apple te maken heeft, bekijk de rest van de AppleToolBox-blog.

Tot de volgende keer!