Hoe maak je een vervolgkeuzelijst in Excel

Om gegevensinvoertaken vlekkeloos en snel te laten verlopen, moet u leren hoe u een vervolgkeuzelijst maakt in Excel.

Excel is een krachtige software voor gegevensinvoer. U kunt het gebruiken voor persoonlijke en professionele gegevensinvoer, zoals het maken van lijsten met kantoorbenodigdheden, het maken van lijsten met huishoudelijke benodigdheden, het maken van een inventaris voor een klein bedrijf of huis, en nog veel meer.

Bij elke gegevensinvoertaak moet u kleine gegevens invoeren, zoals namen, adressen, hoeveelheden, locaties, prijzen, enz. Wanneer iemand deze database controleert, wil hij misschien opmerkingen invoeren zoals gecontroleerd, lopende audit, gevonden fout, enz.

Als u of uw medewerker dit handmatig gaat doen, duurt het bereiken van de doelstelling dagen. Daarom moet u het Excel-blad automatiseren waar u gegevens vastlegt. Excel-vervolgkeuzelijstopdracht is basisautomatisering die u kunt gebruiken zonder Visual Basic-codering voor Excel te leren. Lees verder om te leren hoe u een lijst maakt in Excel met een vervolgkeuzelijst.

Wat is een vervolgkeuzelijst in Microsoft Excel?

Excel-vervolgkeuzelijst is een hulpmiddel voor gegevensvalidatie van de Excel-toepassing. U moet een bereik of een lijst met gegevens selecteren voor de vervolgkeuzelijst. Pas vervolgens eenvoudig de opdracht Gegevensvalidatie toe voor de vervolgkeuzelijst in de doelcel of celbereiken om suggesties voor gegevensinvoer te krijgen.

Vervolgkeuzelijsten elimineren giswerk bij de gegevensinvoertaak. U maakt ook geen typefouten en andere fouten wanneer u de vervolgkeuzelijstfunctie van Excel gebruikt. Het is ook de meest gebruikte automatiseringstool voor gegevensinvoer op Microsft Excel.

Hier zijn enkele scenario's waarin u deze opdracht voor gegevensvalidatie kunt toepassen:

• U maakt een database in Excel en u hebt de gegevensinvoeroperatoren nodig om de gegevens in te voeren die u nodig hebt, geen rommel.
• U wilt dat de gegevensinvoeroperators alleen gecategoriseerde gegevens gebruiken bij het invoeren van informatie in een Excel-werkblad.
• U maakt gratis online of offline formulieren in Excel en u wilt dat de gebruiker alleen gegevens invoert die beschikbaar zijn in het formulier en niets anders.
• Uw database bevat repetitieve namen, telefoonnummers, adressen, enz. Ook betaal je, afhankelijk van deze gegevens, rekeningen of facturen. Daarom is nauwkeurigheid van cruciaal belang voor het project. In zo'n geval moet u gebruik maken van vervolgkeuzelijsten in Excel.
• U maakt een Excel-blad voor huishoudelijke benodigdheden en u wilt dat de gezinsleden alleen items invoeren uit een toegestane lijst met items.
• Uw gegevensinvoerteam maakt graag gebruik van sneltoetsen en hiervoor bieden Excel-vervolgkeuzelijsten ongeëvenaard gemak.
• U maakt een database met kantoorbenodigdheden of inkoopaanvragen en u wilt alleen dat werknemers inkoopaanvragen aanmaken voor vooraf goedgekeurde schrijfwaren, IT-hardware of accessoires.

Er zijn twee manieren om een ​​lijst te maken in Excel met drop-down pijlen. De ene gebruikt een vooraf geconfigureerd gegevensbereik en de andere typt de opties handmatig. Hieronder vindt u de stappen voor het meest geautomatiseerde vervolgkeuzemenu in Excel:

• Maak een nieuw werkblad in Excel en geef het een naam Databank.
• Maak nu een kolomkop in de cel A1 volgens het type of een andere naam die je leuk vindt. Ik geef de vervolgkeuzelijst bijvoorbeeld een kolomkop IT-hardware in deze zelfstudie.
• Kopieer en plak nu gegevens van ergens anders of typ handmatig om de cellen onder de kolomkop te vullen met items die u in het vervolgkeuzemenu wilt hebben.
• Ik typ aankoopverzoekopties voor IT-apparaten in, zoals monitor, luidspreker, RAM, CPU, pc-behuizing, GPU, PSU, enzovoort.

Tot nu toe hebt u met succes de database gemaakt van waaruit de opdracht Excel-gegevensvalidatie vervolgkeuzelijsten of keuzes zal weergeven. Laten we nu de eigenlijke vervolgkeuzelijst maken door de hier genoemde stappen te volgen:

• Selecteer de cel waar u een vervolgkeuzelijst in Excel wilt maken.
• Klik nu op de Gegevens tabblad op de Excel-lintmenu.
• In de Gegevenshulpmiddelen commando sectie, klik op de Gegevensvalidatie vervolgkeuzepijl.
• Er wordt een contextmenu geopend met een paar opties. Kiezen Gegevensvalidatie.
• Nu zou je de Opdracht gegevensvalidatie tool op het werkblad waar u een vervolgkeuzelijst voor Excel wilt toevoegen.
• Het bevat drie tabbladen. Dit zijn invoerbericht, instellingen en foutwaarschuwing.
• Klik Instellingen.
• Onder de Validatie criteria optie, klikt u op de vervolgkeuzelijst onder de Toestaan menu.
• Kiezen Lijst uit de vervolgkeuzelijst.
• Standaard is de Dropdownmenu in de cel En Negeer blanco vinkje moet worden aangevinkt. Zo niet, controleer ze dan.
• Klik op de pijl omhoog in de Bron veld. De Gegevensvalidatie dialoogvenster wordt nu geminimaliseerd tot een dunne balk met een leeg veld.
• Ga naar de Database-werkblad en selecteer het celbereik in de vervolgkeuzelijst Excel.
• Kies enkele lege cellen onder het laatste item. Het zal u helpen de lijst uit te breiden zonder de bron opnieuw te bewerken.
• Excel vult automatisch de brongegevens in voor de vervolgkeuzelijst. Je hoeft alleen maar op de te klikken pijl naar beneden op de dunne Gegevensvalidatie bar.
• U zou nu het uitgebreide dialoogvenster Gegevensvalidatie opnieuw moeten zien. Maar deze keer ziet u een brongegevensbereik in de Bron veld.
• Gewoon klikken OK, en je bent helemaal klaar.

Gefeliciteerd! U hebt uw eerste vervolgkeuzelijst in Excel gemaakt. Kopieer dit nu gewoon ergens anders waar u dezelfde items moet tonen wanneer een werknemer of een andere gebruiker gegevens invult in een gegevensinvoerblad.

U kunt het databasewerkblad vergrendelen zodat niemand wijzigingen kan aanbrengen in de lijst met opties in de vervolgkeuzelijsten in het gegevensinvoerwerkblad. Volg deze snelle stappen om lijstitems te beveiligen:

• Kies de celbereiken die u wilt vergrendelen.
• Klik met de rechtermuisknop en selecteer vervolgens Cellen opmaken.
• Ga naar de Bescherming tabblad en vink het aan Op slot keuze.
• Klik OK toe te passen Cellen opmaken veranderingen.
• Ga nu naar de Beoordeling tabblad op het Excel-lint.
• Selecteer de Blad beschermen icoon.
• Op de Blad beschermen dialoogvenster, voert u een wachtwoord in het lege veld in.
• Voer het wachtwoord opnieuw in en Excel zal het werkblad voorgoed vergrendelen.

Als u een kort vervolgkeuzemenu wilt, zoals Ja/Nee, gecontroleerd/niet gecontroleerd, toegewezen/open, voltooid/onvolledig, enz., kunt u de handmatige lijst gebruiken in plaats van de gegevensbereikmethode. Het bespaart tijd. U kunt als volgt een vervolgkeuzelijst in Excel maken met behulp van lijstitems:

• Klik op een cel om een ​​vervolgkeuzemenu te vullen.
• Selecteer Gegevensvalidatie van de Gegevens tabblad van het lintmenu.
• Onder de Toestaan menu, klik Lijst.
• Typ nu gewoon de lijst met items in het Bron veld.
• Zorg ervoor dat u elk item scheidt met een komma.
• Klik OK om de vervolgkeuzelijst toe te passen.

Dit is de eenvoudigste en snelste methode om een ​​eenvoudige vervolgkeuzelijst in Excel te maken. De eerste methode is echter betrouwbaarder wanneer u veel vervolgkeuzelijsten gebruikt.

Een lege vervolgkeuzelijst zegt misschien niet veel tegen de gegevensinvoeroperators. U moet specifieke instructies toevoegen, zodat ze geen fouten maken. Zo kunt u een instructiebericht toevoegen aan vervolgkeuzelijsten in Excel:

• Klik op een cel die een actief bevat Opdracht gegevensvalidatie.
• Ga nu naar de Gegevens tabblad > Gegevensvalidatie > klik Gegevensvalidatie.
• Binnen in de Gegevensvalidatie dialoogvenster, klikt u op de Bericht invoeren tabblad.
• Typ een kleine tekst voor de Titel en vervolgens een gedetailleerd bericht in de Bericht invoeren veld.
• Klik OK om de wijzigingen toe te passen.

Wanneer een gebruiker nu een cel selecteert met een actieve vervolgkeuzelijst Gegevensvalidatieopdracht, zien ze een bericht over hoe de cel moet worden gevuld met items uit de vervolgkeuzelijst.

Als iemand een fout maakt bij het gebruik van de keuzelijsten op uw Excel-invoerblad, kunt u ook een foutmelding weergeven. Dit zorgt ervoor dat de gebruiker actie onderneemt om de fout op te lossen en de cel niet overslaat. Dit zijn de stappen om Display an Error Alert te activeren:

• Volg de eerder genoemde stappen totdat u de Gegevensvalidatie dialoog venster.
• Selecteer nu de Foutmelding tabblad.
• Kies een Foutstijl uit drie opties: Stop, Waarschuwing en Informatie.
• Typ vervolgens een korte tekst voor de Titel van de Foutmelding.
• Voer nu een gedetailleerd bericht in de Foutmelding veld.

Goed gedaan! Met geactiveerd Geef een foutwaarschuwing weer, het werkblad toont een foutdialoogvenster als iemand iets anders typt dan de items die worden vermeld in de vervolgkeuzelijst in Excel.

Nu weet u hoe u een lijst in Excel kunt maken met een vervolgkeuzelijst op twee verschillende manieren. U kunt manieren uitproberen om Excel-vervolgkeuzelijsten te maken en gegevensinvoerformulieren te maken om uw werknemers te helpen.

U kunt ook een intuïtieve lijst met thuisbenodigdheden maken voor boodschappen, hardware, kleding, hulpprogramma's en meer met behulp van vervolgkeuzelijsten in Excel.

Vergeet niet hieronder te reageren als je een andere coole manier weet om een ​​vervolgkeuzelijst in Excel te maken.

Leer het volgende maak rijen of kolommen zichtbaar in Excel en een beetje Excel-kalendersjablonen voor elk jaar.