Er is altijd een reden om e-mails naar verschillende mensen te sturen. Hier leest u hoe u een distributielijst in Outlook kunt maken.
Als Outlook-gebruiker moet u mogelijk belangrijke officiële of persoonlijke e-mails naar meerdere mensen sturen. In dergelijke situaties zal het individueel verzenden van e-mails meer tijd en moeite vergen.
U kunt een distributielijst instellen in Outlook en het gedoe van het toevoegen van meerdere e-mailadressen in het veld Aan elimineren.
Maar laten we eerst meer te weten komen over de distributielijst en het belang ervan.
Wat is een distributielijst in Outlook?
De distributielijst is een lijst met contactpersonen of e-mailadressen die kunnen worden gebruikt om e-mails naar hen allemaal te verspreiden of te verzenden.
Het is dus een groep e-mailadressen die u kunt gebruiken om een e-mail te verzenden. Deze lijsten worden ook vermeld in verschillende Outlook-versies als Contactlijst en Contactgroep.
Als u een distributielijst heeft, verschijnt deze in uw contactenlijst en adresboek.
Waarom heb je een distributielijst nodig in Outlook?
Het kan moeilijk zijn om een e-mail te sturen naar verschillende mensen, vooral als u deel uitmaakt van een organisatie met honderden of duizenden werknemers.
De distributielijst automatiseert deze alledaagse en repetitieve taak om e-mailadressen afzonderlijk toe te voegen wanneer u een e-mail naar een groep mensen wilt sturen.
U kunt de lijst eenmalig maken en jarenlang gebruiken, tenzij sommige medewerkers de organisatie of het team binnenkomen of verlaten.
In dat geval kunt u de distributielijst ook naadloos bewerken om deze up-to-date te houden. Bovendien helpt een distributielijst u te voorkomen dat u per ongeluk iemand toevoegt als uw e-mailontvanger.
Verschil tussen distributielijst, distributiegroep en contactgroep
U zult merken dat termen als distributielijst en contactgroep door elkaar worden gebruikt in het Microsoft- of Outlook-ecosysteem.
Hoewel deze hetzelfde betekenen, wordt de distributielijst gebruikt in de oudere versies van de Outlook-app.
Sommige mensen kunnen ook termen als distributiegroep en contactlijst gebruiken om naar de distributielijst te verwijzen.
In het geval van Office 365 abonnementen zijn distributielijsten bedoeld voor de gehele organisatie.
Behalve dat ze centraal worden beheerd, ontvangen deze lijsten e-mails van het e-mailadres van de organisatie in plaats van het persoonlijke e-mailadres.
Omgekeerd kunnen contactgroepen worden gemaakt op een persoonlijk Outlook-e-mailaccount.
Een distributielijst maken in Outlook vanuit de webapp
Terwijl u uw Outlook opent via de web-app, kunt u deze stappen volgen om een lijst met contactpersonen of distributielijst toe te voegen:
- Open Vooruitzichten in de webbrowser en klik op de Mensen icoon.
- Klik op de vervolgkeuzepijl naast Nieuw contact om de te selecteren Nieuwe contactenlijst.
- Er verschijnt een pop-up op het scherm.
- U moet een naam voor de lijst invoeren.
- Voeg de e-mailadressen toe van alle mensen die u in deze distributielijst wilt opnemen.
- Als je wilt, kun je ook een beschrijving toevoegen.
- Klik Klaar, en je hebt zojuist een Outlook-distributielijst.
- Voeg bij het e-mailen van de groep de groepsnaam toe aan het Naar het veld.
Een distributielijst maken in Outlook Desktop
Zelfs als u een Outlook-app op uw Windows hebt, kunt u eenvoudig een distributielijst maken die bekend staat als een contactgroep. Hier zijn de snelle stappen om daar een Outlook-distributielijst te maken:
- Open de Outlook-app en selecteer de Mensen tabblad.
- Klik op de Nieuw contact vervolgkeuzepijl.
- Kiezen Contact Groep.
- Je ziet een nieuw venster voor die groep of lijst.
- In de Naam veld, voeg de lijstnaam toe.
- Klik op Lid toevoegen knop.
- Kies van waar (Outlook-contacten, adresboek, e-mailcontact) u mensen aan deze groep wilt toevoegen.
- Selecteer iemand en klik op de Leden knop om ze aan de lijst toe te voegen.
- Om meerdere mensen tegelijk te selecteren, drukt u op de Ctrl toets terwijl u alle namen selecteert.
- Als u klaar bent, klikt u op OK om terug te keren naar de Contact Groep raam.
- Klik Opslaan en sluiten wijzigingen toe te passen.
Een distributielijst maken in Outlook voor Mac
De functie Outlook-distributielijst is ook beschikbaar voor Mac-gebruikers. U kunt dus met deze stappen een distributielijst maken in Outlook Mac:
- Open Outlook voor Mac en selecteer Mensen.
- Kiezen Nieuwe contactenlijst onder de Thuis tabblad.
- Wijs een naam toe aan de lijst.
- Klik op Toevoegen knop en typ de eerste paar letters van de naam van de contactpersoon die u wilt opnemen.
- Selecteer die naam om deze toe te voegen.
- Typ het e-mailadres om iemand toe te voegen die niet op de contactenlijst staat.
- Klik op de Opslaan en sluiten knop wanneer alle namen succesvol zijn toegevoegd.
Conclusie
Nu u weet hoe u een distributielijst in Outlook kunt maken, kunt u uw e-mails naadloos naar veel mensen verzenden.
Of u nu Windows of Mac gebruikt, door onze stappen te volgen, kunt u een Outlook-distributielijst maken.
U kunt reageren om uw ervaring met het opzetten van een distributielijst in Outlook te delen. Na het maken van een lijst, wil je misschien contactenlijst delen met een andere Outlook-gebruiker.