Afdruk samenvoegen van Excel naar Word op 2 manieren

Als u moeite heeft om bulk-e-mails of e-mails naar klanten en klanten te verzenden door de inhoud van elk document te personaliseren, kan Afdruk samenvoegen helpen. Voor mailmerge is de beste combinatie Excel en Word. Hier vindt u hoe u op twee eenvoudige manieren mailmerge van Excel naar Word.

Afdruk samenvoegen is de meest betaalbare vorm van kantoorwerkautomatisering op desktop- en laptopcomputers. U hoeft alleen de Microsoft Word-app te configureren om gegevens voor tijdelijke aanduiding-teksten op te halen uit een database, zoals een Excel-bestand voor één document.

Eenmaal ingesteld, kunt u met één klik gepersonaliseerde brieven, enveloppen, e-mails, adresboeken, adresetiketten, enzovoort maken. Als u leert hoe u een samenvoegbewerking van Excel naar Word uitvoert, kunt u facturen, maandelijkse rekeningen, abonnementsgegevens en vele andere officiële documenten voor honderden en duizenden klanten in een paar klikken.

Door te leren hoe u vanuit Excel een samenvoegbewerking in Word uitvoert, kunt u gegevensrijke e-mails en mails maken en menselijke fouten voorkomen die een risico vormen bij het handmatig maken van dergelijke documenten. Dus laten we aan de slag gaan met de methoden om een ​​samenvoegbewerking van Excel naar Word uit te voeren.

Er zijn twee manieren om een ​​samenvoegbewerking van Excel naar Word uit te voeren. De eerste is de handmatige methode waarbij je zelf de placeholder-teksten toevoegt voor één document en Word doet de rest voor de rest van de mails of e-mails. Leer hier de stappen voor handmatige mail merge:

Allereerst moet u een database maken waaruit MS Word gegevens ophaalt in Afdruk samenvoegvelden binnen de sjabloon e-mail, e-mail, factuur, enz. U moet de Excel-database zo maken dat alle gegevens van één ontvanger in één rij beschikbaar zijn.

U kunt verschillende gegevens scheiden in een enkele rij onder verschillende kolomkoppen. Deze kolomkoppen werken als tegenhanger voor Afdruk samenvoegvelden in Word. U kunt nu de kolomkop maken zoals u wilt. Maar later moet u kleine wijzigingen aanbrengen in kolomkoppen om velden in Word overeen te laten komen.

Hieronder vindt u de basisstappen voor het maken van een database voor Afdruk samenvoegen in Excel. Deze zelfstudie maakt een factuur voor een klein bedrijf of bedrijf aan huis waar u bulkfacturen kunt verzenden en maandelijkse rekeningen betaalbaar aan duizenden klanten zonder afhankelijk te zijn van dure online oplossingen of derde partijen agentschappen:

• Maak een leeg Excel-bestand en hernoem de bladnaam naar Facturen.
• U moet alle gegevens voor Afdruk samenvoegen in dit werkblad invullen.
• Maak nu de items aan die u in het samenvoegdocument wilt opnemen als kolomkoppen. Deze zullen functioneren als Afdruk samenvoegvelden in Word.
• Typ een klantnaam en alle andere gerelateerde informatie onder de respectieve kolomkop in dezelfde rij. Als u rijen voor dezelfde klant wijzigt, kan Word niet de juiste informatie invullen in het samengevoegde document.

• Naarmate uw klantenbestand groter wordt, kunt u beginnen met het toevoegen van nieuwe klantnamen onder de Kolomkop klant.
• Ook kunt u nieuwe gegevens voor bestaande of nieuwe klanten toevoegen onder de specifieke kolomkoppen.
• Elke keer dat u deze database bijwerkt, maakt Word samenvoegen automatisch een nieuw klantdocument om toe te voegen klanten, laat klanten weg als u er enkele verwijdert, en werk ook de cijfers in het document bij volgens informatie uit de Excel databank.
• Afdruk samenvoegen in Word importeert de getalopmaak niet uit Excel. Om getalopmaakelementen, zoals decimalen, valutasymbolen, enz. te behouden, moet u een korte code invoegen in specifieke mailmerge-velden. Ik zal de code en truc vermelden om deze later in deze zelfstudie te gebruiken.

Dat is het! U hebt met succes de Excel-database gemaakt voor het samenvoegproject. Goed werk! Laten we beginnen met het maken van de samenvoegsjabloon in Microsoft Word.

Eerst moet u de factuur-e-mail of e-mail opstellen die u naar uw klanten en klanten wilt sturen. De brief moet wat basisinformatie over u bevatten, zoals hieronder weergegeven. Deze zijn statisch voor alle e-mails en mails.

• Uw naam
• Uw bedrijfsnaam
• Uw zakelijke adres
• Bedrijfslogo (indien van toepassing)
• Een signatuurlijn

Nu u de Word-sjabloon hebt gemaakt waarop u samenvoegvelden gaat toevoegen, gaan we de onderstaande stappen bekijken:

• Klik op het tabblad Verzendlijsten op het Word-lint en selecteer vervolgens Afdruk samenvoegen starten.

• Van de keuzelijst, kies het type document dat u wilt maken. Laten we selecteren E-mailberichten.
• Klik nu opnieuw Mailingen maar kies deze keer Selecteer Ontvangers.
• Aangezien u een samenvoegbewerking van Excel naar Word wilt uitvoeren, selecteert u de Gebruik een bestaande lijst keuze.

• Zoek nu de samenvoegdatabase die eerder in Excel is gemaakt en selecteer de Facturen werkblad in de Selecteer Tabel dialoog venster.
• Nu zou je moeten zien dat de Velden schrijven en invoegen commandogroep wordt geactiveerd in het Word-lintmenu > Mailingen.

Tot nu toe heb je de Excel-database voor Afdruk samenvoegen gekoppeld aan Word. Vervolgens leren we hoe u de vereiste velden in het mailmerge-sjabloondocument hieronder kunt invullen:

• Klik op de Groeten Lijn optie op het tabblad Verzendlijsten en maak de begroetingsregel die u wilt toevoegen. De «GroetenLijn» tijdelijke aanduiding voor tekst zal verschijnen.

• Nu kunt u een verklaring schrijven met vermelding van de factuurbetaling. Dit wordt een statische verklaring die naar alle ontvangers gaat.
• Onder de begroetingsregel kunt u andere samenvoegvelden toevoegen, zoals E-mailadres gebruiker"Klanten email"; Factuurnummer: «Invoice_Number»; Factuurdatum: «Invoice_Date», enz.

• Klik vervolgens op de Voeg samenvoegveld in optie om te beginnen met het toevoegen van de dynamische componenten van het samenvoegproject.
• De opdracht Samenvoegveld invoegen toont alle kolomkoppen die beschikbaar zijn in de Excel-database die u aan het samenvoegdocument hebt toegevoegd. Neem de tijd om de gewenste velden toe te voegen.

• U kunt bijvoorbeeld deze samenvoegvelden toevoegen: «Diensten_Lijn_1»; «Datum_Lijn_1»; «Bedrag_Lijn_1»; «Diensten_Lijn_2»; «Datum_Lijn_2»; «Bedrag_Lijn_2»; "Totaal bedrag_".

• Nu je alle dynamische velden hebt toegevoegd, kun je je e-mail sluiten door een slotopmerking en handtekeningregel toe te voegen. Nogmaals, dit zou een statisch onderdeel zijn.
• U kunt nu op de Voorbeeld resultaten knop onder het tabblad Verzendlijsten om het eerste samengevoegde document te bekijken.

Zoals u in het voorbeeld kunt zien, wordt het factuurbedrag niet weergegeven in de valuta of decimalen. Volg de stappen die hier worden beschreven om dit op te lossen:

• Klik met de rechtermuisknop op de «Bedrag_Lijn_1» samenvoegveld en klik op Toggle Veldcodes.

• Nu zou je MERGEFIELD moeten zien en dan het veld.
• Voer de volgende code in zoals weergegeven in de afbeelding hierboven:

#$0.00

• Selecteer nu het veld opnieuw, klik met de rechtermuisknop en Toggle Veldcodes.

• Bekijk vervolgens het voorbeeld om te bevestigen of Afdruk samenvoegen de getalopmaak importeert of niet.
• U kunt de bovenstaande code nu invoeren in andere samenvoegvelden met nummers zoals «Bedrag_Lijn_2» En "Totaal bedrag_".

U kunt nu belangrijke gegevens in de e-mailsjabloon markeren. Afdruk samenvoegen in Word neemt de opmaak over in alle andere documenten die u in dit samenvoegproject maakt.

Als je klaar bent, klik je Voltooien en samenvoegen > Individuele documenten bewerken > Alle in de Records samenvoegen dialoog venster. Klik OK om alle samengevoegde documenten voor elke klant aan te maken in de Excel-database.

Afdruk samenvoegen in Word maakt een nieuw document met de samengevoegde e-mails. U moet het bestand dus apart opslaan of direct e-mails versturen.

De tweede manier om een ​​samenvoegbewerking uit te voeren, is door de wizard Afdruk samenvoegen van Microsoft Word te gebruiken. Dit is echter een lastige methode. U moet de brondatabase in Excel aanpassen aan de beschikbare Afdruk samenvoegvelden in Word. Dit is wat u moet doen om de automatische samenvoegbewerking in Word uit te proberen:

• Maak het sjabloon Word-document en klik vervolgens op Mailingen > Afdruk samenvoegen starten > het type document dat u wilt produceren.

• Dan klikken Afdruk samenvoegen starten opnieuw en selecteer vervolgens Stapsgewijze wizard Afdruk samenvoegen.

• De instructies verschijnen in zes stappen in het navigatievenster aan de rechterkant van Word.
• U moet de taak uitvoeren die in de eerste stap wordt getoond en vervolgens op Volgende: Startdocument klikken om de wizard te volgen.

U kunt gegevens vanuit Excel automatisch samenvoegen in Word met behulp van de functie Afdruk samenvoegen in Word. Hiervoor dient u het Excel-bestand bij u te hebben. Maak vervolgens een nieuw Word-document en begin met het schrijven van uw e-mail of post. Op de plaatsen waar u waarden uit Excel moet importeren, klikt u op het veld Afdruk samenvoegen invoegen en voegt u de vereiste waarde toe.

Voordat u dit doet, moet u de Excel-database toevoegen door naar Mailings > Ontvangers selecteren > Gebruik een bestaande lijst te gaan en het Excel-bestand te kiezen. Nadat u het sjabloondocument handmatig hebt gemaakt, voltooit u de samenvoeging en Word maakt alle andere e-mails of mails automatisch aan voor de respectieve ontvangers.

U kunt een samenvoegbewerking maken op basis van Excel-gegevens, zoals u gewoonlijk doet voor een nieuwe lijst met contactpersonen of contactpersonen uit Outlook. Maar om gegevens uit een Excel-werkblad te gebruiken, volgt u deze stappen:

• Sla het Excel-bestand en de Word-sjabloon voor samenvoegen op in de lokale opslag.
• Open het Word-bestand en klik op Mailings.
• Kies nu de optie Ontvangers selecteren en klik op Gebruik een bestaande lijst.
• Navigeer nu naar het station waar het Excel-bestand staat, selecteer het en klik vervolgens op Openen.
• Dat is het! U hebt het Excel-bestand gekoppeld voor Afdruk samenvoegen.

Volgens de stapsgewijze wizard Afdruk samenvoegen zijn de volgende zes stappen voor Afdruk samenvoegen in Word:

• Selecteer het documenttype zoals brieven, enveloppen, mappen, etc.
• Selecteer het startdocument zoals het huidige document of het bestaande document
• Selecteer ontvangers uit een bestaande lijst (Excel), Outlook-contactpersonen of een nieuwe lijst
• Schrijf je brief
• Bekijk een voorbeeld van uw brieven
• Voltooi de samenvoeging

Nu weet u hoe u een samenvoegbewerking van Excel naar Word kunt uitvoeren door de handmatige methode of de Word-wizard Afdruk samenvoegen te volgen. Probeer een van de methoden uit, afhankelijk van uw samenvoegdocument, database en de mate van personalisatie die u nodig heeft.

Vergeet niet hieronder commentaar te geven als u andere moeiteloze methoden kent voor het uitvoeren van een samenvoegbewerking in Word vanuit Excel. Misschien vind je het ook leuk om te weten hoe u labels afdrukt vanuit Excel met behulp van MS Word mail merge En opmerkingen en wijzigingen uit meerdere documenten samenvoegen.