Gezamenlijke vergadernotities worden nu uitgerold naar Teams-klanten en ze doen precies wat ze zeggen.
Online communicatie en samenwerking is een belangrijk aandachtsgebied voor hybride werkomgevingen en het is belangrijk voor software zoals Microsoft Teams om aan deze vraag te voldoen. Microsoft werkt Teams regelmatig bij met nieuwe functies en verbeteringen om nieuwe gebruikers te blijven lokken. Nu heeft het een zeer nuttige functionaliteit aan Teams toegevoegd in de vorm van gezamenlijke vergadernotities.
Gebruikers van Microsoft Teams Public Preview kunnen nu profiteren gezamenlijke notities bij vergaderingen. Ze doen precies wat ze zeggen op het blik, in die zin dat ze je in staat stellen om te delen en samen te werken op vergadernotities op een uniforme plek in plaats van dat u aantekeningen maakt in de chat of op een aparte plaats app. Het doel is om de vergaderprocedure voor iedereen efficiënter en gemakkelijker te maken.
Via gezamenlijke notities kunnen gebruikers samenwerken om notities te maken, agenda's te maken en actiepunten te genereren. Bovendien worden alle taken die zijn toegewezen met behulp van samenwerkingsnotities automatisch gesynchroniseerd met de Tasks-app in Teams, To Do en Planner voor een betere tracking van actie-items. Bovendien kunnen Microsoft Loop-componenten in Teams ook worden gebruikt om gebruikers in staat te stellen samen te werken in een chatbericht. Hierdoor kunnen ze iedereen op de hoogte houden, aangezien notities op alle apparaten worden gesynchroniseerd.
Om gezamenlijke vergadernotities te gebruiken, plant u een vergadering in Teams en voegt u een terugkerende agenda voor alle vergaderingen toe door op te klikken Voeg een agenda toe die iedereen kan bewerken optie onderaan het formulier. Nadat u deelneemt aan een Teams-vergadering, klikt u op de Notities knop in de werkbalk bovenaan om toegang te krijgen tot de gezamenlijke notities in een apart venster. U kunt in dit deelvenster een agenda bekijken of maken, samen met het maken van aantekeningen en het volgen van taken. Zoals eerder vermeld, als je een taak krijgt toegewezen, wordt deze automatisch gesynchroniseerd met de Taken-app in Teams, Planner en To Do, en ontvang je ook een e-mail over de opdracht. De notities kunnen ook rechtstreeks naar uw OneNote worden gesynchroniseerd, terwijl u met Loop ze op elk gewenst moment rechtstreeks in Teams kunt bekijken.
Aangezien deze functie momenteel in openbare preview is, zijn er begrijpelijkerwijs enkele bekende problemen. Deze omvatten externe en gastgebruikers die helemaal geen toegang hebben tot vergadernotities, en foutmeldingen als u een vergadering bijwoont met meer dan 100 deelnemers of als u een deelnemer bent van 300 vergaderingen inclusief taken. Bovendien, als je iemand wilt taggen met notities die zijn geopend in Microsoft 365, moet je hem eerst toegang geven via de Deel en informeer dialoog.
Evenzo zijn er ook verschillende beperkingen. Vergadernotities worden niet ondersteund in 1:1 gesprekken, kanaalvergaderingen en de optie "Nu vergaderen". Bovendien werken notulen van vergaderingen momenteel niet in de mobiele app, die implementatie staat gepland voor uitrol in augustus 2023. Ten slotte heeft Microsoft opgemerkt dat "als de eigenaar van de vergadering een mailbox gebruikt die is opgeslagen op een lokale Exchange-server, er geen gezamenlijke notities aan de vergadering kunnen worden toegevoegd op het moment van plannen. Om Collaborative-notities toe te voegen, moet de eigenaar van de vergadering eerst de uitnodiging voor de vergadering verzenden en later Collaborative-notities toevoegen."
Wat de beschikbaarheid betreft, kunnen vergadernotulen alleen worden gebruikt door Teams Public Preview-klanten die Windows, macOS of de webversie van Teams gebruiken. Als u geen optie voor vergadernotities ziet, is dit wat IT-beheerders en eindgebruikers moeten doen om vergadernotities in te schakelen:
- Als de Volg Office-preview optie is geselecteerd, schakelt het automatisch Teams Public Preview-functies in voor elke gebruiker die is ingeschreven in Office Current Channel (Preview). Er zijn geen acties meer vereist door de eindgebruiker.
- Als de Ingeschakeld optie is geselecteerd, moet de eindgebruiker dat ook doen aanmelden voor de openbare preview van Teams in hun Teams-app om toegang te krijgen tot de functies van Teams Public Preview.
- Als de Gedwongen optie is geselecteerd, wordt Teams Public Preview automatisch ingeschakeld voor de eindgebruiker. Er zijn geen acties meer vereist door de eindgebruiker.
Aangezien de notulen van de vergadering momenteel alleen beschikbaar zijn als openbare preview, moet u ervoor zorgen dat u Microsoft rechtstreeks feedback geeft via de Help > Feedback geven knop in de Teams-app.