Er lijkt nooit een einde te komen aan e-mails, telefoontjes en taken die op een dag moeten worden voltooid. Het is praktisch onmogelijk om op de hoogte te blijven van uw werk zonder een beetje hulp. We hebben een lijst gemaakt met 8 essentiële hacks op de werkplek, gericht op technologie om de productiviteit te verhogen en tegelijkertijd gezond te blijven.
1. Stel uw telefoon in op 'Niet storen'
Bijna iedereen heeft het instinct om onmiddellijk op zijn telefoon te kijken wanneer hij de trilling in zijn zak voelt of het zachte pingen van zijn telefoon hoort. Door uw telefoon eenvoudig op 'Niet storen' in te stellen tijdens belangrijke delen van uw dag, kunt u onnodige afleiding voorkomen.
De kans is groot dat wat het ook was, kan wachten.
2. Gebruik 'Voice to Text' om te dicteren
Er zijn maar weinig mensen die zo snel kunnen typen als ze kunnen praten. Door software zoals Dragon of IBM's Watson te gebruiken, kunt u taken veel efficiënter uitvoeren.
Momenteel zijn er meerdere versies beschikbaar. Dus zelfs als je in een branche werkt met veel specifieke volkstaal of jargon, zoals de medische sector, kun je er nog steeds een krijgen die elk woord dat je zegt herkent.
3. Gebruik blauwlichtfilters of een bril
Deze hack kan levensreddend zijn. Een toenemend aantal studies laten zien dat de hoeveelheid tijd die mensen doorbrengen voor bronnen die blauw licht uitstralen, negatieve effecten kan hebben. Deze kunnen variëren van hoofdpijn en vermoeide ogen tot slaapproblemen.
Blauwlichtbrillen of monitorfilters kunnen deze problemen tegen minimale kosten helpen verlichten.
4. Programma's voor online conferentiegesprekken gebruiken
Programma's zoals Slack en Whatsapp kunnen een enorm voordeel zijn voor de productiviteit van een team. Ze bieden de mogelijkheid om altijd verbonden te zijn. Nu is er geen wachten op een antwoord-e-mail. U kunt individuele groepen instellen om alleen de benodigde teamleden op te nemen. Aangezien er desktop- en mobiele applicaties zijn, kunt u vergaderingen opzetten, ongeacht waar uw team zich momenteel bevindt.
Als een videogesprek nodig is, dan is er een overvloed aan opties, waaronder MS Team, Zoom of Skype voor bedrijven. Deze bieden allemaal gebruiksvriendelijke indelingen, zodat uw team kan samenwerken.
5. Outlook-agenda's delen
Deze hack is waarschijnlijk een van de gemakkelijkste om over het hoofd te zien. Elke keer dat er een vergadering is, kan het lastig zijn om de meest geschikte tijd te vinden. Door simpelweg een Outlook-agenda te delen, kan elk lid van het team zien wat andere leden van plan zijn. Dit vermindert de hoeveelheid communicatie die nodig is om vergaderingen te plannen, en als een toegevoegde bonus is het een gemakkelijke manier om ieders verjaardag te onthouden.
6. Macro's gebruiken om de workflow te stroomlijnen
Het gebruik van macro's kan echt helpen om repetitieve taken die deel uitmaken van uw dag te stroomlijnen. Microsoft Suite en Google Docs kunnen beide aangepaste macro's uitvoeren. Besteed een paar minuten aan het leren wat ze voor u kunnen doen en u kunt zien hoe uw productiviteit snel toeneemt.
7. Maak dagelijks prioriteitenlijstjes
Door voor uzelf en uw team een geprioriteerde takenlijst te maken, kunt u ervoor zorgen dat iedereen aan het werk is.
Er zijn veel apps die je hierbij kunnen helpen. Zoek eenvoudig in uw favoriete app store. Begin dan met het maken van een lijst van alles wat gedaan moet worden met de deadline voor elk regelitem. Verdeel vervolgens de items in voor categorieën; urgent en belangrijk, belangrijk maar niet urgent, urgent maar niet belangrijk en niet belangrijk of urgent.
Als u dit eenmaal hebt gedaan, kunt u moeiteloos beslissen wat er moet gebeuren en wat kan wachten. Laten we het toegeven: veel van wat we kunnen doen, zijn dingen die kunnen wachten.
8. Neem technische pauzes
Hoewel dit technisch gezien geen technologische hack is, is het een geweldige mentale hack. Neem een keer per uur een korte pauze. Sta op van je bureau en rek je uit of loop naar de waterkoeler. Door simpelweg een paar minuten weg te blijven van de technologie, kunt u veel effectiever resetten en aan de slag gaan.
Er is echter een sleutel tot deze hack. Neem geen pauze van technologie door op uw telefoon te gaan of uw e-mail te checken.
Dat is een onderbreking van de taak, geen onderbreking van de technologie. Probeer het eens, en als je niet het gevoel hebt dat je een keer per uur kunt opstaan, probeer dan de 20-20-20 regel. Dit houdt in dat je elke 20 minuten een pauze neemt om je gedurende 20 seconden te concentreren op iets dat 20 voet verwijderd is. Gewoon een paar seconden op iets verder weg focussen kan je helpen gefocust te blijven.
Laatste gedachten
In de wereld van vandaag proberen we allemaal zo effectief mogelijk te zijn. Probeer deze hacks eens. U zult absoluut een verhoging van uw productiviteit zien.