Stel je voor dat je de leiding hebt over verschillende projecten op je werkplek, en je moet reageren op verschillende e-mails met betrekking tot de projecten. Niet alle projecten zijn echter even belangrijk. Sommige projecten kunnen gemeenschapsontwikkelingsprojecten zijn waarvan het bedrijf geen haast heeft om uit te voeren, maar de e-mails komen binnen en vervuilen uw inbox. Als gevolg hiervan weet u niet op welke e-mail u eerst moet reageren. Het wordt een saaie taak om de e-mails te doorzoeken op zoek naar belangrijke om op te reageren, terwijl u de minder belangrijke voor een later tijdstip achterlaat.
Gmail heeft dit probleem opgelost door zijn gebruikers te voorzien van Etiketten om hun inbox te ordenen. Andere e-mailproviders, zoals Outlook, gebruiken mappen die een vergelijkbare functie hebben als Labels. Met labels kunnen Gmail-gebruikers hun e-mail categoriseren zoals ze dat willen. Als ik bijvoorbeeld met verschillende teams aan twee projecten werk, bijvoorbeeld "Ontmanteling van servicewaterpomp" en "Marktanalyse van product X", dan heb ik twee labels, één voor elk van de projecten, en als ik een e-mail ontvang van een van de teamleden, wordt de e-mail automatisch toegewezen aan het label dat ik heb gemaakt voor het project waartoe ze behoren. Dit maakt het gemakkelijker als men naar een bepaalde e-mail wil zoeken.
Voordat ik verder ga, houd er rekening mee dat Gmail geen mappen heeft, maar dat het labels heeft, wat het werk van mappen en meer doet. U kunt uw e-mails naar elk label verplaatsen, zoveel labels maken als u wilt, en het beste van labels is dat een e-mail tot meer dan één label kan behoren.
Gmail-mappen leegmaken
Ervan uitgaande dat u al het werk aan het project hebt voltooid en alle communicatie met betrekking tot het project is geworden irrelevant en je wilt ze niet archiveren, dan kun je de e-mails in het project permanent verwijderen label. Houd er ook rekening mee dat als u de gratis Gmail gebruikt, u beperkt bent tot slechts 15 GB aan opslagruimte. Dit betekent dat zodra je tot 15 GB hebt verbruikt, je e-mail vol zal zijn en je ofwel meer opslagruimte moet kopen of oude e-mails moet verwijderen om ruimte te maken. Het regelmatig verwijderen van e-mails is dus een andere manier om ruimte op uw Gmail-opslag te besparen.
Het permanent verwijderen van de inhoud van een label is eenvoudig met Gmail. Volg de onderstaande stappen om de inhoud van uw label te verwijderen:
Stap een:
Log in op uw Gmail op uw pc als u nog niet bent aangemeld. Je hebt toegang tot Gmail hier.
Stap twee:
Scrol aan de linkerkant van de pagina omlaag naar het label dat u wilt legen. Klik op het label om het te openen. Laten we zeggen dat ik het label "Ontvangsten" wil openen.
Stap drie:
Klik in de linkerbovenhoek van het label op de vervolgkeuzepijl onder het vierkant. Er verschijnt een pop-upvenster met verschillende opties. Selecteer Alle uit de opties. Hiermee worden alle gesprekken op de pagina geselecteerd. U kunt ook op het vierkantje klikken.
Stap vier:
Als het aantal e-mails in het label niet meer dan 50 is, en alle e-mails in het label worden op de pagina weergegeven, dan worden ze allemaal geselecteerd; maar als het aantal e-mails in het label meer dan 50 is, worden alleen de eerste 50 e-mails geselecteerd. Om alle e-mails in het label te selecteren, klikt u op Selecteer Alle 3.600 (het aantal is afhankelijk van het totale aantal mails in uw label) conversaties in Promoties (naam van label).
Stap vijf:
Alle e-mails in het label zijn nu geselecteerd. Ga naar de bovenkant van de pagina en klik op het prullenbaksymbool. Als u met uw muis over het symbool beweegt, wordt weergegeven: Verwijderen. Klik om alle inhoud van het label te verwijderen.
Ik hoop dat je je map/label in Gmail met succes hebt geleegd. Er zijn momenten waarop u de map niet alleen wilt legen, maar ook volledig uit uw Gmail wilt verwijderen. Gmail biedt een eenvoudige manier om een label te verwijderen. Dus mocht u misschien het hele label willen verwijderen, dan kunt u dat als volgt doen:
- Navigeer naar het label dat u wilt verwijderen en beweeg uw muis erover.
- Het label wordt gemarkeerd en aan het rechteruiteinde van de markering verschijnen drie stippen. De stippen zijn tijdelijk en verdwijnen zodra u de muis verwijdert.
- Beweeg de muis naar de drie puntjes en klik erop.
- Er verschijnt een pop-up met opties. Klik op Label verwijderen om het label uit je Gmail te verwijderen.
De bovenstaande stappen laten zien hoe u een volledig label uit uw Gmail-account kunt verwijderen. Weten hoe u uw e-mail op de juiste manier kunt beheren, is een belangrijke vaardigheid om productief te zijn op het werk, vooral voor degenen wiens werk veel post moet verwerken.