Microsoft Excel is een geweldig hulpmiddel voor het opslaan van klantcontact- en adresgegevens, waardoor het een ideale keuze is voor het maken en organiseren van een postadreslijst van uw contactpersonen. Als u echter labels voor enveloppen, wenskaarten, enz. wilt afdrukken vanuit een adreslijst die u in Microsoft Excel hebt gemaakt, moet u de functie "Mail Merge" van Microsoft Word gebruiken.
Meer specifiek biedt Microsoft Word de krachtige functie genaamd "Mail Merge" waarmee u eenvoudig labels kunt maken en afdrukken vanuit een Excel-werkblad.
In deze handleiding laten we u stap voor stap zien hoe u een postadreslijst kunt maken in Microsoft Excel en hoe u labels uit deze lijst kunt afdrukken met behulp van de functie "Mail Merge" van Microsoft Word.
Etiketten afdrukken vanuit een Excel-adreslijstbestand met Word Mail Merge.
Stap 1. Bereid de mailinglijst voor in Excel voor het afdrukken van etiketten.
Voordat u adresetiketten maakt en afdrukt, moet u uw adreslijst in Excel correct instellen. Dit houdt in dat u kolomkoppen invoert voor elk vereiste-element dat u aan de labels wilt toevoegen, zoals voornaam, achternaam, adres, postcode, enz.
Laten we eens kijken hoe u in Excel een adreslijst kunt maken voor het afdrukken van adresetiketten:
1. Open Microsoft Excel en maak een nieuwe werkmap.
2. Voer de volgende kolomkoppen in voor elk item dat het adres van de ontvanger moet bevatten:
- Voornaam
- Achternaam
- Adres
- Stad
- Staat
- Postcode
3. Vul nu de betreffende informatie in onder elke kolomkop.
4. Wanneer u klaar bent, zorgt u ervoor dat er geen lege rijen of kolommen zijn en slaat u het werkblad op.
Stap 2. Geef de mailinglijst een naam (optioneel).
Nadat u uw mailinglijst in Excel heeft gemaakt, is het handig om deze een naam te geven. Door de dataset een naam te geven, kunt u er eenvoudig naar verwijzen wanneer u deze koppelt aan het Word-document voor samenvoeging.
1. Om de mailinglijst een naam te geven, selecteert u de lijst met adressen, inclusief de headers.
2. Ga naar de Formules tabblad en klik op Definieer Naam uit de groep Gedefinieerde namen.
3. Voer een naam in voor de tabel in het Naam vak en klik OK.*
* Opmerking: Als een naam uit meerdere woorden bestaat, gebruik dan een onderstrepingsteken "_" ertussen en vermijd het gebruik van spaties of koppeltekens.
4. Redden En dichtbij Microsoft Excel.
Stap 3. Stel een samenvoegdocument in Word in.
Nu is het tijd om een Mail Merge-document in Microsoft Word op te zetten, om uw labels af te drukken.
1. Open een leeg Word-document.
2. Van de Mailingen tabblad, klik Start Afdruk samenvoegen en selecteer de Etiketten optie in het vervolgkeuzemenu.
3. Kies uw labelleverancier en productnummer in het Labelopties dialoogvenster.
4. Klik vervolgens op de Details knop in de linkerbenedenhoek van het venster.
5. Ga verder met het aanpassen van de labelmarges, hoogte, breedte, steek en grootte als dat nodig is en klik OK.
6. Klik daarna OK in het dialoogvenster Labelopties om de wijzigingen op te slaan.
Stap 4. Schakel bestandsformaatconversie tussen Excel en Word in.
Om uw Word-document te verbinden met het Excel-werkblad met de adressenlijst, moet u ervoor zorgen dat de conversie van het bestandsformaat tussen de twee Microsoft-programma's is ingeschakeld.
1. Klik in Word op de Bestand tabblad en selecteer vervolgens Opties onderaan de linkerzijbalk.
2. Selecteer in het venster Word-opties de Geavanceerd in het linkerdeelvenster.
3. Blader nu naar beneden naar de Geslachtenl-sectie, controleer de Bevestig de conversie van het bestandsformaat bij het openen optie en klik OK.
Stap 5. Selecteer de Excel-adreslijst voor uw labels.
Ga nu verder met het "koppelen" van het Word-document aan uw Excel-adreslijst.
1. Ga in het Word-document naar de Mailingen tab opnieuw, klik Selecteer Ontvangers en kies dan Gebruik een bestaande lijst uit het vervolgkeuzemenu.
2. Zoek en selecteer het Excel-bestand met de mailinglijst en klik vervolgens op Open.
3. Selecteer in het dialoogvenster Gegevensbron bevestigen OLE DB-databasebestanden en klik OK.
4. Selecteer vervolgens de benoemde mailinglijst of het werkblad met de adreslijst en klik op OK.
5. Het Word-document is nu gevuld met adreslabels die aangeven "Volgende record".
Stap 6. Bewerk de ontvangerslijst voor Afdruk samenvoegen.
Zodra het Word-document aan de Excel-mailinglijst is gekoppeld, gaat u verder met het bekijken en bewerken, indien nodig, van de lijst met ontvangers voordat u deze definitief samenvoegt.
1. In Mailingen tabblad, klik Ontvangerslijst bewerken.
2. In het venster "Mail Merge Recipients" worden alle ontvangers uit uw adreslijst weergegeven. Ga indien nodig verder met het sorteren, filteren of verwijderen van ontvangers door het selectievakje uit te schakelen naast de ontvangers die u niet wilt opnemen. Dan klikken OK bevestigen.
Stap 7. Samenvoegvelden aanpassen (labelitems)
Ga nu verder met het aanpassen van de labelitems en hun uiterlijk volgens uw behoeften.
1. Klik op de Adresblok optie in de Mailingen tabblad 'Velden schrijven en invoegen'.
2. Ga verder en specificeer het formaat van de naam van de ontvanger door de gewenste naam te kiezen uit de lijst met beschikbare opties onder "Naam van de ontvanger in dit formaat invoegen".
3. Klik vervolgens op de Matchvelden knop om de juiste velden uit de Excel-adreslijst te matchen.
4. Zorg er in het venster "Overeenkomende velden" voor dat de vereiste velden voor de labels correct zijn toegewezen aan de overeenkomstige velden (kolomkoppen) in de Excel-adreslijst.
Als ze niet overeenkomen, gebruikt u de vervolgkeuzeknop naast elk veld en selecteert u de juiste kolomkop van de Excel-adreslijst. Dan klikken OK om de overeenkomsten te bevestigen.
5. Dan klikken OK nogmaals om de wijzigingen toe te passen.
6. Nu de «Adresblok» tijdelijke aanduiding verschijnt op het eerste label.
7. Klik Etiketten bijwerken (op de Mailingen tabblad) om alle andere labels in het Word-document bij te werken.
Stap 8. Bekijk een voorbeeld van uw labels en voltooi de samenvoeging.
Laten we nu eens kijken hoe de labels eruit zullen zien als ze eenmaal zijn afgedrukt.
1. Klik op het tabblad Mailing op de Voorbeeldresultaten knop.
2. Kijk nu hoe de labels eruit zullen zien als ze worden afgedrukt. Als u het uiterlijk ervan wilt wijzigen, selecteert u het eerste label en gebruikt u de hulpmiddelen voor tekst opmaken Thuis tabblad. Als u klaar bent, klikt u op Etiketten bijwerken in Mailingen om de opmaak op alle labels toe te passen.
3. Als alles er uitziet OK, ga naar de Mailingen tabblad, klik op de Voltooien en samenvoegen optie en selecteer Individuele documenten bewerken uit het vervolgkeuzemenu.
4. Selecteer in het venster Samenvoegen tot nieuw document Alle onder Records samenvoegen en klik op OK.
5. Er verschijnt een nieuw document met de adresetiketten die zijn gegenereerd op basis van uw Excel-adreslijst. U kunt dit document bewerken, opmaken, afdrukken en opslaan zoals u dat met elk ander Word-document zou doen.
Stap 9.Bonustip: voeg randen toe aan de labels. (Optioneel)
Om het knippen van de labels gemakkelijker te maken (als ze nog niet zijn gesneden), kunt u er randen aan toevoegen.
1. Klik op de plus (+) pictogram linksboven in het document om alle labels te selecteren.
2. Klik vervolgens op de Grens pictogram in het zwevende menu en kies Alle grenzen uit de opties.
3. Tussen elk label worden randen toegevoegd, waardoor ze gemakkelijk te knippen zijn.
4. Nu zijn uw labels klaar om af te drukken.
Dat is het! Laat me weten of deze gids u heeft geholpen door uw commentaar over uw ervaring achter te laten. Like en deel deze gids om anderen te helpen.