Het delen van agenda's in Office 365 helpt bedrijven ervoor te zorgen dat er geen taken worden vergeten of over het hoofd worden gezien en dat deadlines worden gehaald.
Maar het maken van een gedeelde agenda is geen eenvoudig proces. Als u er een wilt maken, maar niet weet hoe u dat moet doen, volgt u de stappen in deze handleiding.
Stappen om een gedeelde agenda te maken in Office 365
- Log in op Office 365 en klik op Kalender
- Klik met de rechtermuisknop op Mijn kalenders of klik direct op Kalender toevoegen en dan verder Maak een lege agenda
- Geef de kalender een naam en druk op de knop Opslaan
- Selecteer de nieuwe agenda die je zojuist hebt aangemaakt → klik op Agenda delen
- Voer het e-mailadres in van de gebruiker met wie je de nieuwe agenda wilt delen en pas de machtigingsinstellingen aan
- Druk op de knop Verzenden en je bent klaar.
U kunt ook gewoon teruggaan naar Mijn kalenders, klik met de rechtermuisknop op de agenda die u wilt delen en selecteer vervolgens de Delen en machtigingen optie.
U kunt vervolgens het e-mailadres invoeren van de persoon met wie u de agenda wilt delen door de machtigingsinstellingen aan te passen.
Meer informatie over instellingen voor agendamachtigingen
Bij het delen van de agenda buiten de organisatie zijn er drie machtigingsniveaus waaruit u kunt kiezen:
- Alleen beschikbaarheid — gebruik deze instelling om alleen de tijd weer te geven
- Beperkte details — toont alleen informatie met betrekking tot tijd, onderwerp en locatie van de gebeurtenissen
- Alle details - wat betekent dat gebruikers alle details in uw agenda kunnen bekijken, zoals tijd, onderwerp, locatie en meer.
U kunt de toegangsniveaus van de agenda altijd wijzigen door met de rechtermuisknop op de betreffende agenda te klikken en vervolgens te selecteren Rechten. U kunt vervolgens het vervolgkeuzemenu gebruiken om het machtigingsniveau te bewerken van de gebruikers met wie u de agenda deelt.
Handige tip: Als u de agenda deelt met een persoon buiten uw organisatie en beide organisaties zijn gefedereerd via Office 365 of Exchange, wanneer ze uw uitnodiging ontvangen, kunnen ze uw agenda toevoegen aan hun agendaweergave en hun agenda delen met jij. Dat is een handige functie waarmee bedrijven hun acties beter kunnen synchroniseren.
En zo kun je een agenda maken en delen in Office 365.