Hoe vaak heb je geprobeerd een e-mailbijlage te verzenden om te horen dat deze te groot was? Misschien heb je geprobeerd meerdere dingen tegelijk toe te voegen en kreeg je een foutmelding, waardoor je verschillende afzonderlijke e-mails moest verzenden om alles bij de ontvanger te krijgen? Het kan gekmakend zijn, ik weet het. Ik heb hier ook weleens mee te maken gehad, net als jij. Gelukkig ben ik een onderzoeksnerd en heb ik verschillende methoden gevonden die je kunt gebruiken om die kostbare gegevens te krijgen waar ze moeten zijn. Laten we erin duiken en enkele van mijn favorieten bespreken!
Optie 1 – Comprimeer de bestanden
Dit is een van de snelste en gemakkelijkste manieren om grote bestanden aan een e-mail toe te voegen. Het zippen van bestanden betekent simpelweg dat hun grootte wordt verkleind (gecomprimeerd) en dat ze allemaal aan één map worden toegevoegd. Geen van de gegevens gaat verloren tijdens de compressie. Overbodige informatie in uw tekst, foto's of video's wordt verkleind tot veel beter beheersbare iteraties. Zodra de ontvanger de gemaakte map uitpakt, wordt alles hersteld naar de grootte die het ooit was - precies zoals je het hebt gemaakt of gedeeld om mee te beginnen.
Zoals ik al zei, is het maken van een gecomprimeerde map extreem snel.
- Selecteer alle bestanden die u aan de zip-map wilt toevoegen door de CTRL-toets ingedrukt te houden (in Windows) en op elk bestand te klikken.
- Zodra uw bestanden allemaal zijn geselecteerd, klikt u met de rechtermuisknop op een van hen en plaatst u de cursor op de plaats waar het staat "Verzenden naar". Kies de tweede optie in de lijst: "Gecomprimeerde (gezipte) map"
- Zodra u op deze optie klikt, wordt uw nieuwe gezipte map gemaakt op de plaats waar uw bestanden zich bevonden. U zult merken dat uw originele bestanden er nog steeds zijn.
- Merk op dat de nieuw gemaakte map klaar is om een naam naar keuze toe te voegen. Mocht u er per ongeluk vanaf klikken, klik dan met de rechtermuisknop op de nieuwe zip-map en kies "Naam wijzigen".
- Ga terug naar je e-mail en voeg de nieuwe gezipte map toe, net als elk ander bestand, en verzend het!
Optie 2 – Bestanden verzenden via Dropbox
Dropbox is een geweldige tool. U kunt al uw foto's, video's en bestanden privé opslaan - gratis tot 2 GB! Je kunt ook gedeelde mappen maken waarin je iedereen die je kiest uitnodigt om de dingen die je hebt gekozen te bekijken of te bewerken. Laten we eens kijken hoe u dit kunt doen!
- Ga naar Dropbox en maak uw gratis account aan en selecteer vervolgens "Nieuwe gedeelde map" aan de rechterkant.
- Maak een nieuwe map of gebruik een bestaande (als je al een Dropbox-lid was).
- Selecteer "Ik wil graag een nieuwe map maken en delen".
- Geef uw map een naam en voer de e-mailadressen in van degenen naar wie u de bestanden verzendt. Kies of je wilt dat ze dingen in de map mogen bewerken (bewerken, verwijderen, becommentariëren en toevoegen aan elk bestand in de map). Voeg ten slotte een bericht toe als u wilt uitleggen wat er in de map staat en waarom u deze met hen deelt.
- Nu is het tijd om de bestanden, foto's of video's toe te voegen. Je kunt ze naar de map slepen en neerzetten en ze worden automatisch geüpload. Of ga naar elk bestand afzonderlijk, klik er met de rechtermuisknop op en kies "Kopiëren." Klik vervolgens met de rechtermuisknop ergens in de Dropbox-map en kies "Plakken." De laatste optie die u kunt gebruiken, is klikken op "Upload bestanden" aan de rechterkant van uw scherm. Kies je bestand(en) en Dropbox zal je vragen in welke map je ze wilt plaatsen. Zorg ervoor dat u de map kiest die u zojuist hebt gemaakt.
- Zodra uw bestanden zijn toegevoegd, is er al een e-mail verzonden naar de ontvanger(s) en hebben deze onmiddellijk toegang. Er zijn echter nog steeds enkele dingen die u met elk afzonderlijk bestand kunt doen. Aan de rechterkant van de bestandsnaamregel ziet u drie stippen. Klik daarop om de vervolgkeuzelijst met opties te zien. U kunt dat specifieke bestand met meer mensen delen, het opnieuw downloaden naar uw apparaat, opmerkingen toevoegen, de naam ervan wijzigen, het verwijderen en meer.
Dat is alles! Je hebt nu met succes een map aangemaakt in je gratis Dropbox-account, bestanden toegevoegd en gedeeld met de persoon/personen die je hebt gekozen.
Optie 3 – Grote bestanden delen met Sharefile
Sharefile is een betaalde service, die meestal wordt gebruikt in zakelijke instellingen. Er is echter een gratis proefperiode van 30 dagen waarbij geen creditcard nodig is. De website is gemaakt door Citrix. Dit bedrijf brengt al jaren hoogwaardige software uit en ik beloof je persoonlijk dat het veilig en geweldig is.
Ga naar de Deel bestand site en maak uw gratis account aan voordat we aan de slag gaan. U wordt dan gevraagd om uw bedrijfswebsite, branche en een telefoonnummer. Hierna ontvangt u een verificatie-e-mail waarop u moet klikken om voor de eerste keer in te loggen. Eenmaal ingelogd, bevestigt u uw persoonlijke gegevens, kiest u een geheime vraag en stelt u een wachtwoord in.
U bevindt zich nu op uw persoonlijke startpagina. U zult merken dat er linksonder op deze pagina zelfstudies zijn, zodat u meer manieren kunt vinden om deze specifieke service te gebruiken. In het vak linksboven verschijnen de bestanden die u uploadt, daarnaast zijn snelkoppelingen om bestanden te delen of op te vragen en meer. Helemaal aan de linkerkant van de pagina heeft u toegang tot uw mappen en meer.
Het is duidelijk dat het eerste dat u gaat doen, is om bestanden toe te voegen. Selecteer de "Deel bestanden" optie in uw vak met snelkoppelingen. Hier krijgt u vier dingen om uit te kiezen: E-mail met ShareFile, Get a Link (om te verzenden via e-mail, expresbericht of zelfs tekst), Feedback en goedkeuring en Verzenden voor ondertekening. Selecteer "E-mail met ShareFile".
Wanneer deze pagina wordt geopend, ziet u dat u aan de linkerkant uw e-mailadres(sen) van de ontvanger(s) moet toevoegen, gevolgd door een onderwerpregel en bericht. Vervolgens voegt u aan de rechterkant de bestanden toe die u wilt verzenden. Dat is alles, mensen! Als u tevreden bent met de informatie rechts en al uw bestanden, video's en/of foto's zijn toegevoegd, klikt u op het blauwe "Versturen" knop linksonder op de pagina.
Er zijn nog veel meer dingen die je kunt doen met ShareFile waar ik nu niet op in zal gaan. Zoals hierboven vermeld, zijn er handige zelfstudies op de site die u kunt gebruiken om u te helpen begrijpen voor welke andere dingen de site kan worden gebruikt.
Optie 4 – Grote bestanden verzenden met Google Drive
De laatste methode waar ik het over ga hebben, is het gebruik van Google Drive. De kans is groot dat u deze fenomenale tool al gebruikt.
- Klik bovenaan de pagina op de vervolgkeuzepijl naast waar staat "Mijn motivering". Als je de bestanden die je nodig hebt nog niet hebt geüpload, kies dan die optie en doe dat nu. Zodra ze zich allemaal in Drive bevinden, kiest u "Nieuwe map".
- Geef uw map een naam en klik vervolgens op de "Creëren" knop en geef uw map een naam.
- Klik met de rechtermuisknop op een bestand dat u aan de nieuwe map wilt toevoegen, kies "Verplaatsen naar" en beweeg dan uw cursor naar "Mijn motivering" Klik op de kleine pijl aan de rechterkant en selecteer de map die u zojuist hebt gemaakt en klik vervolgens op de blauwe "Verhuis naar hier" knop.
- Als u klaar bent met het verplaatsen van bestanden, dubbelklikt u op de mapnaam net onder die bestanden om deze te openen. U ziet ze daar vermeld staan.
- Als je nog bestanden op je computer hebt staan die nog niet zijn geüpload en die je moet delen, is dat eenvoudig te doen. Klik met de rechtermuisknop in uw map. Kiezen "Upload bestanden" en navigeer vervolgens naar en selecteer wat u nodig hebt.
- Als je alles wat je nodig hebt om te delen in je map hebt, klik je op de naar beneden wijzende pijl naast de mapnaam bovenaan de pagina. Kiezen "Deel".
- Voeg het/de e-mailadres(sen) toe van de persoon/personen met wie je wilt delen en selecteer de verzendknop!
Je hebt nu met succes je belangrijke documenten, grappige video's of dierbare foto's gedeeld vanuit Google Drive.
Welke andere methoden voor het delen van bestanden heb je gebruikt of van gehoord? Heeft u hulp nodig bij het uitzoeken hoe te gebruiken? Laat het me zoals altijd weten in de reacties en ik zal mijn best doen om erin te springen en je te redden.
Veel plezier met het delen van bestanden!