Er zijn tal van manieren om uw Gmail-inbox ordenen en houd het overzichtelijk. Als je elke dag tientallen of honderden e-mails ontvangt, moet je bewust je best doen om alles georganiseerd te houden. Een manier om dat te doen is om archiveer uw e-mails. Als u Gmail gebruikt, volgt u de onderstaande stappen om de klus te klaren.
Automatisch e-mails archiveren in Gmail
Gebruik labels en filters om uw e-mails te archiveren
Om uw e-mails automatisch in Gmail te archiveren, moet u: specifieke labels maken. U kunt die labels vervolgens gebruiken om filters te maken die uw e-mails automatisch naar een bepaalde map verplaatsen. Zie die map als het archief voor die specifieke categorie e-mails.
Hoe automatisch e-mails archiveren met behulp van labels en filters
- Ga naar Gmailen selecteer Instellingen.
- Klik op Alle instellingen bekijken.
- Selecteer de Etiketten tabblad.
- Scroll dan naar beneden naar Etikettenen selecteer Maak een nieuw etiket.
- Voeg de naam van het nieuwe label toe en druk op de Creëren knop.
- Open vervolgens een van de berichten die u wilt archiveren.
- Klik op Meer opties (de drie stippen), en selecteer Filter berichten zoals deze.
- Gmail haalt alle e-mails van die afzender op. U kunt de berichten verder filteren op basis van specifieke woorden.
- Druk op de Filter maken om een specifiek filter voor die e-mails te maken.
- Selecteer het archieflabel dat u eerder hebt gemaakt. U kunt ook een specifieke categorie voor uw e-mails selecteren.
- Sla de wijzigingen op.
Vanaf nu worden alle e-mails die aan de criteria voldoen automatisch naar uw archiefmap gestuurd.
Als alternatief kunt u ook de opties "Archiveren" of "Verzenden en archiveren" gebruiken om uw e-mails te archiveren.
Archiveer al uw e-mails
- Start Gmail en log in op uw account.
- Klik op de Zoekveld en filter de e-mails die u wilt archiveren met het volgende formaat:
- label: inbox ouder_dan:xNS
- label: inbox ouder_dan:xm
-
label: inbox ouder_dan:xja.
- x is het aantal dagen, maanden of jaren dat u wilt gebruiken om uw e-mails te filteren. Als u bijvoorbeeld e-mails wilt archiveren die meer dan 40 dagen oud zijn, voert u label: inbox ouder_dan: 40d.
- Druk op Enter om de gefilterde e-mails weer te geven.
- Selecteer alle e-mails. Als je meer dan 50 e-mails hebt die overeenkomen met de zoekopdracht, klik dan op Selecteer alle gesprekken die overeenkomen met de zoekopdracht.
- Druk dan op de Archief knop.
⇒ Opmerking: U kunt uw e-mails filteren op dagen, maanden en jaren. Als u bijvoorbeeld e-mails van meer dan 3 maanden oud wilt archiveren, gebruikt u label: inbox ouder_dan: 3m. Als u e-mails ouder dan een jaar wilt archiveren, gebruikt u label: inbox ouder_dan: 1 jaar.
Gebruik de optie Verzenden en archiveren
U kunt ook de functie Verzenden en archiveren gebruiken. De optie is beschikbaar naast de Versturen knop en stuurt uw e-mails automatisch naar de Alle mails label. Gmail verplaatst de e-mail automatisch terug naar je inbox wanneer iemand erop reageert.
Om deze optie in te schakelen, ga naar Gmail-instellingenen selecteer Alle instellingen bekijken. Klik dan op de Algemeen tabblad en scrol omlaag naar Verzenden en archiveren. Selecteer Toon de knop "Verzenden en archiveren" als antwoord.
Conclusie
Als u uw e-mails automatisch in Gmail wilt archiveren, maakt u een specifiek label en gebruikt u dit om een filter te maken dat dat label op een reeks e-mails toepast. Als alternatief kunt u ook de opties "Archief" of "Verzenden en archiveren" gebruiken om het archief van uw e-mails te krijgen.
Hoe vaak gebruik je de Archief-optie in Gmail? Laat het ons weten in de reacties hieronder.