Snel kunnen samenwerken met teamleden en externe partners is cruciaal in de snelle zakenwereld van vandaag.
Met Microsoft Office 365 kunnen organisaties samenwerken met mensen buiten de organisatie. Deze functie heet Groepen en je kunt het gebruiken om externe medewerkers het recht te geven om deel te nemen aan groepsgesprekken, toegang te krijgen tot bestanden, agenda-afspraken en meer.
Maar hoe laat je gasten precies lid worden van de groepen van je organisatie? We zullen de te volgen stappen opsommen in deze handige gids.
Eerst volgt hier een kort overzicht van het proces:
- De groepseigenaar of een groepslid voegt de nieuwe gast toe aan de groep.
- De groepseigenaar is de enige die gasttoegang kan goedkeuren en kan beslissen tot welke inhoud en bestanden gastgebruikers toegang hebben.
- Gastgebruikers krijgen een bevestigingsmail waarmee ze toegang krijgen tot de groepsgesprekken en bestanden.
Houd er rekening mee dat gasttoegang wordt ingesteld door IT-beheerders.
Gasten toevoegen aan Office 365 Groepen
Als de gast die je wilt toevoegen al in je directory bestaat na een uitnodiging die ze hebben ontvangen, zijn hier de volgende stappen die je moet volgen:
- Ga naar de Beheercentrum → Toon alles
- Navigeren naar Instellingen → Organisatie-instellingen
- Selecteer de Diensten tabblad
- Klik op Microsoft 365-groepen en geef externe bijdragers toegang tot uw groepen
- Ga terug naar het Beheercentrum en navigeer naar Groepen → selecteer de Groepen bladzijde
- Selecteer de groep waaraan u een nieuwe gastgebruiker wilt toevoegen (deze zou zichtbaar moeten zijn in uw directory)
- Klik Bekijk alles en selecteer de Leden tabblad om groepsleden te beheren
- Selecteer Leden toevoegen en voeg de nieuwe gastgebruiker toe
- Sla de wijzigingen op.
Een gastgebruiker verwijderen uit Office 365
Als uw team of groep niet langer samenwerkt met een gastgebruiker, kunt u deze snel verwijderen uit de groep om te voorkomen dat ze verder toegang krijgen tot inhoud en bestanden met betrekking tot de groep werkzaamheid.
- Ga naar uw Microsoft 365-beheercentrum
- Uitbreiden Gebruikers
- Selecteer Gast gebruikers
- Selecteer de gebruiker die u wilt verwijderen
- Klik Verwijderen om de betreffende gastgebruiker te verwijderen.
En zo kunnen groepseigenaren en IT-beheerders gastgebruikerstoegang inschakelen in Office 365.