Het jaar 2020 heeft de realiteit van ons leven veranderd met de huidige pandemie. De meeste professionals werken vanuit huis en studenten hebben online lessen. Het gebruik van e-commerce portals, online supermarkten en online apotheken is exponentieel toegenomen, omdat mensen alle essentiële en niet-essentiële artikelen aan hun deur kunnen krijgen.
Hoewel de huidige situatie sociale afstand vereist, kunnen mensen virtueel contact maken met anderen via de videoconferentiesoftware Zoom. Het peer-to-peer softwareplatform is geschikt voor videoconferenties, telewerken, audioconferenties, online bijles en livechats. De Zoom-applicatie is in het nieuws geweest vanwege beveiligings- en privacykwesties. Dit geldt met name voor het probleem van toenemende zoombombardementen, waarbij ongenode mensen vergaderingen binnendringen en verstoren. Privacy- en beveiligingskwetsbaarheden kunnen in Zoom worden voorkomen door instellingen te wijzigen.
Zoomoproepinstellingen
Wachtkamers inschakelen
De beheerders hebben de bevoegdheid om wachtkamers in te richten op gebruikersniveau, groepsniveau of accountniveau. Ook voor alle vergaderdeelnemers kunnen wachtkamers worden gerealiseerd. Bovendien kunnen beheerders wachtkamers alleen beperken tot gasten die niet in hun account zijn opgenomen. Wanneer wachtkamers optioneel zijn gemaakt door de gastheren van de vergadering, kunnen ze altijd worden ingeschakeld via het instellingenmenu dat aanwezig is in hun gebruikersprofiel.
Wachtwoorden voor vergaderingen instellen
Met Zoom kunnen gebruikers wachtwoorden instellen voor specifieke vergaderingen. Wachtwoorden kunnen ook worden ingeschakeld op accountniveau, groepsniveau of gebruikersniveau voor alle webinars en online vergaderingen. De eigenaren van Zoom-accounts en beheerders hebben de bevoegdheid om wachtwoordinstellingen te vergrendelen. Op deze manier zouden voor alle webinars en online vergaderingen van dat specifieke account wachtwoorden nodig zijn.
Verbinden op domein
Gebruikers kunnen alleen deelnemen aan vergaderingen als hun e-mailaccount op de goedgekeurde lijst staat. Ze kunnen ook deelnemen aan vergaderingen door in te loggen op een zoomaccount, op voorwaarde dat ze geverifieerde gebruikers zijn. Individuen die een beheerd domein voor hun account hebben ingeschakeld, hebben de bevoegdheid om Single Sign-On (SSO) te implementeren wanneer ze zich met dat specifieke domein willen aanmelden. Als alternatief kunnen gebruikers ook worden toegestaan om in te loggen met Google of Facebook.
Schakel Deelnemen vóór host uit
Door Join Before Host uit te schakelen, wordt voorkomen dat ongewenste personen een vergadering saboteren. Deze functie is echter handig voor het plannen van een vergadering wanneer de primaire host niet beschikbaar is. De eerste deelnemer die deelneemt aan een geplande vergadering, wordt automatisch de gastheer van de vergadering, die de volledige controle over de vergadering heeft. De primaire host kan het echter overnemen na deelname aan de vergadering.
Scherm delen beperken
De standaardinstelling van de Zoom-applicatie staat alleen hosts toe om schermen te delen. Dit kan worden gewijzigd als de host wil dat andere deelnemers hun respectievelijke schermen delen. De gastheer kan deze instelling tijdens een vergadering wijzigen door de pijl omhoog naast Scherm delen te selecteren, vervolgens op Geavanceerde opties voor delen te klikken en te kiezen uit de optie Wie kan delen. Deze beperking is bevorderlijk voor het vermijden van opdringerig delen door ongenode gebruikers tijdens de vergadering.
De sessie vergrendelen
Er is een beveiligingsfunctie in Zoom waarmee een host een vergadering kan vergrendelen, zodat er geen nieuwe deelnemers aan die vergadering kunnen deelnemen. Als een vergadering eenmaal is vergrendeld, kunnen deelnemers niet meer naar binnen, zelfs niet met de vergaderings-ID en het wachtwoord. Om een vergadering te vergrendelen, kan een gastheer op deelnemers klikken onderaan het venster, waarna een pop-upvenster verschijnt met een knop Vergadering vergrendelen. Het wordt aanbevolen om een vergadering te vergrendelen zodra alle deelnemers hebben deelgenomen.
Een ongewenste gebruiker verwijderen
Het kan voorkomen dat een vergadering al is begonnen en u een ongewenste deelnemer tegenkomt. U zou dan het menu Deelnemers moeten openen en vervolgens de naam van die gebruiker moeten selecteren, waarna veel opties verschijnen. Door de optie Verwijderen te selecteren, verwijdert u die specifieke gebruiker. Op deze manier kan de vergadering soepel verlopen zonder enige verstoring.
Een gebruiker rapporteren
Tijdens een vergadering kunnen hosts en co-hosts gebruikers melden die de servicevoorwaarden schenden aan het trust- en veiligheidsteam. Het team zal corrigerende maatregelen nemen nadat de gebruiker is beoordeeld op een overtreding op het platform. Een host kan ook een e-mail sturen met details zoals de datum van het incident, de ID van de vergadering, de naam van de gebruiker en het type overtreding.
Opname beheren
Eigenaars en beheerders van Zoom-accounts kunnen de opname beheren, waardoor ze deze kunnen bekijken, delen en verwijderen. De opnames kunnen video's, audio's, chatbestanden en transcripties bevatten. Een host kan deelnemers toestaan vergaderingen op te nemen door de opnameoptie in te schakelen. Dit kan worden gewijzigd door de opnameoptie uit te schakelen.
Privéchat uitschakelen
In een Zoom-vergaderingsvenster is er een voorziening voor deelnemers om privé te chatten. De host van de sessie kan privéchat uitschakelen door onderaan het venster op Meer te klikken en vervolgens de optie Niemand onder Deelnemers toestaan te chatten met opties te selecteren.