Microsoft heeft een Meeting Scheduler-service gelanceerd voor Microsoft 365-klanten. Het werkt samen met Cortana om het opzetten van vergaderingen eenvoudiger te maken.
Vandaag lanceert Microsoft een vergaderplanner service voor Microsoft 365-klanten. De Scheduler-service werkt met Cortana, de digitale assistent van Microsoft, om verzoeken in natuurlijke taal te herkennen en ernaar te handelen. Gebruikers kunnen Cortana om hulp vragen bij het opzetten van een vergadering door haar eenvoudigweg in een e-mail op te nemen. U kunt zelfs vragen om een specifieke hoeveelheid tijd, een specifiek aantal data, en zelfs vragen om er een afspraak voor te maken Teamvergadering.
Wanneer u een e-mail naar Cortana stuurt, zoekt de Scheduler-service uit welke tijden voor de deelnemers werken. Als ze zich in dezelfde organisatie bevinden als u, heeft Cortana toegang tot de planningen van iedereen en kan de vergadering dienovereenkomstig worden gepland. Als u een vergadering buiten uw organisatie probeert te organiseren, stuurt Cortana andere deelnemers een e-mail met de tijden waarop u en anderen in uw organisatie beschikbaar zijn. De externe deelnemers kunnen vervolgens een tijdstip kiezen dat hen uitkomt, zodat Cortana de vergadering kan plannen.
Cortana probeert vergaderingen zo automatisch mogelijk te plannen; Microsoft zegt echter dat de vergaderplanner menselijke hulp zal gebruiken wanneer dat nodig is. Menselijke medewerkers helpen bij het bedenken van onsamenhangende verzoeken of bij het vaststellen van aanvullende vragen die aan de organisator kunnen worden gesteld. Dat betekent wel dat uw e-mail zichtbaar is voor iemand anders, maar bijgevoegde bestanden en links niet. Scheduler verwerkt ook geen gecodeerde berichten.
De dienst wordt binnen uw organisatie ingericht en gegevens worden opgeslagen in Microsoft Exchange Online. Cortana verwerkt uw gegevens binnen uw tenant en informatie wordt alleen naar Microsoft verzonden als menselijke hulp nodig is. Het team dat deze verzoeken afhandelt, is gecertificeerd volgens de Supplier Privacy and Assurance Standards van Microsoft, zodat uw gegevens nergens anders naartoe worden verzonden.
Hoewel Scheduler met Cortana werkt, is het een aparte service van de digitale assistent. IT-beheerders moeten een aangepast postvak instellen dat aan Cortana is gekoppeld, zodat zij verzoeken kan verwerken. Het is ook geen goedkope service: organisaties moeten $ 10/gebruiker/maand betalen. Microsoft zegt echter dat de wekelijkse vergaderingen met 148% zijn toegenomen en dat het gewoonlijk tussen de 6 en 29 minuten duurt om er een te plannen. De tijdsbesparing kan voor sommige klanten de prijs waard zijn.