In deze eenvoudige handleiding leggen we uit hoe u eenvoudig een PDF-bestand kunt maken, of u nu voor uw werk bent of gewoon voor het delen van belangrijke documenten.
Het Portable Document Format, beter bekend als PDF, is een bestandsformaat dat voornamelijk wordt gebruikt om documenten te presenteren, vooral als je een bestand moet opslaan dat een derde partij niet kan wijzigen en dat er overal consistent uitziet jij bekijkt het. Typische documenten, zoals wat Microsoft Word gebruikt, worden op verschillende apparaten anders weergegeven en worden mogelijk niet overal ondersteund, maar PDF's werken en zien er goed uit. Bijna overal hetzelfde, Adobe creëerde PDF voor het eerst in 1993 en vanaf vandaag is het nu een open standaard die wordt beheerd door de International Organization for Standardization (ISO). In wezen wordt het ondersteund door vrijwel elk besturingssysteem, waardoor u op de meeste pc's PDF-bestanden kunt maken en openen. Mac's, smartphones en tablets.
Maar waarom zou u PDF gebruiken? Het wordt aanbevolen om het PDF-formaat te gebruiken voor cv's, juridische documenten, nieuwsbrieven, bestanden die bedoeld zijn om te worden gelezen en afgedrukt, en bestanden die bedoeld zijn voor professioneel afdrukken. PDF-bestanden zien er op de meeste computers hetzelfde uit. Omdat PDF is gebaseerd op de PostScript-taal, wordt het bestand verpakt in een volledige beschrijving van een vaste lay-out plat document, inclusief tekst, lettertypen, vectorafbeeldingen, rasterafbeeldingen en andere informatie die nodig is weergegeven. Ze hebben ook een kleiner formaat en voldoen aan het brancheformaat. Bovendien zijn PDF-bestanden relatief veiliger omdat u ze niet kunt wijzigen, en ze kunnen worden gecodeerd met een wachtwoord of digitale handtekening.
Hoe u een geheel nieuw PDF-bestand kunt maken
Het maken van een PDF is vrij eenvoudig, aangezien de meeste software en apps een ingebouwde functie bieden om uw bestand rechtstreeks naar PDF-formaat te exporteren. Als u bijvoorbeeld een document in Microsoft Word hebt, moet u het volgende doen.
- Ga naar Bestand in de linkerbovenhoek en selecteer Opslaan als.
- Er zou een nieuw venster moeten worden geopend waarin u het document op uw pc kunt opslaan.
- Recht onder de Bestandsnaam optie, er zou een optie moeten zijn Opslaan als type.
- Klik op het vervolgkeuzemenu en u zou de optie moeten zien om het bestand als PDF op te slaan.
- Selecteer de optie en druk op Redden.
Als u een oudere versie van Microsoft Office gebruikt, moet u mogelijk een kleine plug-in downloaden waaruit u kunt downloaden hier.
Op dezelfde manier kunt u dat doen voor alle Microsoft Office-apps (Excel, Powerpoint, enz.), Google Workspace-apps (Documenten, Spreadsheets, enz.), en een verscheidenheid aan kantoorgebaseerde software en apps zoals Office 365, WPS Office, LibreOffice en Open kantoor. Natuurlijk kunnen de exacte stappen enigszins variëren, afhankelijk van de app die u gebruikt, maar deze moeten altijd redelijk vergelijkbaar zijn.
Als alternatief kunt u op veel platforms en apps ook PDF's maken met behulp van de afdrukfunctie. Als u een document, webpagina of afbeelding in moderne versies van Windows probeert af te drukken, kunt u de Microsoft Print to PDF-optie gebruiken om het als PDF op te slaan. Dit maakt het zelfs mogelijk om zaken als OneNote-notitieboekjes als PDF op te slaan.
Smartphones kunnen dit ook doen, hoewel dit afhankelijk kan zijn van uw specifieke model.
Als je een PDF-bestand wilt maken dat kan worden bewerkt, zodat je een formulier kunt delen dat iemand anders kan invullen, bekijk dan onze handleiding op Hoe maak je een PDF invulbaar.
Maak een PDF van een fysiek document
PDF-bestanden lossen ook het probleem op van het delen van een fysiek stuk documentatie in digitaal formaat. Met de camera van uw smartphone of tablet kunt u een document scannen en opslaan in een PDF-bestand. Apps zoals Adobe-scan, Microsoft Office, Geniale scan, En Documentscanner zijn enkele van de beste apps die u op uw mobiele apparaat kunt proberen om PDF-bestanden te scannen, op te slaan en te delen. U kunt zelfs meerdere documenten scannen en deze opslaan als één PDF-bestand.
In feite kan een app als deze in sommige opzichten zelfs een traditionele scanner vervangen. Smartphones hebben tegenwoordig hele goede camera's, dus je kunt sommige documenten op deze manier scannen in plaats van dat er een grote scanner op je computer is aangesloten laptop. Deze apps kunnen ook een bestaand document of afbeelding naar PDF-formaat converteren.
Een andere eenvoudige manier om snel een PDF te maken is door gebruik te maken van een van de vele online services waarmee u uw bestand(en) kunt uploaden, converteren en rechtstreeks naar uw systeem kunt downloaden. Enkele van de betrouwbare online services die u kunt gebruiken om een bepaald bestand naar PDF te converteren, zijn onder meer Adobe, Kleinepdf, iLovePDF, en nog veel meer. Met deze tools kunt u vaak ook PDF-bestanden samenvoegen tot één bestand, of een enkel bestand in meerdere bestanden splitsen.
Er zijn echter een paar dingen waarmee u rekening moet houden. Deze services kunnen uw bestanden al dan niet op hun servers opslaan. We raden u daarom aan alleen voor deze methode te kiezen als u niet met gevoelige of vertrouwelijke informatie te maken heeft. Sommige van deze online PDF-conversiewebsites bieden ook beperkte ondersteuning als het gaat om de grootte van het bestand, de pagina's en de grootte voeg zelfs een watermerk toe aan het geconverteerde bestand, wat betekent dat u mogelijk wat geld moet betalen, afhankelijk van het bestand waarmee u wilt werken met.
En dat zijn de basisprincipes van het maken van een PDF-bestand op basis van een bestaand document. De manier waarop Adobe graag wil dat je het doet, is natuurlijk door de Acrobat-software van het bedrijf te gebruiken, maar deze opties zijn voor het grootste deel gratis, dus voor de meeste mensen zijn ze misschien wat handiger.