Verbeter uw Gmail-gebruikerservaring met deze zeven productiviteitshacks.
Gmail is een van de populairste e-maildiensten voor persoonlijk gebruik. Veel organisaties die Google Workspaces gebruiken, bieden ook Gmail aan als e-mailclient. Standaard biedt Google er veel interessante functies in Gmail die werken zoals geadverteerd. Maar met een paar kleine aanpassingen kun je je hele Gmail-ervaring echt naar een hoger niveau tillen.
Heeft u ooit een e-mail gestuurd, maar besefte u dat er typefouten in stonden en wenste u dat u deze niet had verzonden? Hoe zit het met sneltoetsen op Gmail? Wist u dat u reacties voor routine kunt sjabloneren? e-mails? Als je nog nooit de moeite hebt genomen om in het instellingenmenu van Gmail te rommelen, zijn hier zeven eenvoudige manieren om een hoofdgebruiker van Gmail te worden.
7 Toetsenbord sneltoetsen
Doe alles met het toetsenbord
Een van de belangrijkste tekenen dat u een hoofdgebruiker van een toepassing bent, is dat u de sneltoetsen kent, ongeacht of u een Windows-pc, Mac of
Wilt u uw eigen snelkoppelingen maken? Klik vervolgens op het tandwielpictogram rechtsboven in de Gmail-browser. Ga naar Tandwielpictogram >Bekijk alle instellingen > Geavanceerd > Aangepaste sneltoetsen en selecteer Inschakelen. Eenmaal ingeschakeld, ziet u een tabblad Toetsenbordinstellingen, waarop alle acties worden weergegeven, samen met de bijbehorende toetsen. Deze kun je naar wens aanpassen en doorklikken Wijzigingen opslaan. Zorg ervoor dat de opdracht die u aanpast niet botst met andere snelkoppelingsopdrachten.
6 Verzenden ongedaan maken
Hoe krijg ik meer tijd om het verzenden van een e-mail ongedaan te maken?
We hebben allemaal wel eens haastig een e-mail gestuurd, maar beseften dat we een aantal aspecten gemist hadden te bespreken in de reactie, de mail stond vol typefouten, of erger nog, de mail was naar de verkeerde persoon gestuurd ontvanger. Gmail biedt een standaardopdracht voor het ongedaan maken van verzending van 5 seconden, maar dit kan worden verhoogd tot 30 seconden.
Klik op de Tandwielpictogram >Bekijk alle instellingen > Algemeen > Verzenden ongedaan maken. Selecteer in het vervolgkeuzemenu ernaast tussen 5, 10, 20 en 30 seconden buffertijd en druk vervolgens op Wijzigingen opslaan. Wanneer u nu een e-mail verzendt, ziet u een optie Ongedaan maken in de zwevende zwarte balk die verschijnt nadat u een e-mail hebt verzonden.
5 Sjablonen
Maak een einde aan het opstellen van repetitieve e-mails
Er zijn momenten waarop sommige e-mails dezelfde of vergelijkbare reacties vereisen. In een dergelijke situatie hoeft u niet elke keer het hele bericht opnieuw te typen. In plaats daarvan kunt u sjabloonreacties maken. Klik op de Tandwielpictogram >Bekijk alle instellingen > Geavanceerd > Sjablonen en selecteer Inschakelen En Instellingen opslaan.
Wanneer u nu een overtollige tekst schrijft in a Nieuw bericht (zorg ervoor dat de e-mailhandtekening is verwijderd), kan die tekst als sjabloon worden opgeslagen door erop te klikken Meer opties > Sjablonen > Concept opslaan als sjabloon > Opslaan als nieuwe sjabloon. U kunt het sjabloon een naam geven. Wanneer u de volgende keer met dezelfde tekst wilt reageren, selecteert u eenvoudigweg het benodigde sjabloon in plaats van het bericht opnieuw te typen.
4 Het leesvenster aanpassen
Optimaliseer het displayvastgoed
De standaardmanier waarop Gmail je berichten toont wanneer je ze opent, maakt niet optimaal gebruik van de weergaveruimte. Dit geldt vooral als u grotere beeldschermen heeft. Dit kan worden aangepast door het leesvenster in te schakelen.
Klik op de Tandwielpictogram > Selecteer alle instellingen > Postvak IN > Leesvenster inschakelen. Selecteer ofwel de Rechts van inbox of Hieronder inbox optie om voorbeeldvensters voor uw e-mails te krijgen, waarbij u andere e-mails niet uit het oog hoeft te verliezen.
3 Schakelen tussen vele handtekeningen
Verlichting van het handmatig wijzigen van handtekeninggegevens
In een professionele opstelling is het relevant om een e-mailhandtekening te hebben. Maar soms wilt u bepaalde details uit uw handtekening, zoals uw telefoonnummer, misschien niet delen. Het is vervelend om handmatig dingen aan een handtekening toe te voegen of te verwijderen. In plaats daarvan kunt u meerdere handtekeningen maken en er eenvoudig tussen schakelen, afhankelijk van de context of de ontvanger.
Klik op de Tandwielpictogram > Selecteer alle instellingen > Algemeen > Handtekening. Klik op het vakje Nieuw maken om een nieuwe handtekening toe te voegen. Oudere handtekeningen verschijnen in het vak aan de linkerkant. U kunt de standaardhandtekeningen selecteren in de onderstaande vervolgkeuzelijsten: Gebruik voor nieuwe e-mails En Bij beantwoorden/doorsturen. Klik dan op Wijzigingen opslaan. Wanneer u zich nu in het opstelvenster bevindt en op het pensymbool klikt, worden alle handtekeningen weergegeven die u hebt opgeslagen. U kunt eenvoudig degene selecteren die u wilt gebruiken.
2 Meerdere sterformaten
Slimmere manier om belangrijke e-mails te categoriseren
Of het nu uw persoonlijke of professionele account is, er zijn enkele e-mails die u een ster wilt geven, zodat u deze snel kunt bereiken in het gedeelte Met ster van Gmail. Standaard kun je in Gmail alleen de gele ster gebruiken. Als u veel e-mails met ster heeft, kan het lastig zijn om snel de juiste e-mail te vinden waarnaar u op zoek was.
Klik op de Tandwielpictogram > Alle instellingen bekijken > Algemeen> Sterren. Hier kunt u kiezen tussen 1 ster, 4 sterren en alle sterren, afhankelijk van uw voorkeur, gevolgd door Wijzigingen opslaan. Nu kunt u tussen de sterren wisselen door achtereenvolgens op het sterpictogram te klikken. Op deze manier kunt u geweldige visuele aanwijzingen krijgen voor verschillende soorten prioriteits-e-mails. Als u met de muis over de ster beweegt, ziet u de naam ervan. Wanneer u zich in het gedeelte Met ster bevindt en alleen de e-mails met een ster wilt bekijken blauwe ster, typ eenvoudig deze opdracht in het zoekvak van Gmail: heeft: blauwe ster. U kunt zelfs bepaalde sterpictogrammen toewijzen aan bepaalde soorten e-mails.
1 E-mails filteren met een voorbeeld
Geef uw inbox een boost
Dit is een van de krachtigste functies van Gmail en als je het bewust gebruikt, kan het je echt helpen je Postvak IN te organiseren, ongewenste e-mails te verwijderen en mappen te maken voor specifieke soorten e-mails. Hoewel Gmail tabbladen heeft zoals Promotie, Updates en Sociaal, glippen sommige e-mails daar soms doorheen en verschijnen op het tabblad Primair. U wilt dat het tabblad Primair alleen de absoluut belangrijke e-mails bevat.
Klik op de Toon zoekopties, aan de rechterkant in de zoekbalk van Gmail. Afhankelijk van het doel dat u wilt bereiken, kunt u nu de details in de betreffende velden toevoegen om filters te maken.
Stel dat ik een nieuwsbrief wil toevoegen (vanaf De browser) dat verschijnt op mijn tabblad Primair, naar een map waarin ik alle nieuwsbrieven heb waarop ik ben geabonneerd. In dat geval zal ik het e-mailadres van toevoegen De browser nieuwsbrief en klik Filter maken. Op het volgende scherm krijg ik meer opties te zien. ik selecteerde Sla de inbox over, Breng het etiket aan (de naam van de map Nieuwsbrief), En Pas ook een filter toe op overeenkomende gesprekken. Dit zorgt ervoor dat elke e-mail van De browser komt in mijn nieuwsbriefmap terecht en verschijnt niet in mijn inbox.
U kunt veel dingen doen, zoals het automatisch archiveren van marketing-e-mails en het leegmaken van uw Gmail-inbox het raakt vol, het verwijdert automatisch e-mails van bepaalde e-mail-ID's, of de map Spam, en nog veel meer meer.
Neem de leiding over uw Gmail-account
De zeven hierboven besproken hacks zullen je Gmail-ervaring zeker tot op zekere hoogte verbeteren. Als u vertrouwd raakt met het menu Instellingen van Gmail en Zoekopties weergeven, wordt u zeker een krachtige Gmail-gebruiker. Het gebruik van deze tips bespaart uiteindelijk ook veel tijd die anders aan overbodige taken zou worden besteed. Vergeet niet ook te kijken hoe dat kan beheer uw wachtwoorden met Google.