DoorSK4 reactiesLaatst bijgewerkt 26 juli 2016
Velen van ons denken dat archiveren een onnodige stap is als het gaat om onze e-mails. De meeste van onze collega's hier bij AppleToolBox doen het niet eens. Ze geven er de voorkeur aan hun inkomende e-mails in hun inbox achter te laten en "Markeren als gelezen" en andere vlaggen te gebruiken om acties aan te geven die moeten worden uitgevoerd op inkomende e-mails. De meest voorkomende reactie op het niet archiveren die we hebben gehoord, is "Ik bewaar mijn e-mails in mijn inbox, zodat ik ze gemakkelijk kan vinden".
Het archiveren van e-mails maakt het gemakkelijk om uw tijd te beheren en biedt enige structuur. Wanneer u de e-mails archiveert waarmee u klaar bent, houdt u een schone inbox over met de e-mails die uw aandacht verdienen. Gluten vrij! Geen belangrijke e-mails meer kwijt. In dit bericht laten we u een stapsgewijze handleiding zien die u kunt gebruiken om uw archiefmailbox in te stellen en ook automatisch uw e-mails te archiveren.
Stap 1. Open uw Mail-toepassing en klik op Mailbox > Nieuwe mailbox
Stap 2 Wijs een naam aan voor de nieuwe mailbox en kies een locatie in de vervolgkeuzelijst. We raden u aan om "Op mijn Mac" als locatie te gebruiken en deze de juiste naam te geven. In dit voorbeeld gebruiken we ATB_Archive als mapnaam.
Stap 3 Nadat u dit hebt ingesteld, is de mailbox aan de linkerkant beschikbaar, net als elke andere mailbox, en u kunt uw e-mails handmatig slepen en neerzetten zodra u klaar bent.
Stap 4 Nu komt het leuke deel van het automatiseren van het archiveringsproces met behulp van regels. Het is vrij eenvoudig als je het eenmaal onder de knie hebt.
Stap - 5 Klik op Mail > Voorkeuren. Klik op Regels en kies Regel toevoegen
Stap –6 Wijs de mailboxmap toe aan de map die u in stap 2 hebt gemaakt.
Stap - 6 Geef de regel een naam in het beschrijvingsvak en voeg voorwaarden toe. U kunt voorwaarden toevoegen zoals e-mail ouder dan twee weken. Druk op de knop + om meer voorwaarden toe te voegen. Je kunt hier behoorlijk specifiek worden, zoals "Alle e-mails van afzender x of afzender y" wordt niet gearchiveerd. Bewaar je regels.
Stap - 7 Test het uit en je bent klaar. Zodra de e-mails in je inbox voldoen aan de regels die je hebt ingesteld, zal je Mail ze automatisch uit je inbox verplaatsen naar de lokale archiefmap die je hebt ingesteld.
Soms zijn het de simpele dingen die ons productiever maken. Als je ooit je inbox hebt geopend en het gevoel hebt dat je een drankje nodig hebt, ben je niet de enige. Test de functie voor automatisch archiveren uit en controleer het zelf!
Welkom bij rommelvrije inboxdagen!
Sudz (SK) is geobsedeerd door technologie sinds de vroege komst van A/UX op Apple en is verantwoordelijk voor de redactionele leiding van AppleToolBox. Hij is gevestigd in Los Angeles, CA.
Sudz is gespecialiseerd in alles wat met macOS te maken heeft en heeft in de loop der jaren tientallen OS X- en macOS-ontwikkelingen beoordeeld.
In een vorig leven hielp Sudz Fortune 100-bedrijven met hun ambities op het gebied van technologie en zakelijke transformatie.