Automatische antwoorden verzenden in Outlook met POP3/IMAP-accounts.

Als u een POP3- of IMAP-account in Outlook hebt ingesteld en automatische antwoorden wilt sturen op berichten die u ontvangt, lees dan hieronder verder.

Als u op vakantie gaat of geen e-mails kunt beantwoorden, is het een goed idee om een ​​automatisch antwoordbericht in Outlook in te stellen. "Automatische antwoorden", ook wel "Afwezigheidsberichten" genoemd, zijn automatische e-mailantwoorden die worden verzonden naar mensen die contact met u opnemen wanneer u niet op uw werk bent.

Met Microsoft Outlook kunt u automatische antwoorden verzenden met welk type e-mailaccount u ook gebruikt (Exchange, Microsoft 365, POP3 of IMAP), maar in deze handleiding leggen we uit hoe je een afwezigheidsbericht maakt met een POP3/IMAP e-mail rekening.

* Opmerking: Als u een Microsoft365/Office365/Exchange-account heeft, lees dan de instructies in dit artikel: Automatische antwoorden verzenden in Outlook met een Office365/Exchange-account.

Een afwezigheidsbericht instellen met een IMAP- of POP3-account in Outlook

Het instellen van een automatisch antwoordbericht in Microsoft Outlook voor POP3.IMAP-accounts kunt u doen via de volgende stappen:

Stap 1. Maak een automatisch antwoordberichtsjabloon.

De eerste stap bij het instellen van een automatisch antwoordbericht in Outlook is het maken van een berichtsjabloon met het antwoord dat automatisch wordt verzonden naar mensen die u een e-mail sturen.

1. Open Outlook en klik op de nieuwe e-mail knop op de Thuis tabblad.

2. Voer de Onderwerp van de e-mail. (bijv. "Niet op kantoor" of "Op vakantie").

3. Typ vervolgens het bericht dat u als automatisch antwoord wilt verzenden.

4a. Nadat u het bericht hebt getypt, klikt u op de Bestand tabblad en selecteer Opslaan als vanuit de linkerzijbalk.

4b. Kies in het dialoogvenster 'Opslaan als' Outlook-sjabloon (*.oft) van de Opslaan als type drop-down menu.

4c. Typ een naam voor het sjabloonbericht in het Bestandsnaam tekstvak en klik Redden.

5. Sluit het berichtvenster 'nieuwe e-mail'.

Stap 2. Stel de regel voor automatisch beantwoorden van berichten in.

Vervolgens moet u in Outlook een regel configureren voor het verzenden van uw afwezigheidsbericht.

1. Op de Thuis tabblad, klik op de Reglement menu en selecteer vervolgens Beheer regels en waarschuwingen.

2. In het venster 'Regels en waarschuwingen': als u meer dan één account hebt ingesteld in Outlook, zorg er dan voor dat u de juiste e-mailaccount voor het automatische antwoordbericht in het gedeelte 'Wijzigingen op deze map toepassen' en klik vervolgens op de Nieuwe regel knop.

3. Selecteer in de eerste stap van de 'Regelwizard' Regel toepassen op berichten die ik ontvang onder het gedeelte 'Beginnen met een lege regel' en klik op Volgende.

4. Geef in de volgende stap van de wizard de voorwaarden op van de gemaakte automatische antwoordregel en klik op Volgende.

Bijvoorbeeld: Als u een automatisch antwoord instelt voor alle berichten "ontvangen in een specifieke periode" en "waarbij uw naam in het vakje Aan of Cc staat"*, vinkt u de overeenkomstige selectievakjes aan.

* Opmerkingen:
1. Als u een automatisch antwoord instelt voor alle inkomende berichten, laat u het vakje 'Waar uw naam in Aan of Cc staat' uitgeschakeld.

2. Als u wilt dat uw automatische antwoordbericht binnen een specifiek datumbereik wordt verzonden (en niet meteen), klikt u op de in een specifieke periode onderstreepte link en bewerk het datumbereik.

5a. Controleer in de volgende stap de antwoord met behulp van een specifiek sjabloon optie en klik vervolgens op de een specifiek sjabloon koppeling.

5b. Selecteer naast 'Kijk in' de optie 'Gebruikerssjablonen in bestandssysteem" keuze.

5c. Selecteer nu de berichtsjabloon die u in stap 1 hebt gemaakt en klik op Open.

5d. Dan klikken Volgende.

6. Geef bij de opties "Uitzonderingen" de gewenste uitzonderingen op voor uw automatische antwoordbericht en klik op Volgende. *

* Opmerking: Dit is een optionele stap en u kunt deze overslaan als u geen uitzonderingen wilt toevoegen.

7. In het venster 'Finish Rule Setup' doet u het volgende en klikt u vervolgens op Finish:

• Bij Stap 1: Geef een naam op voor deze regeltypt u een naam voor uw automatische antwoordregel (bijvoorbeeld 'Op vakantie'-bericht).
• Bij Stap 2: Regelopties instellen, selecteren Schakel deze regel in, om de automatische antwoordregel onmiddellijk te activeren als u dat wilt.

8. Klik ten slotte Toepassen en dan OK om de instellingen op te slaan.

9. Outlook begint nu met het verzenden van automatische antwoorden op inkomende e-mails volgens de instellingen die u hebt ingesteld. Uiteraard moet uw computer aan blijven en Outlook geopend blijven om automatische antwoorden te kunnen verzenden.

Automatische antwoorden uitschakelen in Outlook voor IMAP/POP3-accounts

Als u geen automatische antwoorden meer hoeft te verzenden, kunt u deze met de volgende stappen uitschakelen:

1. Ga naar de Thuis tabblad, klik op de Reglement in de groep Verplaatsen en selecteer vervolgens Beheer regels en waarschuwingen.

2. In de lijst Regels, wissen/uitvinken het selectievakje voor de automatische antwoordregel en klik vervolgens op Toepassen En OK.

Dat is het! Laat me weten of deze gids u heeft geholpen door uw commentaar over uw ervaring achter te laten. Like en deel deze gids om anderen te helpen.