Typen Automator-workflows: de verschillen begrijpen

Welkom terug bij een nieuwe editie van onze doorlopende automatiseringsreeks. De afgelopen weken heb ik geschreven over de Shortcuts-app op iPhone en de Automator-app op Mac. Vandaag ga ik voortbouwen op die serie door de verschillende Automator-workflowtypen op te splitsen.

Vreemd genoeg is dit het eerste bericht dat ik tot nu toe heb geschreven waar onderzoek niet veel heeft geholpen. Ik kan niets vinden over dit onderwerp, zelfs niet van Apple. Reden te meer om dit te schrijven, zodat je de informatie bij de hand hebt!

Het is super belangrijk om de verschillende documenttypen die voor u beschikbaar zijn in Automator te begrijpen. Het eerste dat Automator u laat doen bij het maken van een workflow, is immers het type workflow kiezen dat u wilt maken. Als u de verschillen ertussen niet begrijpt, zult u het moeilijk krijgen om workflows te maken die werken zoals u verwacht!

Dit wordt een vrij eenvoudige post. Ik ga beginnen met uit te leggen wat ik bedoel met "Automator-workflowtypen", daarna ga ik alle beschikbare opties doornemen. Ik zal uitleggen wat elk type is en wanneer je het moet gebruiken.

Je kunt dit bericht meer zien als een spiekbriefje dan als een typisch artikel. Maak een bladwijzer voor dit bericht en kom er zo nodig op terug.

Oké, laten we beginnen!

Wat zijn de verschillende workflowtypen van Automator?

Als Automator nieuw voor u is, weet u misschien niet dat er verschillende workflowtypen zijn, of zelfs maar waarnaar ik verwijs. Telkens wanneer u Automator voor het eerst opent om een ​​nieuwe workflow te maken (niet om een ​​bestaande te bewerken), krijgt u het volgende scherm te zien:

Zoals je kunt zien in de bovenstaande afbeelding, zijn er acht opties om uit te kiezen:

• Werkstroom
• Sollicitatie
• Snelle actie
• Plug-in afdrukken
• Mapactie
• Kalender Alarm
• Plug-in voor het vastleggen van afbeeldingen
• Dicteeropdrachten

Elk creëert een ander soort Automator-routine. Degene waarmee u waarschijnlijk het meest bekend bent, is het toepassingstype. Elk heeft echter een rol die op een bepaald moment waarschijnlijk van pas zal komen.

Begrijpen waar elk voor is, is niet alleen belangrijk om tussen hen te kiezen, maar het kan ook verbreden waartoe u dacht dat Automator in staat was. U wist bijvoorbeeld misschien niet dat u Automator-routines kunt toewijzen aan spraakopdrachten. Ik zal later in dit artikel bespreken hoe dat werkt!

Laten we voor nu ingaan op de eerste van de Automator-workflowtypen - Workflows!

Typen workflows van Automator: Workflows

De eerste van de Automator-workflowtypen is, passend, de Workflow.

Workflows zijn het meest elementaire bestandstype dat u in Automator kunt maken. Het enige wat ze doen is een reeks acties uitvoeren. U kunt een workflow alleen uitvoeren vanuit Automator. Het is dus een op zichzelf staande reeks acties.

U kunt dit zien als een Photoshop-bestand. U kunt een Photoshop-bestand exporteren naar een groot aantal verschillende afbeeldingstypen en u kunt die afbeeldingstypen op allerlei manieren gebruiken. U kunt uw afbeelding ook opslaan als een Photoshop-bestand, maar als u dat doet, kunt u dat bestand alleen in Photoshop gebruiken.

Met andere woorden, workflows zijn de meest beperkte van de workflowtypes. Maar dat betekent niet dat ze nutteloos zijn.

Verre van, eigenlijk! Werkstromen kunnen worden gebruikt om subsets van acties te organiseren en te maken. Als u bijvoorbeeld een slimme reeks stappen maakt, kunt u deze opslaan als een workflow en ze vervolgens gebruiken in andere Automator-routines.

Een deel van wat Workflows nuttig maakt, is dat ze het enige workflowtype zijn dat als actie in het midden van een andere Automator-routine kan worden geplaatst. U kunt een workflow opslaan, vervolgens een nieuwe routine maken en vervolgens uw originele workflow-bestand slepen en neerzetten in het midden van uw nieuwe routine.

Wanneer werkstromen in Automator gebruiken?

Hoewel workflows een eenvoudig en flexibel workflowtype zijn, zult u merken dat u ze slechts in zeldzame gevallen gebruikt.

Dat komt omdat workflows aanzienlijk minder nuttig worden gemaakt door de kracht die de andere Automator-workflowtypes bieden. Hoewel de andere typen in bepaalde situaties kunnen worden uitgevoerd, vanuit contextmenu's of zelfs met uw stem, zijn workflows beperkt tot de Automator-app.

Hoewel de Automator-app geweldig is (daarom schrijf ik erover), is het doel om zo min mogelijk tijd te besteden aan het gebruik van de Automator-app, zodat deze al het werk voor u kan doen. Alleen al om die reden zult u waarschijnlijk het grootste deel van uw tijd in Automator geen workflows maken.

Naar mijn mening zijn er twee keer om Workflows te gebruiken.

De eerste is dat u een aangepaste actie wilt toevoegen aan Automator. Stel bijvoorbeeld dat u ideeën heeft voor meerdere Automator-routines die een kopie moeten krijgen van elk telefoonnummer in uw lijst met contactpersonen. Dat kan een beetje scripting vereisen, evenals enkele acties.

In plaats van deze reeks acties steeds opnieuw te maken, kunt u gewoon een enkele workflow maken en deze naar uw toekomstige workflows slepen. Dat kan je veel tijd besparen en kan Automator ook een krachtigere app maken.

Het tweede scenario waarin Workflows nuttig is, is wanneer u routines wilt maken die u zullen helpen tijdens het gebruik van de Automator-app. Als u bijvoorbeeld bestandsnamen wilt krijgen terwijl u Automator gebruikt, zal het uitvoeren van een workflow vanuit de Automator-app minder vervelend zijn.

Typen workflows van Automator: Toepassingen

De volgende op de lijst met Automator-workflowtypen is Toepassingen. Hoewel hier voor zover ik weet geen bewijs voor is, neem ik aan dat dit het meest populaire workflowtype is. Zie Applicaties als uw brood en boter in Automator.

Toepassingen geven u een toepassingspictogram waarop u kunt dubbelklikken om het uit te voeren. U kunt deze pictogrammen in de Finder, op uw bureaublad of zelfs in uw Dock plaatsen.

U kunt zelfs bestanden/mappen naar deze pictogrammen slepen en neerzetten om ze als invoer voor die workflow te gebruiken.

De routine in de bovenstaande schermafbeelding neemt bijvoorbeeld bestanden als invoer. Het voegt die bestanden vervolgens toe aan een e-mail en stuurt ze naar een klant van mijn keuze.

Wanneer toepassingen gebruiken?

Ik denk dat je de hele tijd applicaties in Automator zou moeten gebruiken. Als u niet weet welk type u moet kiezen, kiest u Toepassingen in de lijst met Automator-workflowtypen.

Ze zijn veelzijdig, eenvoudig en gemakkelijk te volgen. Als u besluit dat u ze niet meer wilt, kunt u ze naar de prullenbak slepen. Als u ze wilt bewerken, kunt u ze openen in Automator.

U kunt Application workflows naast relevante inhoud plaatsen. Zo staat mijn Facturen Applicatie in de map waar ik mijn facturen bewaar. Eenvoudig!

U kunt applicatieworkflows ook kopiëren en plakken waar u maar wilt. Dus als ik zou willen, zou ik voor elk van mijn klanten verschillende factuurmappen kunnen gebruiken en dat applicatiepictogram in elk van die mappen kunnen kopiëren en plakken.

Het enige nadeel van applicaties is dat ze niet zo specifiek zijn als andere workflowtypes. Je hebt er geen toegang toe via het rechtsklikmenu, ze kunnen niet zelfstandig worden uitgevoerd, ze kunnen niet synchroniseren met je agenda, enz. Dus ik zou ze vermijden als er een ander type is dat beter bij je behoeften past.

Anders zijn ze een geweldige standaard!

Typen workflows van Automator: Snelle acties

Het derde type workflow dat we gaan behandelen, is Snelle acties. Snelle acties waren mijn favoriet van de Automator-workflowtypen, en ze staan ​​nog steeds hoog bovenaan. Ik heb waarschijnlijk meer snelle acties gemaakt dan enig ander type werkstroom.

Snelle acties zijn workflows die kunnen worden uitgevoerd vanuit het rechtsklikmenu. Ze verschijnen wanneer u met de rechtermuisknop op een bestand, map, afbeelding of tekstselectie klikt.

Over het algemeen gebruiken ze alles waarop u met de rechtermuisknop hebt geklikt als invoer voor de workflow. Dus als u met de rechtermuisknop op een afbeelding klikt, wordt die afbeelding doorgegeven aan de Quick Action. U kunt snelle acties maken die dit niet doen, hoewel deze functie deel uitmaakt van wat snelle acties zo krachtig maakt.

Hoewel snelle acties iets beperkter kunnen zijn dan sommige andere typen, zijn ze ongelooflijk handig. In plaats van processen op je Mac te automatiseren, beschouw ik Snelle acties als een manier om nieuwe functies aan je Mac toe te voegen.

Zou je willen dat je met de rechtermuisknop op een afbeelding kon klikken en deze met 50% zou verkleinen? Nu kan je!

Wilt u tussen bestandstypen converteren zonder dat u applicaties hoeft te openen? Gebruik gewoon een snelle actie!

Wilt u tussen achtergronden wisselen zonder uw instellingen te doorzoeken? Klik gewoon ergens met de rechtermuisknop!

Wanneer snelle acties gebruiken?

Zoals ik zojuist kort heb onderzocht, wil je Snelle acties in contextuele situaties gebruiken. Daarmee bedoel ik dat deze Automator-workflowtypen het beste werken wanneer ze situationeel worden toegepast.

Dit zijn routines die je niet altijd zult gebruiken. Maar als u ze toch wilt gebruiken, wilt u dat ze direct beschikbaar zijn.

Dat komt omdat Snelle acties toegankelijk zijn via het rechtsklikmenu. En net als al het andere in het rechtsklikmenu, moeten ze worden geïmplementeerd met het oog op de context. De secundaire naam van het rechtsklikmenu is immers het "contextmenu".

U kunt snelle acties zien als "iets doen" met bestanden en mappen op uw computer. Wilt u dat bestandstype wijzigen? Of dat document wijzigen? Of die map reorganiseren? Dan wilt u dit waarschijnlijk doen door met de rechtermuisknop te klikken in plaats van te zoeken naar een pictogram om te dubbelklikken.

Je denkt misschien dat het toewijzen van al je workflows aan Quick Actions de beste keuze is. Ik kan zien waarom je hersenen daarheen gaan. Dit kan echter leiden tot een rommelig en verwarrend rechtsklikmenu.

Ook zijn snelle acties moeilijker te bewerken en te verwijderen dan toepassingen of werkstromen. Dat komt omdat je geen bestand of pictogram hebt dat je gemakkelijk kunt vinden en aanpassen. De bestanden voor Snelle acties zijn begraven in verborgen mappen op je Mac. Het is niet de bedoeling dat u ze bewerkt en aanpast nadat ze zijn gemaakt.

Om al deze redenen zijn Quick Actions daar het meest geschikt voor: Quick Actions! Korte routines van één of twee stappen waar u gemakkelijk toegang toe wilt hebben. En dat is het!

Typen Automator-workflow: Print-plug-ins

Het volgende item in onze lijst met Automator-workflowtypen is er een die ik weliswaar nog niet eerder heb gebruikt. Ik print niet vaak dingen en ik heb niet eens een printer. Ze zijn te veel gedoe! Dus de volgende informatie zal een tweedehands ervaring zijn.

Afdrukplug-ins zijn workflows die u uitvoert vanuit het afdrukdialoogvenster. Dat is het vak dat verschijnt wanneer u een document probeert af te drukken. Het heeft opties zoals kiezen hoeveel exemplaren u wilt afdrukken en kiezen tussen zwart-wit of kleur.

Als dat een beetje nutteloos klinkt, is dat omdat het dat zo is. Naar mijn mening in ieder geval. Tenzij je op een kantoor werkt waar je de hele dag dingen afdrukt, lijkt dit een vreemde keuze voor Automator.

Toch hebt u toegang tot het volledige scala aan Automator-acties. Je kunt dingen doen die helemaal niets met printen te maken hebben als je wilt. En u krijgt ook geen toegang tot speciale opties die specifiek zijn voor afdrukken.

De enige unieke eigenschap van Print Plugins is dat ze de documenten in het printdialoogvenster doorgeven aan Automator als PDF-invoer.

Dus als u bijvoorbeeld al uw afgedrukte documenten wilt opslaan in een specifieke map op uw Mac, converteer ze naar afbeeldingen of voeg een extra pagina toe aan het einde van een document voordat u het afdrukt, dit is voor jij.

Wanneer afdrukplug-ins gebruiken?

Print-plug-ins zijn naar mijn mening de meest beperkte van de Automator-workflowtypen. Als u niet vaak dingen afdrukt, zult u waarschijnlijk nooit een workflow met dit type nodig hebben of willen maken. Dus als je het moeilijk vindt om te bedenken waarom je dit type zou willen gebruiken, dan hoef je het waarschijnlijk niet te gebruiken.

Aan de andere kant, als je iemand bent die al een paar ideeën krijgt voor dit type workflow, dan ben jij waarschijnlijk de doelgebruiker.

In het bijzonder denk ik dat de doelgebruiker voor dit type workflow iemand is die regelmatig documenten afdrukt. En als u die persoon bent, heeft u waarschijnlijk verschillende repetitieve afdruktaken die u kunt automatiseren. Printen is immers al een behoorlijk vervelend en bijna autonoom proces.

Er valt hier niet veel meer te zeggen! Gebruik Print Plugins wanneer u printgerelateerde workflows wilt creëren. Kies anders iets anders.

Werkstroomtypen Automator: Mapacties

Contrasting Print Plugins is een van de Automator-workflowtypen die ik het meest gebruik. Mapacties zijn super handig voor allerlei dingen, hoewel het even duurde voordat ik erover kwam.

Dit type workflow is echt geautomatiseerd. Het draait op de achtergrond, dus u voert het nooit handmatig uit.

In plaats daarvan koppelt u Mapacties aan een map naar keuze. Telkens wanneer nieuwe mappen of bestanden aan die map worden toegevoegd, worden de bijgevoegde mapacties uitgevoerd.

Dit zorgt er niet alleen voor dat mapacties worden uitgevoerd, maar ze zullen ook de toegevoegde bestanden/mappen als invoer gebruiken.

Ik heb bijvoorbeeld een mapactie die automatisch alle afbeeldingen op mijn bureaublad die groter zijn dan 5 MB, verkleint. Dus wanneer ik afbeeldingen aan mijn bureaublad toevoeg die groter zijn dan die bestandsgrootte, worden ze automatisch verkleind. Ik hoef niets te doen om dit te laten gebeuren.

Wanneer mapacties gebruiken?

Er zijn twee situaties waarin mapacties de beste keuze zijn uit de Automator-workflowtypen.

Het eerste is duidelijker. Als je bepaalde acties binnen een map wilt automatiseren, dan wil je Folder Actions gebruiken! Dit omvat zaken als:

• Automatisch hernoemen van bestanden in een bepaalde map
• Elke maand een nieuwe map maken in een andere map
• Alle bestanden in een map wijzigen die aan bepaalde criteria voldoen
• Bestanden in een map na twee maanden verwijderen
• enzovoort.

Het tweede scenario is een beetje indirect. Het is voor wanneer u een volledig geautomatiseerde routine wilt creëren.

Mapacties zijn uniek omdat ze een van de weinige Automator-workflows zijn die echt autonoom zijn. Ze hebben jou niet nodig om ze te laten rennen. U hoeft niets te onthouden of te doen. Ze werken gewoon.

Hiermee kunt u een aantal behoorlijk complexe Automator-workflows maken die op de achtergrond van uw machine worden uitgevoerd. Er is wat creativiteit voor nodig, maar er zijn mogelijkheden die uniek zijn voor dit type workflow.

Typen Automator-workflow: Agenda-alarmen

Dat brengt ons bij Agenda-alarmen. Agenda-alarmen zijn workflows die aan uw Apple Agenda worden toegevoegd.

Het duurde even voordat ik door had hoe deze precies werkten. Ik wist niet zeker of ze waren gekoppeld aan je agenda-evenementen, acties waren die je kon uitvoeren op agenda-evenementen, of dat ze op de door jou gekozen tijd werden uitgevoerd.

Het antwoord was uiteindelijk de laatste optie! Telkens wanneer u een kalenderalarm maakt, wordt het toegevoegd aan uw kalender op het moment dat u het maakte. Om het te bekijken, moet je de Agenda-app op Mac openen.

Als je eenmaal hebt besloten wat dit kalenderalarm gaat doen, kun je beslissen wanneer het het gaat doen. U kunt dit doen door het te manipuleren, net als bij elk ander agenda-evenement. Sleep het rond, wijzig de datum en tijd, kies hoe lang het duurt, stel in hoe vaak je wilt dat het wordt herhaald (als je wilt dat het wordt herhaald), en meer.

Wanneer kalenderalarmen gebruiken?

Kalenderalarmen zijn geweldig als u routines wilt maken die elke dag, week, maand of jaar worden uitgevoerd.

Terugkomend op mijn factuurvoorbeeld, zou ik een kalenderalarm kunnen maken dat mijn facturen elke week voor mij verzendt. Ik zou ook een andere kalenderwekker kunnen maken die aan het begin van elke week een nieuwe factuur voor me maakt, als ik wist hoe ik het script ervoor moest schrijven.

U kunt Agenda-alarmen ook gebruiken om bepaalde apps op bepaalde tijden te sluiten en te openen. U kunt Slack bijvoorbeeld openen terwijl u aan het werk bent en sluiten wanneer u klaar bent zonder dat u ermee hoeft te werken.

Een andere situatie waarin kalenderalarmen nuttig worden, is wanneer u automatiseringen wilt instellen rond niet-herhalende kalendergebeurtenissen. Misschien heb je binnenkort een afspraak, een presentatie op je werk of plannen voor komend weekend. U kunt een automatisering maken die u en deelnemers aan een evenement een melding stuurt, iets aan uw notities toevoegt, enzovoort.

Typen Automator-workflow: plug-ins voor het vastleggen van afbeeldingen

In de drie jaar dat ik Mac-gebruiker en -schrijver ben, ben ik nog nooit Image Capture tegengekomen, laat staan ​​Image Capture-plug-ins. Dus ook voor deze wil ik duidelijk zijn dat ik niet veel ervaring heb met dit type workflow.

Voor degenen die (zoals ik) niet op de hoogte zijn van Image Capture, het is een functie op Mac die verschijnt wanneer je afbeeldingen vanaf een apparaat naar je Mac verplaatst. Dat betekent dat je een camera rechtstreeks op je Mac hebt aangesloten en bestanden ervan naar je Mac verplaatst. Dat kan zowel een letterlijke camera zijn als een iPhone of iPad.

Net als Print-plug-ins zijn Image Capture-plug-ins automatiseringen die alleen beschikbaar zijn in het Image Capture-dialoogvenster. Ze zijn heel specifiek.

Als je echter vaak afbeeldingen naar je Mac importeert, zul je jezelf waarschijnlijk voor de gek houden dat je dit niet wist.

U kunt Image Capture Plugins gebruiken om afbeeldingen automatisch te hernoemen terwijl u ze importeert, ze te converteren naar een ander afbeeldingstype, snijd ze bij, wijzig het formaat, pas filters erop toe, verplaats ze naar specifieke mappen en nog veel meer meer.

Ondanks dat het zo'n niche is, kan ik zien dat plug-ins voor het vastleggen van afbeeldingen een van de handigste Automator-workflowtypen zijn. Voor fotografen kan dit een uitkomst zijn.

Wanneer gebruik je plug-ins voor het vastleggen van afbeeldingen?

Nogmaals, er is niet veel te zeggen hier. Het is vrij duidelijk wanneer u Image Capture-plug-ins moet gebruiken in plaats van andere Automator-workflowtypen.

De beste tijd om Image Capture-plug-ins te gebruiken is wanneer u een deel van uw routine wilt automatiseren bij het gebruik van Image Capture. Als je merkt dat je constant bestanden hernoemt, bepaalde afbeeldingen de hele tijd bijsnijdt of de bestanden die je importeert organiseert, kun je dit waarschijnlijk allemaal versnellen met Image Capture Plugins.

Anders zou u de plug-ins voor het vastleggen van afbeeldingen niet moeten gebruiken!

Typen Automator-workflow: dicteeropdrachten

De laatste van de Automator-workflowtypen zijn dicteeropdrachten. We hebben hier in dit bericht naar verwezen en we zijn er eindelijk bij.

Dicteeropdrachten zijn workflows die worden uitgevoerd wanneer u hun sleutelzin inspreekt in de dicteerfunctie van uw Mac. Om deze functie te activeren, drukt u op de fn twee keer sleutelen. Keur de dialoogvensters die verschijnen goed en spreek vervolgens tegen je Mac.

Wanneer u een dicteeropdracht maakt, kunt u bovenaan de editor een sleutelzin kiezen.

Als u die sleutelzin uitspreekt na het activeren van Dictation, wordt de workflow geactiveerd die u aan die zin koppelt.

Verder is er geen verschil tussen dicteeropdrachten en andere Automator-workflowtypen. Het is de activering die onderscheidend is.

Wanneer dicteeropdrachten gebruiken?

Er zijn een paar redenen waarom u dicteeropdrachten zou willen gebruiken in plaats van meer algemene Automator-workflowtypen zoals snelle acties en toepassingen.

De eerste is de coole factor. Je kunt een leuk dicteercommando instellen en het later voor je vrienden uitvoeren om indruk op ze te maken.

U kunt bijvoorbeeld in kaart brengen dit Terminal-commando, waarmee Star Wars wordt afgespeeld in de Terminal-app, naar een dicteeropdracht. Om indruk te maken op je vrienden, kun je zeggen: "Computer, speel Star Wars Episode IV".

Je zou ook kunnen gebruiken dit Terminal-commando om een ​​gesprek te voeren met je Mac. Stel gewoon een sleutelzin in, zoals: "Hoe gaat het met de computer?" Laat vervolgens een automatisch antwoord zeggen: "Prima, en jijzelf gebruiker?"

Als je jezelf afvraagt: "Waarom zou iemand dat willen doen?" misschien zit je op de verkeerde blog.

Een ander gebruik voor dicteeropdrachten is het toevoegen van spraakopdrachten die Siri nog niet heeft. Voor alle duidelijkheid: je kunt geen dicteeropdrachten van Siri uitvoeren. Maar aangezien Siri en Dictation op vergelijkbare manieren worden geactiveerd, kun je Dictation Commands vanuit een vergelijkbare mindset benaderen.

Ten slotte kunnen dicteeropdrachten worden gebruikt voor toegankelijkheidsdoeleinden. Als jij of iemand die je kent afhankelijk is van spraakopdrachten om hun Mac te gebruiken, kan dit extreem krachtig zijn voor die persoon.

Gebruik de workflow-typen van Automator om de manier waarop u uw Mac gebruikt te veranderen

En dat is het! Dat zijn de acht verschillende Automator-workflowtypen en de verschillende situaties waarin ze het best kunnen worden gebruikt. Door ze op creatieve manieren te kiezen en te combineren, kunt u uw productiviteit op Mac maximaliseren.

Zoals eerder vermeld, heb ik de komende weken meer tips, trucs en handleidingen over het gebruik van de Automator- en Shortcuts-apps op Mac en iPhone behandeld en zal ik dat blijven doen. Stem dus zeker af op de AppleToolBox-blog voor die berichten!

We naderen ook augustus en september, wat betekent dat iPhone 13-geruchten op het punt staan ​​binnen te stromen. Zorg ervoor dat u zich abonneert op onze nieuwsbrief om het laatste nieuws hierover te ontvangen!

Zie je dan!