E-mails archiveren en back-uppen op uw Mac

Niemand houdt van een rommelige inbox. Maar het is niet nodig om oude e-mails in uw inbox te bewaren, alleen omdat u bang bent om ze te verwijderen. Met de Mail-app op je Mac kun je, net als de meeste populaire e-mailapps, e-mails archiveren om ze uit je inbox te verbergen zonder ze voor altijd kwijt te raken.

Als je inbox een lenteschoonmaak nodig heeft en je je zorgen maakt over het verwijderen van iets belangrijks, lees dan hieronder hoe je je e-mails archiveert. We laten u ook zien hoe u lokaal een back-up van e-mails kunt maken, zodat u ze niet kwijtraakt, zelfs niet als u uw e-mailaccount verwijdert.

Verwant:

• Mail werkt niet in macOS Catalina, hoe op te lossen
• Mail-app altijd downloaden op Mac? Hoe te repareren
• Waar worden gearchiveerde berichten opgeslagen in Mail op macOS?
• 21 Apple Mail-tips en -trucs die u misschien niet kende voor iOS en macOS

Wat betekent archiveren in de Mail-app?

We weten allemaal wat er gebeurt als je een e-mail verwijdert: dat bericht gaat naar de prullenbak en verdwijnt korte tijd later voor altijd.

Wanneer u daarentegen een e-mail op uw Mac archiveert, wordt deze naar een aparte map verplaatst, maar nooit verwijderd. U kunt al uw gearchiveerde e-mails op elk moment bekijken door door de archiefmap te bladeren. Ze blijven in die map totdat u ervoor kiest ze te verwijderen.

Nog handiger, u kunt zoeken naar berichten in de Mail-app en het doorzoekt automatisch uw gearchiveerde e-mails en uw inbox.

Denk aan het archiveren van een e-mail zoals het opbergen in een archiefkast. Je hoeft er nooit meer naar te kijken, maar je weet dat je het hebt als je het nodig hebt.

Het is een goed idee om facturen, boekingsbevestigingen, e-mails van klantenondersteuning en andere officiële documenten die u in de toekomst mogelijk opnieuw moet raadplegen, te archiveren.

E-mails archiveren in de Mail-app

Het archiveren van e-mails in de macOS Mail-app is eenvoudig. Selecteer gewoon een e-mail in uw inbox en klik op de Archief pictogram boven het berichtvoorbeeld, het lijkt op een opbergdoos.

Als je Mac een Touch Bar boven het toetsenbord heeft, kun je ook op de Archief pictogram dat op de Touch Bar verschijnt wanneer u een e-mail selecteert.

U kunt ook met de Control-toets ingedrukt op een e-mail klikken en selecteren Archief uit het pop-upmenu.

U kunt ook een e-mail selecteren en naar. gaan Bericht > Archief vanuit de menubalk.

Of, voor de power-users die er zijn, selecteer een e-mail en druk op Ctrl + Cmd + A om het direct te archiveren.

Standaard berichten archiveren

Als u door berichten wilt vegen om ze te archiveren, moet u dat instellen als de standaardactie voor het weggooien van e-mails. Om dit te doen, start u de Mail app en ga naar Mail > Voorkeuren vanuit de menubalk. Ga naar de Bekijken tabblad en stel vervolgens de Verwijderde berichten verplaatsen lijn naar Archief.

U kunt nu met twee vingers naar links vegen over e-mails om ze snel te archiveren.

Door Archiveren als standaardactie in te stellen, kunt u e-mails ook rechtstreeks vanuit een melding op uw Mac archiveren. Klik hiervoor op Opties > Archief wanneer een e-mailwaarschuwing in de rechterbovenhoek verschijnt.

Als je deze optie niet ziet, ga dan naar Systeemvoorkeuren > Meldingen en zorg ervoor dat Waarschuwingen zijn ingeschakeld voor Mail.

Gearchiveerde e-mails vinden in de Mail-app

Het belangrijkste voordeel van het archiveren van e-mails, in plaats van ze te verwijderen, is dat ze gemakkelijk te vinden zijn als u ze in de toekomst ooit nodig hebt. Er zijn verschillende manieren om vind gearchiveerde e-mails op je Mac als je ze nodig hebt.

Wanneer u een e-mail archiveert in macOS, maakt de Mail-app een map Gearchiveerd aan in uw e-mailaccount. Elke andere e-mail die u vanuit dat account wilt archiveren, gaat ook naar deze map.

Mail maakt aparte archiefmappen aan voor elk van uw e-mailaccounts. Maar u kunt ook al uw gearchiveerde e-mails van elk account tegelijk bekijken in de map All Archive.

De snelste manier om een ​​gearchiveerde e-mail te vinden, is door ernaar te zoeken met de vergrootglas pictogram in de rechterbovenhoek van de Mail-app.

De lijst met resultaten laat zien waar elke e-mail zich bevindt en bevat e-mails uit uw archiefmappen als een van deze overeenkomt met de zoektermen.

U kunt ook de archiefmappen aan uw zijbalk toevoegen en er handmatig doorheen scrollen om een ​​e-mail te vinden.

Als u geen archiefmap in de zijbalk kunt zien, klikt u op de Toevoegen knop naast Favorieten. Kies dan om toe te voegen Alle Archief uit de lijst met mailboxen in het vervolgkeuzemenu en klik op Oke.

Klik nu op Alle Archief in de zijbalk om al uw gearchiveerde e-mails te bekijken.

Als je de zijbalk helemaal niet ziet, druk je op Shift + Cmd + M om het te onthullen.

Een back-up maken van uw e-mails op een Mac

Wanneer je Mail gebruikt om e-mails op je Mac te archiveren, worden die e-mails nog steeds opgeslagen op de servers van je e-mailprovider. Dat betekent dat u al uw gearchiveerde e-mails kwijtraakt als u uw e-mailaccount verwijdert of uw wachtwoord vergeet.

Dit komt natuurlijk niet vaak voor. Maar als u er zeker van wilt zijn dat u uw gearchiveerde e-mails nooit kwijtraakt, moet u er ook een lokale back-up van maken.

Dit is eenvoudig te doen door de Archief-mailbox te exporteren vanuit de Mail-app.

Om dit te doen, open Mail en control-klik op de Archief of Alle Archief mailbox in de zijbalk en kies vervolgens om Postbus exporteren.

Kies een bestemming om uw geëxporteerde archief-e-mails naar op te slaan. Afhankelijk van het aantal e-mails dat je in de loop der jaren hebt gearchiveerd - en hoeveel grote bijlagen er zijn - kan je geëxporteerde mailbox behoorlijk veel ruimte op je Mac in beslag nemen.

Als u een mailbox op deze manier exporteert, worden er geen berichten van uw e-mailaccount verwijderd, maar wordt alleen een lokale kopie van die e-mails op uw Mac gemaakt.

U moet uw mailbox regelmatig exporteren om een ​​up-to-date back-up van uw gearchiveerde e-mails te behouden.

Leer nog meer tips voor het gebruik van Mail op een Mac

Het archiveren van e-mails op uw Mac is een geweldige manier om uw Postvak IN op te ruimen zonder de toegang tot belangrijke berichten te verliezen. Maar het archiveren van e-mails is slechts één manier om de manier waarop u Mail op uw Mac gebruikt te verbeteren.

Bekijk onze lijst met Tips en trucs voor e-mail om meer nuttige dingen te leren, zoals het aanpassen van de werkbalk, het verminderen van het aantal meldingen dat u ontvangt, of het introduceren van slimme regels om uw mailbox zichzelf te laten organiseren.