Volg en sorteer onbeantwoorde e-mails op uw Mac en verhoog de productiviteit

Als je niet alleen tonnen e-mails per dag ontvangt, maar ook beantwoordt, doorstuurt en nog meer verzendt, kan het echt moeilijk zijn om bij te blijven. Geïnspireerd door een discussie in het Apple Support-forum, hebben we besloten om degenen te helpen die in deze situatie terechtkomen.

Door e-mails bij te houden die je nog moet beantwoorden en ze gemakkelijk te kunnen sorteren, verdubbel je je productiviteit. En met de flexibiliteit die we u laten zien, kunt u de e-mails die op uw antwoorden wachten snel vinden.

Verwant:

• 21 Apple Mail-tips en -trucs die je misschien niet kende voor iOS en macOS
• Favoriete emoji's en symbolen toevoegen en gebruiken in Mail op Mac
• Alles nieuw in Mail voor macOS Catalina

Maak een slimme mailbox

Slimme mailboxen zijn handige tools om berichten automatisch te verplaatsen. Hoewel e-mails op hun oorspronkelijke locatie blijven, worden ze ook weergegeven in een specifieke mailbox die u aanmaakt met behulp van criteria; een beetje zoals e-mailregels.

Om te zien welke e-mails je niet hebt beantwoord, allemaal op één plek, kun je die slimme postbus als volgt instellen in de Mail-app op je Mac.

1. Klik Postbus > Nieuwe slimme mailbox vanuit de menubalk.
2. In het pop-upvenster, geef je mailbox een naam met iets als "Onbeantwoorde e-mails" of wat je maar wilt.
3. Voor de Bevat berichten die overeenkomen met [een/alle] van de volgende voorwaarde, kies alle.
4. Klik in het gedeelte met criteria op de eerste vervolgkeuzelijst en selecteer Bericht werd niet beantwoord.
5. Markeer eventueel de vakjes voor: Berichten uit de Prullenbak opnemen en van Sent.
6. Klik Oke.

Deze kun je desgewenst testen. Stuur uzelf een e-mail en deze zou in uw nieuwe Smart Mailbox moeten verschijnen. Reageer erop en het zou uit die mailbox moeten verdwijnen. (Het kan zijn dat u het een paar seconden moet geven om te verdwijnen.)

Sorteer e-mails in uw slimme mailbox

De Smart Mailboxen werken net als de andere die je in de Mail-app gebruikt. Dus als u de klassieke lay-out voor Mail gebruikt, kunt u sorteren met behulp van de kolommen. Dit maakt het gemakkelijk om te sorteren door te klikken op de Datum Ontvangen header en ziet u de meest actuele e-mails bovenaan.

Als u de standaardlay-out in de Mail-app gebruikt, kunt u nog steeds snel sorteren met behulp van een aantal methoden.

Klik eerst en het gemakkelijkst op de kolomkop voor uw berichtenlijst en kies Datum en Nieuwste bericht bovenaan. U kunt ook klikken op Weergave > Sorteer op en kies Datum en Nieuwste bericht bovenaan vanaf daar.

Bewerk je slimme mailbox

Nog een tip die u kunt gebruiken met de Smart Mailbox die u maakt, is om deze nog slimmer te maken! Misschien wil je al die onbeantwoorde e-mails van vandaag, gisteren of deze week zien. Het duurt slechts een minuut om uw Smart Mailbox te bewerken.

1. Selecteer uw Smart Mailbox en klik op Postbus > Slimme mailbox bewerken vanuit de menubalk of klik met de rechtermuisknop het en kies Slimme mailbox bewerken vanuit het contextmenu.
2. Klik in het criteriavak op de plusteken knop helemaal naar rechts om nog een filter toe te voegen.
3. Kies voor de eerste vervolgkeuzelijst Datum Ontvangen en voor de tweede, kies de datum of bereik u wilt gebruiken. Je kunt kiezen uit opties zoals vandaag of deze week, is precies of ligt tussen, en is voor de datum of is na de datum. Deze selecties geven u een grote flexibiliteit.
4. Als u klaar bent, klikt u op Oke.

Net als bij het maken van de Smart Mailbox met de bovenstaande stappen, kun je een snelle test uitvoeren.

U kunt slimme mailboxen maken of bewerken om allerlei soorten criteria zoals deze op te nemen. Dus als je de kans hebt, bekijk dan de opties voor het geval je extra filters ziet om op te nemen. En voer indien mogelijk een test uit en vergelijk die criteria om te zien of alles werkt zoals u verwacht.

Ben je klaar om je productiviteit te verhogen?

Als u e-mails onbeantwoord laat die niet zouden moeten, kan dit veel problemen veroorzaken, vooral voor uw werk. Dus als je deze tutorial nuttig vindt en iets dat je gaat gebruiken, laat het ons dan weten in de reacties hieronder!