Er is vraag naar een e-mailplatform dat inspeelt op de behoeften van hedendaagse organisaties en hun workflows. Samenwerking is essentieel voor bedrijven in onze huidige tijd. Dit omvat de manier waarop teams in contact komen met hun klanten, partners, klanten en prospects. Naast e-mail worden verschillende tools en toepassingen gebruikt voor communicatie.
Dit is waar Polymail Team binnenkomt. Tot nu toe hebben tientallen mensen geprofiteerd van deze e-mailtoepassing. Wanneer u zich voor de eerste keer aanmeldt, krijgt u een gratis proefperiode van 14 dagen van het Premium-abonnement. Hiermee krijgt u toegang tot de geavanceerde functies. U kunt uitnodigingen sturen naar uw medewerkers en collega's om zich bij uw team aan te sluiten. Als je de Polymail Team-functie leuk vindt, kun je altijd upgraden naar Premium om op de lange termijn van de voordelen te genieten.
Mensen uitnodigen om zich bij het team aan te sluiten
Om teamleden uit te nodigen, moet u eerst de wortel selecteren die linksonder in de e-mailtoepassing aanwezig is. Kies vervolgens Instellingen in de zijbalk. Scrol onder Instellingen omlaag naar Team en gebruikers. In dit gedeelte kunt u de primaire e-mailaccounts bekijken die aan uw team zijn gekoppeld onder de titel van het teamaccount. Het zou teamfuncties bevatten zoals Sequences en Analytics. De volgende titel die je in deze sectie ziet, is om teamgenoten uit te nodigen.
U kunt teamleden uitnodigen door hun e-mailadres in te voeren in de ruimte onder de titel. Ze worden lid van uw Polymail-team zodra ze uw uitnodigingsverzoek hebben geaccepteerd. Telkens wanneer een nieuw teamlid zich bij uw team voegt, worden hiervoor kosten in rekening gebracht.
Teamleden toevoegen aan een gesprek
Met Polymail kunt u intern chatten met uw team onder e-mailgesprekken. Deze functie zou tijd besparen omdat teams in staat zouden zijn om snel te discussiëren en beslissingen te nemen zonder dat hun inbox overspoeld wordt met forwards en carboncopy's (CC's). Om een teamlid aan een gesprek toe te voegen, hoeft u alleen maar @ in te typen gevolgd door de naam van het teamlid.
Door de naam te noemen, wordt het gesprek gedeeld met die persoon. Dat teamlid kan deelnemen aan het gesprek door naar Vermeldingen te gaan, die aanwezig zullen zijn in de linkerzijbalk.
Integratie van Slack met Polymail
U kunt een Polymail-gesprek met Slack delen door eenvoudig op de optie Delen in de rechterbovenhoek van de e-mailtoepassing te klikken. Op deze manier kun je samenwerken met teamleden die beschikbaar zijn op Slack en geen account hebben in Polymail.
Je kunt selecteren met wie je het gesprek op Slack wilt delen door de naam van het teamlid of het kanaal in het pop-upvenster in te voeren. Deze functie van Polymail maakt het toegankelijker voor organisaties die de efficiëntie van hun interne teamdiscussies willen verbeteren.
E-mailgesprekken delen
U kunt bepalen wie uw gedeelde gesprek kan zien. Door de instellingen voor delen aan te passen, kunt u bepalen wie uw e-mailgesprek kan zien. Om dit te doen, selecteert u de optie Delen die beschikbaar is in de rechterbovenhoek van uw e-mail. Vervolgens verschijnt er een klein venster met de deellink. Onder de deellink ziet u een optie "Dit wijzigen", waarmee u de machtigingen voor delen kunt wijzigen. De drie opties om uit te kiezen onder instellingen voor delen omvatten iedereen met de link, alleen teamgenoten en privé.
Zodra dit is gebeurd, kunt u op de blauwgekleurde optie Kopiëren klikken om de gesprekslink te kopiëren. Met Polymail kunt u ook op elk gewenst moment de machtigingen voor delen voor een gedeeld e-mailgesprek aanpassen. Bovendien kunt u een gedeeld gesprek verwijderen door op het verwijderpictogram bovenaan de applicatie te klikken.
Teamprestaties meten met analyses
De Team Analytics-functie van de e-mailtoepassing helpt u de prestaties van uw team te analyseren. U kunt naar Team Analytics navigeren door op het Analytics-pictogram linksonder in de applicatie te klikken. U wordt dan doorgestuurd naar een pagina met een grafiek met de cijfers en een tabel hieronder met de statistieken van teamleden voor een bepaalde periode. Met Polymail Team Analytics kunt u categorieën volgen, zoals het aantal nieuwe e-mails dat door een teamlid is verzonden, het percentage van berichten die zijn geopend door de ontvangers, links waarop is geklikt door de ontvangers, gedownloade bijlagen en antwoorden voor de verzonden e-mails.
In Polymail Team Analytics kunt u bepalen voor welke categorieën u de statistieken nodig heeft. Het enige dat u hoeft te doen, is bepaalde categorieën uit te schakelen die niet belangrijk voor u zijn. Dit toont de statistieken van de overige categorieën die voor u relevant zijn. Wanneer u de cursor op een specifieke datum in de grafiek plaatst, toont een klein venster u de statistieken voor alle categorieën voor die specifieke datum.