Hvis du får følgende feilmelding i SharePoint "Går tom for plass. Denne siden er nesten tom for lagringsplass. For å frigjøre plass, slett filer du ikke trenger og tøm papirkurven", fortsett å lese nedenfor for å lære hvordan du frigjør lagringsplass i SharePoint.
Som du kanskje vet, er tilgjengelig lagringsplass i Microsoft 365 SharePoint 1 TB pluss 10 GB per kjøpt lisens, og hvis du ønsker å øke lagringsplassen kan du kjøpe ekstra fillagring i Kjøp tjenester side (Velg Tillegg -> Office 365 Ekstra fillagring).
Vanligvis er 1 TB med lagringsplass i SharePoint Online nok til at et lite selskap kan dele dokumenter og andre filer blant sine ansatte. Men denne plassen kan snart være utilstrekkelig hvis dokumentene endres ofte. Dette er fordi SharePoint oppretter – som standard – en ny versjon av hvert dokument som er endret, og deretter beholder den gamle versjonen av dokumentet i historikken av sikkerhets- og sikkerhetskopieringsårsaker. Denne funksjonen kalles "Filversjon" og er tilgjengelig i SharePoint Online og OneDrive for Business.
Selv om Filversjon er en svært nyttig funksjon fordi den lar deg gå tilbake til en tidligere versjon av et dokument om nødvendig (f.eks. etter og feil sletting eller modifikasjon av virus), eller til spore endringene som er gjort i dokumentet, på den annen side kan det redusere plassen som er tilgjengelig i SharePoint dramatisk på grunn av de mange forskjellige versjonene den lagrer, for hver fil.
Derfor, hvis du går tom for plass i SharePoint Online og ikke ønsker å kjøpe ekstra lagringsplass, følg trinnene nedenfor for å frigjøre disk plass i SharePoint, ved å slette de eldre versjonene av filene og endre innstillingene for filversjon for å beholde minimumsversjonene av filer.
Hvordan frigjøre plass i SharePoint Online.
Trinn 1. Tøm papirkurven i SharePoint for å frigjøre lagringsplass.
Det første trinnet for å øke tilgjengelig lagringsplass i SharePoint Online, er å fjerne alle de slettede elementene fra papirkurven. å gjøre det:
1. Klikk Resirkuler link til venstre, og klikk deretter Tøm papirkurven.
Steg 2. Reduser antall filversjoner i SharePoint Online.
Som standard kan SharePoint Online og OneDrive for Business beholde opptil 500 versjoner av hvert dokument, noe som er – etter min mening – overdrevent. Slik reduserer du antallet lagrede versjoner for hver fil i SharePoint Online:
1. Naviger til Dokumenter bibliotek og fra Innstillinger menyklikk Bibliotekinnstillinger.
2. Klikk Versjonsinnstillinger.
3. I versjonsinnstillinger endrer du Behold følgende antall hovedversjoner verdi fra 500 til 100 og klikk OK. Dette vil fjerne alle versjonene utover de 100 den beholder. *
* Ytterligere hjelp: Hvis du vil deaktivere filversjonsstyringen i SharePoint online fullstendig, last ned den nyeste versjonen av SharePoint Online Management Shell verktøy, koble til SharePoint Online-administrasjonssenteret med administratorlegitimasjonen din og gi følgende PowerShell-kommando:
Set-SPOTenant -EnableMinimumVersionRequirement $False
Trinn 3. Slett tidligere versjoner av filer i SharePoint Online.
Den tredje metoden for å frigjøre lagringsplass i SharePoint, er å slette de gamle versjonene av filer. Den eneste ulempen med denne prosedyren er at du må slette de tidligere versjonene for hver fil separat, og det er ikke en alternativet (inntil artikkelen er skrevet), for å slette alle tidligere versjoner av alle filer på en gang, uten å bruke et tredjepartsverktøy som de DMS-Shuttle for SharePoint.
Slik viser og sletter du alle de lagrede versjonene av et SharePoint-dokument:
1. Plukke ut Nettstedets innhold til venstre og klikk Nettstedinnstillinger.
2. Klikk på i nettstedsinnstillinger Lagringsberegninger under Administrasjon av nettstedsamling.
3. Klikk nå på Versjonshistorikk alternativet ved siden av en fil, for å se alle dens lagrede versjoner.
4. Klikk til slutt Slett alle versjoner for å fjerne alle de tidligere versjonene (unntatt den nåværende), eller slette en etter en versjonene du ønsker, ved å velge Slett alternativet i alternativer med pil ned for hver lagrede versjon.
Det er det! Gi meg beskjed om denne veiledningen har hjulpet deg ved å legge igjen en kommentar om opplevelsen din. Lik og del denne veiledningen for å hjelpe andre.