Med så mye digital informasjon som kommer inn og ut av enhetene dine, kan det være litt av en oppgave å administrere elektroniske filer. Disse filene flyttes fra ett sted til et annet uten stans og ofte med hastverk. Det er bra at teknologien har tatt igjen disse problemene.
Filorganisasjon 101
Teknologi gjør deling, lagring og henting effektiv og mindre problemfri. Sømløs tilgang til de nødvendige filene er nå muliggjort. Denne artikkelen vil diskutere noen viktige tips for å forbedre filbehandlingseffektiviteten og veilede deg i å sortere ting.
1. Improviser fildelingsprosessen
Når du snakker om effektiv filorganisering, snakker du ikke bare om lagring. Det er best å ta opp hvordan du håndterer, sender eller deler disse dokumentene med avdelingsmedlemmer.
For det første er faksing en standard metode for dokumentdeling som alle i bedriftsverdenen implementerer daglig. Institusjoner som tilhører finans, juss og myndigheter har en tendens til å bruke dette som et av verktøyene for å kommunisere. Hva om det er en måte å maksimere potensialet mens du gjør fildeling til en effektiv prosess som faks uten faksmaskin? Ville det ikke hjelpe å organisere ting rundt kontoret ditt?
Hvis fildelingsprosessen skjer på arbeidsplassen, kan du etablere en filserver eller et fildelingsnettverk. Det vil hjelpe folk som har tilgang til å hente filene sine.
2. Lagre dokumenter på ett sted
Spørsmålet om filorganisering har plaget bedrifter i lang tid nå. Det er en økende bekymring blant selskaper fordi mange av deres elektroniske filer ofte blir feilplassert under lagring og overføring. Dette problemet kompliserer situasjonen ytterligere fordi bedrifter har en tendens til å dele mange filer med kolleger.
For å bekjempe dette foreslår eksperter å opprette en enkelt rotmappe for å gi enkel tilgang til filene du prøver å hente. I denne metoden lagrer du alle arbeidsfilene dine i en mappe. For PC-brukere er standarden Mine dokumenter.
I et delt miljø kan du også opprette en mappe med delte dokumenter. Begge prosessene gjør det mulig for kollegene dine å finne viktige filer helt fra starten. Videre baner dette vei for enkel sikkerhetskopiering og arkivering når lagringsplassen blir lite.
Les også: 13 beste gratis filbehandlere for Windows 10 i 2021
3. Unngå å lagre filer på skrivebordet ditt
Dette emnet er en oppfølging av det andre punktet ovenfor. Husk at skrivebordet ditt ikke skal være den primære lagringsplassen for filene dine. I stedet skal det være pent og ryddig. Plassering av mange filer og la dem være rundt kan få hele plassen til å se rotete ut.
Dessuten kan det virke som en tidkrevende jobb å rengjøre arbeidsplassen. For et svært uorganisert skrivebord anbefales det å bruke programmer som hjelper til med å tømme og sortere dokumentene dine.
4. Følg etablerte retningslinjer for filnavn
Før du lagrer arbeidet ditt filer i skylagringen din eller rotmappe, prøv å observere deres etablerte filnavnskjemaer. Vanligvis vil bedrifter prøve å løse uenighet mellom tusenvis av dokumenter som beveger seg rundt i hver avdeling ved å etablere regler og retningslinjer for filnavn. Legg merke til kjente karakterer som understrek, bindestreker og prikker.
Det anbefales også å bruke standardforkortelser og beskrivende navn. Ikke glem å legge til datoer og vær spesifikk hvis du må. Målet med å navngi filer er å fortelle innholdet riktig uten å måtte åpne dem. Du kan følge noen standard navnekonvensjoner som følgende:
- Etter dokumentdato;
- Etter dokumenttype; og
- Etter avdeling eller selskap.
For eksempel, hvis filen handler om et forsinket brev, kan du velge noe som passer til meldingen din. Hvis alle disse kan virke overveldende, vær alltid påminnet om at disse små detaljene vil hjelpe deg med filidentifikasjon og gjenfinning.
Les også: 11 beste filmakuleringsprogramvare for Mac i 2021
5. Utfør sikkerhetskopiering av filer regelmessig
Å utføre sikkerhetskopiering av data er en avgjørende del av å sikre en jevn flyt av forretningsprosesser og kontinuitet. Det beskytter selskapet mot uheldige hendelser som tap av data, som kan være et resultat av følgende:
- Malware angrep;
- Skade på stasjonene;
- Stjålne lagringsstasjoner;
- Ransomware angrep;
- Hacking av lagringskontoer; og
- Filsletting.
Disse tingene kan unngås hvis du etablerer en sikkerhetskopiprotokoll. For å gi tilstrekkelig beskyttelse for virksomheten din, må du implementere et omfattende sikkerhetskopieringssystem som følger disse settene med prosesser:
- Utfør sikkerhetskopiering av data regelmessig;
- Lagre data på stasjoner og skytjenester; og
- Ha et passord for mapper og filer
- Hold lagringsstasjonene på et privat sted.
Hvis tap av data vil føre til forretningsforstyrrelser, må du sikkerhetskopiere de nødvendige dokumentene. Slettede filer kan gjenopprettes hvis du installerer gjenopprettingsprogramvare. Imidlertid er visse detaljer fra en forretningstransaksjon mest sannsynlig uopprettelige hvis lagringsfilene er hacket, skadet eller tapt.
6. Slett gamle, unødvendige filer
Å slette gamle filer kan være en nervepirrende ting å gjøre. Du må imidlertid også vurdere at disse unødvendige dokumentene gir rot til et allerede rotete filsystem. Sjekk bedriftens retningslinjer for sletting av filer og forsikre deg om at du ikke trenger disse forretningsfilene igjen.
Hvis du er usikker, oppretter du en mappe i rotmappen og gir den navnet "inaktiv" eller "gammel." Lagre de gamle filene i mappen for oppbevaring til du er sikker på at den ikke vil bli brukt lenger.
7. Lag snarveier og favoritter
Disse funksjonene er flotte for filer og mapper du bruker hver dag. I stedet for å grave deg gjennom myriader av lagringsplasseringer, prøv å opprette tilgang for disse filene. Det kan være rundt Finder-fanen for Mac-brukere eller File Explorer-sidefeltet hvis du bruker en PC. Å bruke disse alternativene vil gjøre filsøket ditt til en lek.
Les også: 22 beste gratis driveroppdatering for Windows 10, 8, 7 i 2021 [Oppdatert]
Avsluttende tanker: Organisasjon er nøkkelen
Det er viktig å alltid huske at det er best å holde filene dine oppdatert og organisert for å opprettholde sammenhengen uansett hvor du lagrer dokumentene dine. Ditt primære mål her er å garantere at du fortsatt kan finne det du leter etter etter at det er opprettet i et filbehandlingssystem.
Dessuten er riktig administrasjon og organisering av elektroniske filer utvilsomt avgjørende i et delt miljøoppsett. Hvis kollegene dine ikke er i nærheten, kan du raskt finne og få tilgang til filer laget av dem.
Mens du går med dine daglige gjøremål, bør du vurdere ideene nevnt her for å sortere filene du har. I det lange løp vil det være praktisk for deg og din organisasjon.