Slik bruker du tall på Mac: Avanserte teknikker

For noen uker siden dekket vi de grunnleggende teknikkene for bruk av Numbers på Mac. I tilfelle du gikk glipp av det innlegget, utforsket vi Numbers-funksjoner som formler, maler, ark og sortering.

I dag skal vi utvide det innlegget ved å dekke mer avanserte teknikker. Hvis du ikke er kjent med emnene som dekkes i det første innlegget, anbefaler jeg sterkt at du leser det før du går gjennom dette. For de som imidlertid blir komfortable med Numbers og ønsker å utvide sin arbeidskunnskap, så er dette innlegget for deg.

I dette innlegget skal vi se på avanserte teknikker som å lage diagrammer, pivottabeller, legge til filtrering og betinget formatering, og utforske mulighetene for å kombinere Numbers med AppleScript. Dette kommer til å bli litt av et "nivå opp", så gjør deg klar, og la oss komme i gang!

Slik bruker du Numbers på Mac: Avanserte teknikker

Pivottabeller

Det første vi skal dekke er en funksjon som er relativt ny for Numbers på Mac: Pivottabeller. Det pleide å være at dette var en funksjon som bare Excel-brukere kunne nyte. Men i de siste oppdateringene har Apple brakt pivottabeller til Mac.

Så hva er pivottabeller? For de som ikke vet, er en pivottabell som en standard tabell med data, bortsett fra at den er interaktiv. De interaktive aspektene ved en pivottabell lar deg raskt organisere, filtrere gjennom, sortere og bedre forstå dataene i tabellen.

For eksempel, i en typisk Numbers-tabell, vil du se flere rader og kolonner med data som, uansett hvor organiserte de er, sannsynligvis er vanskelige å raskt ta innsikt fra. Så du kan tilordne denne tabellen med data til en pivottabell, som raskt viser deg sammendrag av dataene, viser forhold mellom dataene dine og mer.

For å lage en pivottabell i Numbers trenger du først en tabell eller et dataområde. Et dataområde er bare en rad eller kolonne med data, mens en tabell er en serie med rader og kolonner.

Velg området eller tabellen, og klikk deretter Pivottabell i verktøylinjen øverst på skjermen. Du blir bedt om å velge mellom ett av disse fire alternativene:

• På nytt ark: Dette oppretter et nytt ark som inneholder pivottabellen din. Dette skiller bordet og pivottabellen visuelt for å holde ting organisert.
• På gjeldende ark: Dette legger til pivottabellen til arket du bruker for øyeblikket, slik at du kan se tabellen og pivottabellen samtidig.
• For valgte celler på nytt ark: Hvis du ikke vil lage en pivottabell ved hjelp av en tabell, kan du i stedet velge et område. Hvis du velger dette alternativet, oppretter du en pivottabell for området ditt på et nytt ark.
• For valgte celler på gjeldende ark: Til slutt, som forventet, tar dette alternativet ditt valgte celleområde og oppretter en pivottabell for dem på ditt nåværende Numbers-ark.

Den beste måten å få taket på pivottabeller på er å begynne å lage og eksperimentere med dem. Vi har ikke tid i dette innlegget til å gå mye mer i dybden enn dette, men vi kommer til å lage et fremtidig innlegg om pivottabeller for å utforske dem mer detaljert. Så følg med for det!

Opprette diagrammer

Den neste avanserte teknikken du vil lære når du bruker Numbers på Mac er å lage diagrammer. Selv om diagrammer ikke er strengt nødvendige når du bruker Numbers, er de et flott visualiseringsverktøy.

For de som ikke er kjent med diagrammer, er de en måte å ta data i en tabell og vise dem på en mer visuell måte. Dette er flott for å ta bort rask innsikt i tillegg til å vise dataene dine til ikke-tekniske personer. Hvis du for eksempel har holdt styr på utgifter i Numbers og trenger å vise disse utgiftene under en konferanse, kan du lage et diagram og vise det frem i en presentasjon.

Å lage et diagram i Numbers er superenkelt. Bare velg Diagram fra verktøylinjen og velg et 2D-, 3D- eller interaktivt diagram for datasettet ditt. Hvis du ikke er sikker på hva du skal gå med, er det sannsynligvis best å holde seg til et 2D-alternativ.

Igjen, vi har ikke nok tid i dette innlegget til å gå i dybden på kartoppretting. Men generelt sett er sektordiagrammer og stolpediagrammer et godt valg. Sektordiagrammer hjelper deg med å vise prosenter og mengder, mens søylediagrammer er bedre for å sammenligne ting i et visuelt hierarki.

Akkurat som med pivottabeller, hjelper det å eksperimentere med de forskjellige diagramalternativene. Så lag et datasett og begynn å lage diagrammer basert på det datasettet.

Også! Et siste råd. Når du lager et diagram som har en X- og Y-akse (for eksempel stolpediagrammer), prøv å holde konstante tall på X-aksen og variable tall på Y-aksen. For eksempel er det vanlig praksis å sette tidsvariabler på X-aksen (måneder, år, uker, kvartaler osv.) og økonomiske verdier på Y-aksen (valutaer, inntekter, utgifter, tap, vekst osv.).

Betinget utheving i Numbers på Mac

En annen viktig teknikk å mestre i Numbers på Mac er betinget utheving. Som du kanskje har lagt merke til nå, kan du formatere innholdet i cellene dine. Du kan endre bakgrunnsfargen til en celle, endre skriftfarge og type, og så videre.

I likhet med diagrammer kan formatering brukes til å hjelpe visuelt med å organisere dataene dine. Ved å fargekode dataoppføringer kan du raskt skille mellom positive og negative verdier, datoer og dollarbeløp, klienter og så videre.

Selvfølgelig kan det ta mye tid å endre all denne formateringen manuelt. Det er her betinget fremheving kommer inn. Den lar deg lage automatiske regler som umiddelbart endrer formateringen av cellene dine. Så hvis du har klienter A, B og C, kan du lage regler slik at alle A-oppføringer er grønne, alle B-oppføringer er blå og alle C-oppføringer er røde.

For å sette opp regler for betinget utheving, velg en celle, celleområde eller en hel kolonne/rad. Klikk deretter Format øverst til høyre på Numbers-skjermen. Dette skal vise (ikke skjule) Format-panelet på høyre side av skjermen.

Velg øverst i dette panelet Celle. Klikk deretter Betinget utheving…

Å velge Legg til en regel. Du kan deretter lage en regel som er basert på tall, tekst, datoer og så videre. Hver type regel har sine egne parametere, så velg den som best oppfyller dine behov. For eksempel, hvis du vil at hver celle med teksten "Client A" skal være grønn, ville du velge Tekst > Er…

Du kan selvfølgelig endre disse reglene for å matche dine behov. Hvis du setter det opp som jeg har, vil bakgrunnsfargen umiddelbart bli grønn hver gang du skriver "Client A" i en celle med disse betingede uthevingsreglene.

For å være tydelig, endrer ikke dette nødvendigvis funksjonen til dataene dine eller tabellen. Det bidrar bare til å gjøre ting klart visuelt og sparer tid.

Formatering av tall

I likhet med betinget utheving er formatering av tall i Numbers på Mac. Som standard vil alle tallene du skriver inn i Numbers se relativt like ut. Imidlertid bør ikke alle tall formateres på samme måte. Du vil ha datoer, klokkeslett, valutaer og prosenter.

For å sikre at disse tallene ser ut slik de er ment, kan du angi regler for formatering av ulike celler og områder. For å sette opp dette, vil du sørge for at Format sidefeltet er åpent, og du kommer til å ønske å velge Celle i dette sidefeltet igjen.

Du vil legge merke til at nær toppen av denne delen av sidefeltet er en rullegardinmeny merket Dataformat. Når du velger den rullegardinmenyen, vil du se følgende alternativer:

Alt du trenger å gjøre herfra er å velge formateringen du vil bruke for de valgte cellene. Fra da av vil cellene dine automatisk formateres riktig.

Og hvis du velger Antall fra rullegardinmenyen kan du til og med velge antall desimaler som skal vises. Dette kan være veldig nyttig for å vise informasjon slik du vil ha den vist.

Filtrering

Et annet nyttig visningsalternativ i Numbers på Mac er filtrering. Filtrering, i likhet med pivottabeller, lar deg kun vise informasjonen som er relevant for deg. Du kan for eksempel bruke filtrering for å skjule utgifter du ikke har råd til, vise bare kundene du skylder, eller vise alle kommende oppføringer.

Med andre ord lar den deg fylle ut alle dataene dine, og deretter filtrere gjennom dem basert på regler du velger.

Når du oppretter filtreringsregler, har du to alternativer:

• Hurtigfiltre: Dette er automatisk genererte filtreringsregler som vises basert på dataene du har lagt inn i tabellen. De er nyttige når du bare raskt vil filtrere ut viss informasjon og ikke nødvendigvis ønsker å organisere datasettet ditt på en bestemt måte.
• Filtreringsregler: Filtreringsregler er derimot regler som du oppretter for tabellen/datasettet ditt. De er mer permanente, strukturerte og kan nås når du trenger dem.

For å bruke hurtigfiltre, velg en kolonne med data eller en bestemt celle, hold musepekeren over den tilsvarende kolonnebokstaven og klikk deretter på pilen som vises ved siden av kolonnebokstaven. Dette vil få opp en rullegardinmeny, som du finner Hurtigfilter alternativer.

Velg den, og velg deretter fra de tilgjengelige filtreringsalternativene den presenterer for å endre de synlige dataene. Dataene blir ikke slettet eller endret, bare skjult.

For filtreringsregler, velg kolonnen, raden eller cellene du vil filtrere. Deretter høyreklikker du dem og velger Vis filteralternativer.

Deretter kan du i sidefeltet (som burde ha endret seg for å vise filtreringsalternativer), legge til et filter i en kolonne du velger. Akkurat som med betinget utheving, kan du lage regler som lar deg vise/skjule data strategisk.

Mestre COUNTIF i Numbers på Mac

En av de kraftigste funksjonene i Numbers på Mac er COUNTIF. Teknisk sett er det andre "IF"-funksjoner, men når du forstår hvordan COUNTIF fungerer, vil du også kunne finne ut resten.

I hovedsak lar COUNTIF brukere bruke en formel på en rekke tall, men også å ekskludere tall som ikke oppfyller visse betingelser. Så du "TELLER" tall "HVIS" de oppfyller betingelsene dine.

Du kan for eksempel bruke dette til å bare telle salgene som er større enn $100, ignorere kunder som har brukt mindre enn $10, eller bare se på betalinger som ikke er behandlet.

For å bruke en COUNTIF-funksjon, klikk Sett inn øverst på skjermen, da Formel, deretter Ny formel. Dette vil endre sidefeltet for å vise alle formlene som er tilgjengelige for deg. I søkefeltet i dette sidepanelet skriver du "IF" og trykker komme tilbake.

Når du gjør dette, vil du se funksjoner som IF, SUMIF, AVERAGEIF, og selvfølgelig, COUNTIF. Dette er alle funksjoner som drar nytte av IF-funksjonen, så det er bare å velge den som passer dine behov.

Du vil legge merke til at det også er "-IFS"-funksjoner. Disse fungerer mer eller mindre på samme måte, bortsett fra at de lar deg sjekke flere samlinger for flere samlinger, i stedet for en enkelt samling for en enkelt tilstand.

Bruker VLOOKUP

Neste er VLOOKUP. VLOOKUP er en stiftfunksjon i Excel, og det er en som de som bruker Numbers på Mac kommer til å ønske å bli kjent med. Når du er det, vil du finne deg selv å bruke denne funksjonen hele tiden.

For de som ikke vet, er VLOOKUP en funksjon som lar deg slå opp en bestemt del av data som tilsvarer en annen del av data. Du kan for eksempel slå opp timeprisen (kolonne B) som belastes en klient (kolonne A).

Derfra kan du bruke verdien du har sett opp i en annen funksjon. Så det er en fin måte å begynne å organisere og transponere deler av data rundt datasettet.

For å bruke VLOOKUP, skal du gå tilbake til trinnene som ble tatt i den siste teknikken vi dekket. Å velge Sett inn øverst på skjermen, og velg deretter Formel og Ny formel. Dette bør endre sidepanelet til å vise formelvalgpanelet.

I dette panelets søkefelt skriver du "VLOOKUP" og trykker komme tilbake på tastaturet ditt. Du bør se VLOOKUP vises umiddelbart.

Gå videre og velg VLOOKUP for å begynne å lage formelen i en celle du velger.

For å få denne funksjonen til å fungere, må du fylle ut følgende informasjon:

• Søk etter: Det er her du skriver inn verdien du vil finne. Du kan angi et tall eller en REGEX-streng. Hvis du ikke er kjent med REGEX, denne posten vil få deg opp i fart.
• Kolonneområde: Den neste delen er utvalget av celler du skal søke gjennom. Så spesifiser hvilke celler du vil finne Søk etter innhold i.
• Returkolonne: Returkolonnen er der du skal spesifisere hvilken del av data du vil ha returnert. For eksempel, hvis du leter etter noens Timelønn (Kolonne A), så vil du kanskje faktisk trekke verdien i kolonne B, som har dollarbeløpet de tjener. Med andre ord, dette er verdien som vil spesifisere hvilken del av data denne funksjonen vil returnere.
• Tett kamp: Denne parameteren lar deg velge hvor mye spillerom du gir til dataene VLOOKUP-formelen finner. Si for eksempel at du ser etter tallet "5.5", men formelen finner "5.6" i stedet. Du kan bruke Tett kamp for å avgjøre om dette vil vises som en feil eller om du vil regne det som nøyaktig nok.

Og det er det! VLOOKUP kan være litt vanskelig å få taket på, men når du først gjør det, vil det være et virkelig kraftig verktøy i arsenalet ditt. Så bruk mye tid med den til du er komfortabel med å bruke den. Jeg har funnet ut at Reddit-fellesskap for Excel og Numbers har mye innsikt i hvordan VLOOKUP fungerer, hvis du trenger litt ekstra lesing.

Samarbeid med kollegaer

En av de enkleste avanserte teknikkene vi skal dekke i denne opplæringen om Numbers på Mac er samarbeid. I de siste oppdateringene har Apple lagt til muligheten for brukere til å samarbeide med hverandre i Numbers.

Å gjøre dette er en superenkel og flott måte å gjøre deg og teamet ditt mer produktive på. For å gjøre dette, klikk bare på Samarbeide knappen i verktøylinjen og del tilgangen til regnearket ditt med andre via e-post, tekst eller AirDrop.

Personene du samarbeider med må ha en Apple-enhet, helst en Mac eller iPad, men en iPhone vil også fungere.

Når du samarbeider om en Numbers-fil, vil du kunne se de nøyaktige redigeringene og bidragene som andre har gjort. Dette er flott for å dele dokumenter med folk, jobbe med den samme filen ved hjelp av forskjellige enheter eller til forskjellige tider, og holde arbeidsteamet tilkoblet.

Legger til AppleScript i Numbers

Sist men ikke minst, en ganske avansert teknikk for Numbers på Mac er å bruke AppleScript med regnearkene dine. For de som ikke vet, er AppleScript et grunnleggende skriptspråk fra Apple som kan brukes til å automatisere visse oppgaver.

For de som er kjent med Excel, har du kanskje erfaring med makroer. Makroer lar deg automatisere grunnleggende oppgaver, som å skrive inn tall eller oppdatere informasjon. Det er en stor tidsbesparende og en som er innebygd i Excel.

Dessverre har ikke Apple bygget inn en lignende funksjon som Numbers ennå. I stedet må du stole på AppleScript.

Den gode nyheten er at AppleScript er ganske enkelt. Hvis du allerede har litt programmeringserfaring, bør du kunne plukke det opp ganske raskt. Og hvis du ikke gjør det, kan du enten lære det grunnleggende eller kopiere kode som andre har skrevet på nettet.

Som mye av det som står i denne artikkelen, har vi ikke tid til å gå på et dypdykk i alle tingene du kan gjøre med AppleScript i Numbers. Bare vit at hvis du finner deg selv i å gjøre mange repeterende oppgaver i Numbers, kan du bruke AppleScript til å begynne å laste ned det arbeidet til datamaskinen din.

Numbers på Mac: Bli en proff

Og det er det! Ved å mestre teknikkene som er skissert i dette innlegget, kan du begynne å skjerpe ferdighetene dine i Numbers på Mac og gjøre fremskritt mot å bli en ekte proff. Selv om noen av disse konseptene kan være vanskelige å pakke hodet rundt i begynnelsen, er det gode sjanser for at du ender opp med å bruke mye av dette på daglig basis.

Dette er gode teknikker å lære hvis du ønsker å jobbe i Numbers eller Excel for å leve. Og for de som bare trenger Numbers for prosjekter hjemme, vil dette gjøre deg i stand til å gjøre en hel rekke nye ting. Gi meg beskjed i kommentarene nedenfor hvordan du planlegger å bruke disse forskjellige teknikkene!

For mer innsikt, nyheter og guider om alt som har med Apple å gjøre, sjekk ut resten av AppleToolBox-bloggen.

Ser deg neste gang!