Hvordan lage en rullegardinliste i Excel

For å gjøre dataregistreringsoppgaver feilfrie og raske, må du lære hvordan du lager en rullegardinliste i Excel.

Excel er en kraftig programvare for dataregistrering. Du kan bruke den til personlige og profesjonelle dataregistreringsbehov som å lage kontorrekvisitalister, lage husholdningsrekvisitalister, lage en inventar for en liten bedrift eller et hjem og mye mer.

I enhver dataregistreringsjobb må du skrive inn små data som navn, adresser, mengder, lokasjoner, priser osv. Når noen reviderer denne databasen, vil de kanskje legge inn kommentarer som revidert, avventende revisjon, feil funnet osv.

Hvis du eller din ansatte begynner å gjøre dette manuelt, vil det ta dager å nå målet. Derfor må du automatisere Excel-arket der du fanger data. Excel-rullegardinlistekommando er grunnleggende automatisering som du kan bruke uten å lære Visual Basic-koding for Excel. Les videre for å lære hvordan du lager en liste i Excel med rullegardin.

Hva er en rullegardinliste i Microsoft Excel?

Excel-rullegardinlisten er et datavalideringsverktøy for Excel-applikasjonen. Det krever at du velger et område eller en liste over data for rullegardinlisten. Deretter bruker du ganske enkelt kommandoen Datavalidering for rullegardinlisten i målcellen eller celleområdene for å få forslag til dataregistrering.

Rullegardinlister eliminerer gjetting fra dataregistreringsoppgaven. Du vil også gjøre null skrivefeil og andre feil når du bruker rullegardinlisten i Excel. Det er også det mest brukte automatiseringsverktøyet for dataregistrering på Microsft Excel.

Her er noen scenarier der du kan bruke denne datavalideringskommandoen:

• Du lager en database på Excel, og du trenger dataregistreringsoperatørene for å skrive inn dataene du trenger, uten søppel.
• Du vil at dataregistreringsoperatørene bare skal bruke kategoriserte data når de legger inn informasjon i et Excel-regneark.
• Du lager gratis online eller offline skjemaer på Excel, og du vil at brukeren skal skrive inn data som kun er tilgjengelig i skjemaet og ingenting annet.
• Databasen din inneholder gjentatte navn, telefonnumre, adresser osv. Avhengig av disse dataene betaler du også regninger eller fakturaer. Derfor er nøyaktighet svært kritisk for prosjektet. I et slikt tilfelle må du bruke nedtrekkslister i Excel.
• Du lager et Excel-ark for husholdningsartikler, og du vil at familiemedlemmene bare skal gjøre oppføringer fra en tillatt liste over varer.
• Dataregistreringsteamet ditt elsker å bruke hurtigtaster mye, og for dette tilbyr Excel-rullegardinlister uovertruffen bekvemmelighet.
• Du lager en database for kontorrekvisita eller kjøpsforespørsel, og du vil bare at ansatte skal lage kjøpsforespørsler for forhåndsgodkjente skrivesaker, IT-maskinvare eller tilbehør.

Det er to måter å lage en liste i Excel med rullegardinpiler. En bruker et forhåndskonfigurert dataområde, og en annen skriver inn alternativene manuelt. Nedenfor finner du trinnene for den mest automatiserte rullegardinmenyen i Excel:

• Opprett et nytt regneark i Excel og navngi det Database.
• Lag nå en kolonneoverskrift i cellen A1 i henhold til typen eller et annet navn du liker. For eksempel gir jeg rullegardinmenyen en kolonneoverskrift IT-maskinvare i denne opplæringen.
• Nå, kopier og lim inn data fra et annet sted eller skriv inn manuelt for å fylle ut cellene under kolonneoverskriften med elementer du vil ha i rullegardinmenyen.
• Jeg skriver inn alternativer for kjøp av IT-enheter som Monitor, Speaker, RAM, CPU, PC Case, GPU, PSU, og så videre.

Så langt har du opprettet databasen som Excel Data Validation-kommandoen vil vise alternativer eller valg i rullegardinlisten. La oss nå lage den faktiske rullegardinlisten ved å følge trinnene nevnt her:

• Velg cellen der du vil lage en rullegardinliste i Excel.
• Nå klikker du på Data fanen på Excel-båndmeny.
• I Dataverktøy kommandoseksjonen, klikk på Datavalidering rullegardinpil.
• En kontekstmeny åpnes med noen få alternativer. Velge Datavalidering.
• Nå bør du se Datavalideringskommando verktøyet på regnearket der du vil legge til en rullegardinliste for Excel.
• Den inneholder tre faner. Disse er Input Message, Settings og Error Alert.
• Klikk Innstillinger.
• Under Valideringskriterier klikker du på rullegardinlisten under Tillate Meny.
• Velge Liste fra rullegardinmenyen.
• Som standard er In-cell dropdown og Ignorer blankt hake skal være krysset av. Hvis ikke, sjekk dem.
• Klikk på pil opp i Kilde felt. De Datavalidering dialogboksen vil nå minimeres til en tynn linje med et tomt felt.
• Gå til Database arbeidsark og velg celleområdet i rullegardinlisten for Excel.
• Velg noen tomme celler under det siste elementet. Det vil hjelpe deg å utvide listen uten å redigere kilden igjen.
• Excel vil automatisk fylle ut kildedataene for rullegardinlisten. Du trenger bare å klikke på pil ned på det tynne Datavalidering bar.
• Du skal nå se den utvidede dialogboksen Datavalidering igjen. Men denne gangen vil du se et kildedataområde i Kilde felt.
• Bare klikk OK, og du er klar.

Gratulerer! Du har laget din første rullegardinliste i Excel. Nå er det bare å kopiere dette hvor som helst der du trenger å vise de samme elementene når en ansatt eller en annen bruker fyller opp data i et dataark.

Det kan være lurt å låse Database-regnearket slik at ingen kan gjøre endringer i listen over alternativer i rullegardinlistene i regnearket for dataregistrering. Følg disse raske trinnene for å sikre listeelementer:

• Velg celleområdene du må låse.
• Høyreklikk og velg deretter Formater celler.
• Gå til Beskyttelse og hake av Låst alternativ.
• Klikk OK å bruke Formater celler Endringer.
• Nå, gå til Anmeldelse fanen på Excel-båndet.
• Velg Beskytt ark ikon.
• På Beskytt ark dialogboksen, skriv inn et passord i det tomme feltet.
• Skriv inn passordet på nytt, og Excel vil låse regnearket for godt.

Hvis du vil ha en kort rullegardinmeny, som Ja/Nei, Revidert/Ikke revidert, Tildelt/Åpen, Fullført/Ufullstendig, etc., kan du bruke den manuelle listen i stedet for dataområdemetoden. Det sparer tid. Slik kan du lage en rullegardinliste i Excel ved å bruke listeelementer:

• Klikk på en celle for å fylle ut en rullegardinmeny.
• Plukke ut Datavalidering fra Data fanen på båndmenyen.
• Under Tillate menyen, klikk Liste.
• Nå skriver du bare inn listen over elementer i Kilde felt.
• Pass på at du skiller hvert element med et komma.
• Klikk OK for å bruke rullegardinlisten.

Dette er den enkleste og raskeste metoden for å lage en enkel rullegardinliste i Excel. Den første metoden er imidlertid mer pålitelig når du vil bruke rullegardinlister rikelig.

En tom rullegardinliste sier kanskje ikke så mye for dataregistreringsoperatørene. Du må legge til spesifikke instruksjoner, slik at de ikke gjør noen feil. Slik kan du legge til en instruksjonsmelding i rullegardinlister i Excel:

• Klikk en hvilken som helst celle som inneholder en aktiv Datavalideringskommando.
• Nå, gå til Data fanen > Datavalidering > klikk Datavalidering.
• Inne i Datavalidering dialogboksen, klikk på Skriv inn melding fanen.
• Skriv inn en liten tekst for Tittel og deretter en detaljert melding i Skriv inn melding felt.
• Klikk OK for å bruke endringene.

Nå, når en bruker velger en celle med en aktiv rullegardinliste Data Validation-kommando, vil de se en melding om hvordan de fyller opp cellen ved å bruke elementer fra rullegardinlisten.

Hvis noen gjør en feil mens du bruker rullegardinlistene på Excel-dataarket, kan du også vise en feilmelding. Dette vil sikre at brukeren tar handling for å løse feilen og ikke hopper over cellen. Her er trinnene for å aktivere Vis et feilvarsel:

• Følg trinnene nevnt tidligere til du får Datavalidering dialogboks.
• Velg nå Feilvarsel fanen.
• Velg en Feilstil fra tre alternativer: Stopp, Advarsel og Informasjon.
• Skriv deretter inn en kort tekst for Tittel av Feilvarsel.
• Skriv nå inn en detaljert melding i Feilmelding felt.

Flott arbeid! Med aktivert Vis et feilvarsel, vil regnearket vise en feildialogboks hvis noen skriver noe annet enn elementene nevnt i rullegardinlisten i Excel.

Nå vet du hvordan du lager en liste i Excel med rullegardin i to forskjellige metoder. Du kan prøve ut måter å lage Excel-rullegardinlister og lage dataregistreringsskjemaer for å hjelpe dine ansatte.

Du kan også lage en intuitiv liste over husholdningsartikler for dagligvarer, maskinvare, klær, verktøy og mer ved å bruke rullegardinlister i Excel.

Ikke glem å kommentere nedenfor hvis du vet en annen kul måte å lage en rullegardinliste i Excel.

Neste opp, lær å vis rader eller kolonner i Excel og noe Excel-kalendermaler for alle år.