Det er alltid en grunn til å sende e-post til ulike personer. Her er hvordan du kan lage en distribusjonsliste i Outlook.
Som Outlook-bruker må du kanskje sende viktige offisielle eller personlige e-poster til flere personer. I slike situasjoner vil det å sende e-poster individuelt kreve mer tid og krefter.
Du kan sette opp en distribusjonsliste i Outlook og eliminere bryet med å legge til flere e-postadresser i Til-feltet.
Men først, la oss lære mer om distribusjonslisten og dens betydning.
Hva er en distribusjonsliste i Outlook?
Distribusjonslisten er en liste over kontakter eller e-postadresser som kan brukes til å distribuere eller sende e-post til dem alle.
Så det er en gruppe e-postadresser som du kan bruke til å sende en e-post. Disse listene er også nevnt i forskjellige Outlook-versjoner som Kontaktliste og kontaktgruppe.
Hvis du har en distribusjonsliste, vises den i kontaktlisten og adresseboken din.
Hvorfor trenger du en distribusjonsliste i Outlook?
Det kan være vanskelig å sende en e-post til ulike personer, spesielt hvis du er en del av en organisasjon med hundrevis eller tusenvis av ansatte.
Distribusjonslisten automatiserer denne verdslige og repeterende oppgaven med å legge til e-postadresser individuelt når du vil sende en e-post til en gruppe mennesker.
Du kan opprette listen én gang og bruke den i årevis med mindre noen ansatte blir med eller forlater organisasjonen eller teamet.
I så fall kan du også sømløst redigere distribusjonslisten for å holde den oppdatert. Dessuten hjelper en distribusjonsliste deg med å unngå å legge til noen som e-postmottaker ved et uhell.
Forskjellen mellom distribusjonsliste, distribusjonsgruppe og kontaktgruppe
Du vil finne at termer som distribusjonsliste og kontaktgruppe brukes om hverandre i Microsoft- eller Outlook-økosystemet.
Mens disse betyr det samme, brukes distribusjonslisten i de eldre versjonene av Outlook-appen.
Noen mennesker kan også bruke begreper som distribusjonsgruppe og kontaktliste for å referere til distribusjonslisten.
Når det gjelder Office 365-abonnementer, er distribusjonslister ment for hele organisasjonen.
Foruten å administreres sentralt, mottar disse listene e-poster fra organisasjonens e-post i stedet for den personlige e-postadressen.
Omvendt kan kontaktgrupper opprettes på en personlig Outlook-e-postkonto.
Opprette en distribusjonsliste i Outlook fra Web App
Mens du får tilgang til Outlook fra nettappen, kan du følge disse trinnene for å legge til en kontaktliste eller distribusjonsliste:
- Åpen Outlook på nettleseren og klikk på Mennesker ikon.
- Klikk på rullegardinpil ved siden av Ny kontakt for å velge Ny kontaktliste.
- En popup vil vises på skjermen.
- Du må angi et navn for listen.
- Legg til e-postadressene til alle personene du vil inkludere i denne distribusjonslisten.
- Hvis du vil, kan du også legge til en beskrivelse.
- Klikk Ferdig, og du har nettopp opprettet en Outlook distribusjonsliste.
- Når du sender e-post til gruppen, legg til gruppenavnet i Til felt.
Hvordan lage en distribusjonsliste i Outlook Desktop
Selv om du har en Outlook-app på Windows, kan du enkelt lage en distribusjonsliste kjent som en kontaktgruppe. Her er de raske trinnene for å lage en outlook-distribusjonsliste der:
- Åpne Outlook-appen og velg Mennesker fanen.
- Klikk på Ny kontakt rullegardinpil.
- Velge Kontaktgruppe.
- Du vil se et nytt vindu for den gruppen eller listen.
- I Navnefelt, legg til listenavnet.
- Klikk på Legg til medlem knapp.
- Velg fra hvor (Outlook-kontakter, adressebok, e-postkontakt) du vil legge til personer i denne gruppen.
- Velg noen, og klikk på Medlemmer for å legge dem til listen.
- For å velge flere personer samtidig, trykk på Ctrl tasten mens du velger alle navnene.
- Klikk når du er ferdig OK å gå tilbake til Kontaktgruppe vindu.
- Klikk Lagre og lukk å bruke endringer.
Hvordan lage en distribusjonsliste i Outlook for Mac
Outlook-distribusjonslistefunksjonen er også tilgjengelig for Mac-brukere. Så du kan opprette en distribusjonsliste i Outlook Mac med disse trinnene:
- Åpen Outlook for Mac og velg Mennesker.
- Velge Ny kontaktliste under Hjem fanen.
- Gi listen et navn.
- Klikk på Legg til og skriv inn de første bokstavene i kontaktens navn du vil inkludere.
- Velg det navnet for å legge det til.
- Skriv inn e-postadressen for å legge til noen som ikke er på kontaktlisten.
- Klikk på Lagre og lukk -knappen når alle navn er lagt til.
Konklusjon
Nå som du vet hvordan du oppretter en distribusjonsliste i Outlook, kan du sømløst sende e-postene dine til mange mennesker.
Enten du bruker Windows eller Mac, vil følge trinnene våre hjelpe deg med å lage en Outlook-distribusjonsliste.
Du kan kommentere for å dele opplevelsen din med å sette opp en distribusjonsliste i Outlook. Etter å ha opprettet en liste, kan det være lurt dele kontaktliste med en annen Outlook-bruker.