Hvordan skrivefletting fra Excel til Word på 2 måter

Hvis du sliter med å sende e-post eller e-post til kunder og kunder ved å tilpasse innholdet i hvert dokument, kan sammenslåing hjelpe. For utskriftsfletting er den beste kombinasjonen Excel og Word. Finn her hvordan du skriver sammenslåing fra Excel til Word på to enkle metoder.

Utskriftsfletting er den rimeligste formen for automatisering av kontorarbeid på stasjonære og bærbare datamaskiner. Du trenger bare å konfigurere Microsoft Word-appen for å hente data for plassholdertekster fra en database som en Excel-fil for ett dokument.

Når du er angitt, kan du lage personlige brev, konvolutter, e-poster, kataloger, adresseetiketter og så videre med ett enkelt klikk. Hvis du lærer hvordan du gjør en brevfletting fra Excel til Word, kan du lage fakturaer, månedlige regninger, abonnementsdetaljer og mange andre offisielle dokumenter for hundrevis og tusenvis av kunder i noen få klikker.

Ved å lære hvordan du gjør en utskriftsfletting i Word fra Excel, kan du lage datarike e-poster og e-poster og unngå menneskelige feil som kommer som en risiko når du oppretter slike dokumenter manuelt. Så la oss komme i gang med metodene for å gjøre en utskriftsfletting fra Excel til Word.

Det er to måter å gjøre en utskriftsfletting fra Excel til Word. Den første er den manuelle metoden der du legger til plassholdertekstene selv for ett dokument og Word tar resten av resten av e-postene eller e-postene. Lær trinnene for manuell utskriftsfletting her:

Først må du opprette en database hvorfra MS Word vil hente data inn i Mail Merge Fields i malen for e-post, post, faktura, etc. Du må opprette Excel-databasen på en slik måte at alle data knyttet til én mottaker er tilgjengelig i en enkelt rad.

Du kan skille forskjellige data i en enkelt rad under forskjellige kolonneoverskrifter. Disse kolonneoverskriftene vil fungere som motstykket for utskriftsflettingsfelt i Word. Du kan opprette kolonneoverskriften som du vil nå. Men senere må du gjøre mindre endringer i kolonneoverskrifter for å matche felt i Word.

Nedenfor finner du de grunnleggende trinnene for å lage en database for utskriftsfletting i Excel. Denne opplæringen vil lage en faktura for en liten eller hjemmebedrift der du kan sende massefakturaer og månedlige regninger til tusenvis av kunder rimelig uten å stole på kostbare nettløsninger eller tredjepart byråer:

• Lag en tom Excel-fil og gi nytt navn til arket Fakturaer.
• Du må fylle ut alle dataene for utskriftsfletting i dette regnearket.
• Lag nå elementene du vil inkludere i utskriftsflettingsdokumentet som kolonneoverskrifter. Disse vil fungere som Felt for utskriftsfletting i Word.
• Skriv inn et kundenavn og all annen relatert informasjon under den respektive kolonneoverskriften i samme rad. Hvis du endrer rader for samme kunde, vil ikke Word kunne fylle ut riktig informasjon på det sammenslåtte dokumentet.

• Etter hvert som kundebasen din øker, kan du begynne å legge til nye kundenavn under Kunde kolonneoverskrift.
• Du kan også legge til nye data for eksisterende eller nye kunder under de spesifikke kolonneoverskriftene.
• Hver gang du oppdaterer denne databasen, oppretter Word brevfletting automatisk et nytt kundedokument som skal legges til kunder, utelat klienter hvis du sletter noen, og oppdater også tallene i dokumentet i henhold til informasjon fra Excel database.
• Word-utskriftsfletting importerer ikke tallformateringen fra Excel. For å beholde tallformateringselementer, som desimaler, valutasymboler osv., må du sette inn en kort kode i spesifikke utskriftsflettingsfelt. Jeg vil nevne koden og trikset for å bruke det senere i denne opplæringen.

Det er det! Du har opprettet Excel-databasen for utskriftsflettingsprosjektet. Flott jobb! La oss komme i gang med å lage utskriftsflettingsmalen i Microsoft Word.

Først må du utarbeide e-postfakturaen eller posten du vil sende til dine kunder og kunder. Brevet må inneholde noen grunnleggende opplysninger om deg som vist nedenfor. Disse er statiske for alle e-poster og e-poster.

• Navnet ditt
• Bedriftsnavnet ditt
• Din bedriftsadresse
• Firmalogo (hvis noen)
• En signaturlinje

Nå som du opprettet Word-malen som du vil legge til felt for utskriftsfletting, la oss se trinnene nedenfor:

• Klikk på Mailings-fanen på Word-båndet og velg deretter Start utskriftsfletting.

• Fra nedtrekksliste, velg typen dokument du vil lage. La oss velge E-postmeldinger.
• Nå, klikk igjen Utsendelser men denne gangen velger du Velg Mottakere.
• Siden du vil utføre en utskriftsfletting fra Excel til Word, velger du Bruk en eksisterende liste alternativ.

• Finn nå utskriftsflettingsdatabasen opprettet tidligere på Excel og velg Fakturaer arbeidsark i Velg Tabell dialogboks.
• Nå bør du se at Skriv og sett inn felt kommandogruppen blir aktivert på Word-båndmenyen > Utsendelser.

Så langt har du koblet Excel-databasen for utskriftsfletting til Word. Deretter lærer vi hvordan du fyller ut de obligatoriske feltene i maldokumentet for utskriftsfletting nedenfor:

• Klikk på Hilsen Line alternativet på Utsendelser-fanen og lag velkomstlinjen du vil legge til. De «GreetingLine» plassholdertekst vises.

• Nå kan du skrive en erklæring som nevner fakturabetalingen. Dette vil være en statisk erklæring som vil gå til alle mottakerne.
• Under hilsen-linjen kan du legge til andre utskriftsflettingsfelt som Brukerens e-post«Kunde_e-post»; Fakturanummer: «Invoice_Number»; Fakturadato: «Invoice_Date», etc.

• Klikk deretter på Sett inn flettefelt alternativet for å begynne å legge til de dynamiske komponentene i utskriftsflettingsprosjektet.
• Kommandoen Insert Merge Field vil vise alle kolonneoverskriftene som er tilgjengelige i Excel-databasen du la til i utskriftsflettingsdokumentet. Ta deg tid til å legge til feltene du ønsker.

• Du kan for eksempel legge til disse flettefeltene: «Tjenestelinje_1»; «Date_Line_1»; «Beløpslinje_1»; «Tjenestelinje_2»; «Date_Line_2»; «Amount_Line_2»; «Beløp_Totalt_».

• Nå som du har lagt til alle de dynamiske feltene, kan du lukke e-posten din ved å legge til en avsluttende kommentar og signaturlinje. Igjen, dette ville være en statisk komponent.
• Du kan nå klikke på Forhåndsvis resultater under kategorien Utsendelser for å se det første sammenslåtte dokumentet.

Som du kan se i forhåndsvisningen viser fakturabeløpet ikke valuta eller desimaltegn. For å løse dette, følg trinnene som er skissert her:

• Høyreklikk på «Beløpslinje_1» utskriftsflettingsfeltet og klikk Slå på feltkoder.

• Nå bør du se MERGEFIELD og deretter feltet.
• Skriv inn følgende kode som vist på bildet ovenfor:

#$0.00

• Velg nå feltet igjen, høyreklikk og Slå på feltkoder.

• Se deretter forhåndsvisningen for å bekrefte om utskriftsfletting importerer tallformateringen eller ikke.
• Du kan nå skrive inn koden ovenfor i andre utskriftsflettingsfelt med tall som «Amount_Line_2» og «Beløp_Total_».

Du kan markere viktige data i e-postmalen nå. Word utskriftsfletting vil bære formateringen i alle andre dokumenter som du oppretter i dette utskriftsflettingsprosjektet.

Når du er klar, klikk Fullfør og slå sammen > Rediger individuelle dokumenter > Alle i Slå sammen poster dialogboks. Klikk OK å lage alle sammenslåtte dokumenter for hver kunde i Excel-databasen.

Word-utskriftsfletting vil opprette et nytt dokument med de sammenslåtte e-postene. Så du må lagre filen separat eller sende e-post med en gang.

Den andre måten å gjøre en utskriftsfletting på er ved å bruke utskriftsflettingsveiviseren i Microsoft Word. Dette er imidlertid en vanskelig metode. Du må endre kildedatabasen i Excel i henhold til de tilgjengelige utskriftsflettingsfeltene i Word. Her er hva du trenger å gjøre for å prøve ut den automatiske utskriftsflettingen i Word:

• Opprett malen Word-dokument og klikk deretter Utsendelser > Start utskriftsfletting > typen dokument du vil produsere.

• Klikk deretter Start utskriftsfletting igjen og velg deretter Trinn-for-trinn veiviser for utskriftsfletting.

• Instruksjonene vises i seks trinn i navigasjonsruten til høyre i Word.
• Du må utføre oppgaven vist i det første trinnet og deretter klikke Neste: Startdokument for å følge veiviseren.

Du kan slå sammen data til Word fra Excel automatisk ved å bruke funksjonen for utskriftsfletting i Word. For dette må du ha med deg Excel-filen. Deretter oppretter du et nytt Word-dokument og begynner å skrive e-post eller post. På stedene der du trenger å importere verdier fra Excel, klikker du på Sett inn utskriftsfletting-feltet og legger til den nødvendige verdien.

Før du gjør dette, må du legge til Excel-databasen ved å gå til Utsendelser > Velg mottakere > Bruk en eksisterende liste og velg Excel-filen. Når du har opprettet maldokumentet manuelt, fullfør utskriftsflettingen og Word vil opprette alle andre e-poster eller e-poster automatisk for de respektive mottakerne.

Du kan opprette en utskriftsfletting fra Excel-data som du vanligvis gjør for en ny liste over kontakter eller kontakter fra Outlook. Men for å bruke data fra et Excel-regneark, følg disse trinnene:

• Lagre Excel-filen og Word utskriftsflettingsmalen på den lokale lagringen.
• Åpne Word-filen og klikk på Mailings.
• Velg nå alternativet Velg mottakere og klikk Bruk en eksisterende liste.
• Naviger nå til stasjonen der Excel-filen finnes, velg den og klikk deretter Åpne.
• Det er det! Du har koblet Excel-filen for utskriftsfletting.

I henhold til trinn-for-trinn-veiviseren for utskriftsfletting er følgende seks trinn for utskriftsfletting i Word:

• Velg dokumenttype som brev, konvolutter, kataloger osv.
• Velg startdokument som gjeldende dokument eller eksisterende dokument
• Velg mottakere fra en eksisterende liste (Excel), Outlook-kontakter eller en ny liste
• Skriv brevet ditt
• Forhåndsvis brevene dine
• Fullfør sammenslåingen

Nå vet du hvordan du skriver sammenslåing fra Excel til Word ved å følge enten den manuelle metoden eller Word Mail Merge-veiviseren. Prøv en av metodene avhengig av utskriftsflettingsdokumentet, databasen og graden av personalisering du trenger.

Ikke glem å kommentere nedenfor hvis du vet om noen andre uanstrengte metoder for hvordan du gjør en utskriftsfletting i Word fra Excel. Du kan også like å vite hvordan skrive ut etiketter fra Excel ved hjelp av MS Word utskriftsfletting og slå sammen kommentarer og endringer fra flere dokumenter.