Hvordan sammenligne tekst i Excel: De 8 beste metodene

Hvis du har å gjøre med en enorm database i et Excel-regneark og trenger å rense databasen for dupliserte oppføringer, kan du bruke følgende teknikker for å sammenligne tekst i Excel.

Excel-regneark er ikke bare for å vedlikeholde økonomiske kontoer, adressebøker eller tekstdatabaser. Det kan også hjelpe deg å analysere dataene for å slette dupliserte oppføringer. I tillegg kan du bruke noen enkle formler og logiske funksjoner i Excel-regnearket for å sammenligne celler og celleområder for å finne ut de spesifikke verdiene du leter etter.

Selv om du visuelt kan skrape gjennom hele regnearket for duplikat- eller målverdier, er det kanskje ikke den ideelle metoden når Excel-regnearket inneholder tusenvis av oppføringer. Videre lar de forskjellige betingede formateringsfunksjonene deg automatisk fremheve celler når den oppdager verdien du leter etter.

Les videre for å lære hvordan du sammenligner tekst i Excel. Du vil også finne ut hvordan Excel sammenligner tekst i to kolonner ved hjelp av betinget formatering. La oss grave inn!

Det kan være uendelige grunner til å utføre en sammenligningstekst i Excel-funksjonen. Følgende er imidlertid de hyppigste du kan møte i ditt personlige og profesjonelle liv:

• Du driver en bedrift og opprettet separate Excel-databaser for kunder fra alle 50 delstater i USA. Nå blandet noen kundenavnene. Her, i stedet for å skrubbe regnearket manuelt, kan du bruke sammenligningstekst i Excel for å finne kundenavn som har blandet seg mellom 50 stater.
• Bedriften din har to separate databaser for svartelistede og hvitelistede adresser for levering av varer fra e-handelsbutikken din. En ansatt blandet sammen adressene. I denne forferdelige situasjonen kan du bruke Excel-strengsammenligningsfunksjonen.
• Du opprettet en handleliste for hele måneden og blandet sammen listen med noen dagligvarer du fikk forrige måned. Her kan du bruke sammenligne tekst i Excel.
• Hvis du er en videregående lærer og trenger å evaluere elevsvar mot spørsmål automatisk, kan du bruke Excel-streng til å sammenligne kolonner og rader.
• For forretningsfremmende formål gir du bort rabattkoder til tusenvis av kunder. Nå ønsker du å remålrette kundene som brukte rabattkodene til å presentere premiumprodukter og abonnementer. Du kan bruke Excel-funksjonen for sammenligning av tekst i to kolonner for å matche kundenavn som brukte kampanjekoder fra hoveddatabasen over kunder du sendte kampanje-e-postene til.

Det kan være tusenvis av andre grunner til å sammenligne verdier og tekster i Excel. Uansett hva grunnen er, vil du finne følgende åtte metoder for Excel-sammenligning av tekst i to kolonner nyttige:

For eksempel trenger du bare å sammenligne to kolonner med data for å sikre at du har alt du trenger. Her kan du matche de forespurte forsyningene med de leverte ved å bruke sammenligningsoperatøren Equals uten store og små bokstaver.

Dermed kan du kopiere referansedataene fra én app og lime dem inn under referansekolonnen eller forespurte rekvisita. Deretter kan du importere måldataene fra en annen app og lime inn dataene under kolonnen mottatt mål eller rekvisita.

Du trenger ikke tenke på å matche tilfellene og verdiene til celletekstene selv om du importerer data fra forskjellige apper. Slik fungerer sammenligningen uten store og små bokstaver:

• Kopier og lim inn følgende formel i cellen der du vil ha sammenligningsresultatet:

=A2=B2

• Truffet Tast inn og Excel vil vise enten True eller False avhengig av referanse- og måldata.

• Hvis formelen ser bra ut, kopierer og limer du den ned i hele kolonnen for å få en umiddelbar ide om varene som mottas kontra varer som er bestilt.

La oss vurdere at du jobber med et prosjekt der store og små bokstaver er en viktig faktor når du matcher verdier mellom kolonner i et Excel-regneark. I dette scenariet kan du ikke bruke Equals-operatoren til å sammenligne tekst i Excel.

I dette delikate scenariet kan du bruke den EKSAKTE formelen som vist nedenfor:

• Opprett en passende kolonneoverskrift og skriv inn referansedataene i radene under kolonnen.
• På samme måte oppretter du dataene som skal evalueres-kolonnen ved siden av den første kolonnen og fyller ut data i radene nedenfor.

• Når du er ferdig, setter du en likhetstegn (=) i cellen der du vil ha et sammenligningsresultat, TRUE eller Fales, og skriv inn følgende formel:

=EXACT(B2;C2) (for samme regneark)

=EXACT(Ark8!B2,Ark9!C2) (for forskjellige regneark)

• Du kan også velge referanse- eller måldata fra et annet regneark i den samme Excel-arbeidsboken.
• Truffet Tast inn og du får en rask sammenligning basert på store og små bokstaver i de gitte tekstene.

La oss vurdere at du vil bruke enten EXACT-formelen eller Equals-operatoren for å sammenligne tekst, men du vil ikke se TRUE eller FALSE som sammenligningsresultatet. Faktisk vil du vise tekster som Matchet og Ikke Matchet. I så fall kan du neste noen av formlene ovenfor inne i en HVIS-funksjon som skissert nedenfor:

• Skriv inn en likhetstegn (=) og begynn formelen med HVIS.
• Skriv deretter inn en av formlene ovenfor som den logiske utfordringen til HVIS-funksjonen.
• Etter den logiske utfordringen, skriv inn teksten som skal vises, som Matchet innenfor anførselstegn.

• Sett et komma og deretter en annen tekst du vil at Excel skal vise hvis den logiske utfordringen mislykkes. I dette tilfellet, Ikke matchet er omgitt av sitater.
• Dermed blir den endelige formelen som vist nedenfor:

=HVIS(EKSAKT(B2;C2);"Samsvart","Ikke samsvarende")

For eksempel må du finne navnene på kandidater fra gruppe A. Her må du matche navnene i gruppe A med navnene i kolonnen over alle shortlistede kandidater.

Her kan du enkelt bruke VLOOKUP-funksjonen for å la Excel sammenligne tekst i to kolonner. Slik gjøres det:

• Den første kolonnen i regnearket skal inneholde navnene fra Gruppe A.
• I neste kolonne kan du kopiere og lime inn navnene på kandidatene på listen.

• I den ytterste kolonnen kan du få opp sammenligningsresultatene som vil vise navnet på kandidatene som ble kvalifisert i første runde.
• Nå er det bare å kopiere og lime inn følgende formel der du vil ha en sammenligningsliste over Gruppe A navn fra Kortlistede navn.

=OPSLAKK(A2,$C2:2:C$15,1,FALSE)

• For å erstatte #N/A feil med den mislykkede teksten, bruk denne formelen nevnt nedenfor:

=IFNA(SØK OPP(A2,$C2:2:C$15,1,FALSE), «Mislyktes»)

La oss vurdere at du er arrangementskoordinator for en teknologikonferanse. Du må matche deltakerne mot en liste over registrerte personer for å sende attester kun til de personene som møtte opp på seminaret. Slik kan du gjøre det ved å bruke VLOOKUP og IFNA-formelen der du sammenligner tekst mellom to kolonner:

• Opprett en kolonneoverskrift for Registrert og skriv inn navnene i radene nedenfor.
• Til høyre for denne kolonnen oppretter du en annen kolonne for personene som faktisk deltok på seminaret.

• I den tredje kolonnen skriver du inn følgende formel:

=IFNA(SØK OPP(A2,$C2:2:C$15,1,FALSE),«Fraværende»)

• Kopier og lim inn formelen nedover for å få nåværende eller fraværende status for de registrerte personene.

Excel vil matche registrerte navn fra referansekolonnen for å vise resultater i en tredje kolonne der du vil ha navnene. I tillegg vil IFNA-formelen sikre at hvis en #N/A-feil dukker opp, erstatter Excel feilkoden med teksten Fraværende.

La oss si at du trenger å sammenligne tekster mellom kolonne A og B, men du er ikke ute etter en absolutt match. I denne situasjonen må du bruke FINN-formelen som beskrevet nedenfor:

• Sett referansetekstdataene under Kolonne A og måldataene i Kolonne B.

• I Kolonne C, skriv inn følgende formel for å finne og vise en verdi for delvis tekstsammenligning i Excel:

=FINN(C2;A2) 

• De FINNE funksjonen returnerer en feil der den ikke finner et delvis samsvar. Jeg nestet den FINNE funksjon inne i ISNUMBER funksjon. Nå vises formelen EKTE når det er en delvis match og FALSK når ingen match i det hele tatt.

=ISNUMBER(FINN(C2;A2))

Tenk på at du er på et kontor der du har ansvaret for å gjennomgå alle kjøp. Du får ulike kjøpskrav fra ulike avdelinger i virksomheten. Det er din plikt å sørge for at organisasjonen din ikke sender inn kjøpsordrer for dupliserte varer.

I dette scenariet kan Excels betingede formatering sammenligne to eller flere kolonner med data og fremheve celler som inneholder dupliserte verdier. Følg disse trinnene for å øve på dette sammenligningsteksttrikset i Excel:

• Sett sammen en database med tekster du vil sammenligne.
• Velg hele området og klikk Betinget formatering på Hjem menyen på Excel-båndet.

• På rullegardinlisten holder du musepekeren over Uthev celleregler alternativ.

• Flere celleregler vil dukke opp. Plukke ut Dupliserte verdier.
• På popup-vinduet Dupliserte verdier kan du velge uthevingsformat ved å klikke på Verdier mednedtrekksliste.

Hvis du trenger å finne et sett med tekster innenfor en gruppe tekster, kan du bruke SØK-funksjonen som vist her:

• Lag en kolonne med tekster for referanse og en annen kolonne for testtekster.
• Skriv inn følgende formel i den tredje kolonnen:

=SØK(C2;A2)

• Truffet Tast inn. Nå, kopier og lim inn formelen i cellene i den tredje kolonnen.

• trykk Tast inn for å få flere resultater.

Excel vil vise tegnnummeret der den finner samsvar for testteksten i referansekolonnen.

Det kan være mange andre formler og nestede formler for å matche tekster mellom to eller flere celler eller kolonner i Excel. Men de enkleste og mest brukte metodene er de som er nevnt ovenfor i denne artikkelen.

Hvis du vet noen annen intuitiv måte å sammenligne tekst i Excel, ikke glem å nevne metoden i kommentarfeltet nedenfor. I mellomtiden kan du lære hvordan du bruker Excels HVIS-SÅ-formel.