For ikke så lenge siden dekket vi hvordan du bruker Numbers-appen på Mac. Konkret så vi på det grunnleggende samt noen avanserte teknikker du kan bruke i denne appen. En av de avanserte teknikkene vi så på var pivottabeller. Og i dette innlegget skal vi utforske pivottabeller på Mac i mye mer dybde.
For de som ikke vet, er Numbers-appen på Mac en app som speiler Microsoft Excel. Den lar deg lage og administrere regneark, og fungerer som et flott verktøy for å vise, organisere, filtrere og vise frem data.
Enten du bruker Numbers hjemme til personlig bruk eller ønsker å leve av denne appen, dette opplæringen skal gi deg en ide om hva pivottabeller er, hvordan de fungerer, og hvordan og hvorfor du bør være bruke dem.
For å være tydelig, kommer vi ikke til å se på Excel-pivottabeller. Selv om jeg tror denne funksjonen fungerer relativt likt på begge plattformene, skal vi bare dekke Numbers-versjonen av denne funksjonen i dag.
Ok, la oss komme til det!
Hva er pivottabeller på Mac?
Først, la oss dekke hva pivottabeller på Mac er. Tross alt er jeg sikker på at det er mange brukere som har hørt om denne funksjonen og har blitt fortalt at de trenger å bruke den, men som ikke er helt sikre på hva det er.
For å si det enkelt er en pivottabell bare en alternativ måte å vise en gruppe data på. Det er det, ingenting er for sprøtt eller oppsiktsvekkende. Det er mye som en vanlig datatabell, bortsett fra at du kan manipulere og endre måten dataene vises på uten å ødelegge dataene.
Si for eksempel at du bare vil se månedlige data fra måneder som ender på "-er". Med en vanlig tabell kan du bare bla gjennom og se på disse dataene. Med en pivottabell kan du imidlertid raskt krysse av og fjerne merket for noen bokser, og plutselig ser du på de fire månedene av året som ender på "-er".
Selvfølgelig kan du gjøre mye mer med pivottabeller, men det er den grunnleggende ideen. Ta en haug med data som du allerede har lagt inn, og begynn å filtrere gjennom dem raskere enn du ellers kunne.
Slik bruker du pivottabeller på Mac
Ok, nå som du har en ide om hva pivottabeller på Mac er, la oss gå inn på detaljene for hvordan du bruker dem. Igjen, disse er ganske enkle, så ikke bekymre deg for mye. Og husk at du lærer mest om pivottabeller ved å leke med dem selv, så ikke nøl med å følge med i et Numbers-regneark.
Velg kildedataene dine
Det første du må gjøre når du lager pivottabeller på Mac er å velge kildedataene dine. Pivottabeller lages alltid fra en eksisterende datakilde, så du må begynne med å velge dataene du skal bruke.
Disse dataene bør generelt formateres som en typisk regnearktabell. Rader og kolonner med data organisert etter overskrifter. Hvis du ikke er sikker på hvordan du gjør dette, kan du gå videre og gå tilbake til vår Grunnleggende veiledning for tall.
For å velge kildedata for en pivottabell, velg bare radene, kolonnene og/eller dataene du vil bruke. Velg deretter i menylinjen Organisere, deretter Lag pivottabell. Velg enten fra rullegardinmenyen På gjeldende ark (dette vil velge alle dataene i dette regnearket) eller For valgte celler på gjeldende ark (dette vil bare lage pivottabellen basert på dataene du har valgt).
Når du velger ett av disse alternativene, bør du se en pivottabell vises umiddelbart ved siden av dataene dine.
For å se dataene du nettopp har lagt til, gå videre og se til høyre for Numbers-vinduet. Her ser du Pivotalternativer sidefelt.
Hvis du har merket kolonnene dine i den opprinnelige tabellen (dvs. ikke pivottabellen), bør du se tilsvarende Enger i dette sidefeltet med tomme avmerkingsbokser ved siden av hver av dem. Gå videre og sjekk hver av disse boksene. Det vil fylle pivottabellen din med data, slik som:
Og det er det! Slik lager du en enkel pivottabell fra dataene dine.
Gjør om felt til kolonner og rader
Ganske raskt bør du kunne få en ide om hvordan pivottabellen hjelper deg med å bryte ned data. Du kan nå slå data "på" eller "av" ved å merke av eller fjerne merket for disse boksene. Så hvis kolonnene dine er atskilt etter måneder, år, ansatte, hva som helst, kan du raskt sortere gjennom dem.
Dette er imidlertid bare begynnelsen på hvordan du kan organisere pivottabeller på Mac. Du kan legge til rader og kolonner fra feltene som pivottabellen inneholder ved å dra og slippe disse feltene i Kolonner og Rader esker. La oss forklare det litt mer detaljert nå.
I panelet på høyre side bør du se tre seksjoner. Enger, Kolonner, og Rader. Verdier er der også, men vi ser ikke på det ennå.
Bring oppmerksomheten din (og musen din) over til Enger seksjon. Hold musepekeren over et av feltene (etikettene med avmerkingsbokser ved siden av) og dra og slipp det feltet inn i Kolonner eske. Som så:
Umiddelbart bør du legge merke til endringen i pivottabellen. Gå videre og fjern det feltet fra Kolonner boksen ved å dra og slippe den utenfor den boksen. Hvor som helst på regnearket ditt, så forsvinner det.
Deretter drar og slipper du et av feltene i Rader eske. Det kan endre pivottabellen din til å se slik ut:
Jo flere felt du har, jo mer kan du eksperimentere med dette. I hovedsak gir dette deg nye måter å utforske relasjonene i dataene dine. Du kan også bruke den til å organisere dataene dine bedre, skille kolonner og rader basert på ulike felt.
Filtrering av en pivottabell for å gjøre data klarere
Deretter kan du bruke filtrering for å gjøre pivottabeller på Mac enklere å lese. Filtre lar deg fokusere på spesifikke databiter, unntatt biter som ikke er relevante for det du for øyeblikket måler for.
Og best av alt, du kan slå filtre av og på mens du jobber. Så du er aldri låst til måten du har bestemt deg for å filtrere data; endre synspunkter er enkelt.
Greit, så her er hvordan du gjør det! Først må du kontrollere at pivottabellen er valgt. For å velge det, klikk hvor som helst på pivottabellen.
Deretter velger du øverst til høyre på skjermen Organisere. Velg deretter Filter.
Velg rullegardinmenyen merket Legg til et filter... og velg et av dine pivottabellfelt.
Du kan velge et alternativ fra Raske filtre som dukker opp. Dette er nyttig hvis du prøver å utelukke alternativer som "Null" eller "0" osv. Du kan bare fjerne merket for dem med Hurtigfilter alternativet, og de forsvinner fra pivottabellens visning.
Ellers kan du opprette en regel. Det er tallbaserte regler, alfabetiske regler, og så videre, som du bør være kjent med. Du kan angi regler for å skjule eller vise verdier under eller over en viss terskel.
For å fjerne et filter, klikker du bare på det svake søppelbøtteikonet ved siden av det på høyre side. Eller, som nevnt, kan du deaktivere og aktivere filtre for pivottabellen din ved å klikke på Filtre bryteren øverst til høyre på skjermen.
Oppdaterer pivottabellen
Sist, men ikke minst, skal vi se på hvordan du kan oppdatere pivottabellene dine på Mac. Tross alt kommer du sannsynligvis til å legge til data og kolonner i kildetabellen mens du jobber. Når du legger til disse dataene, vil du at pivottabellen skal gjenspeile endringene du har gjort.
Dette er utrolig enkelt å gjøre! Bare velg pivottabellen din, og klikk deretter Organisere øverst til høyre på skjermen, og velg deretter Pivotalternativer rett under det.
Du bør se et lite oppdateringshjul i dette området, ved siden av din Kildedata. Ved å klikke på dette oppdateringshjulet vil dataene i pivottabellen umiddelbart oppdateres slik at de samsvarer med kildetabellen.
Og det er det! Det er alt som skal til for å oppdatere pivottabellinformasjonen din.
Når bør du bruke pivottabeller på Mac?
Før jeg avslutter dette innlegget om pivottabeller på Mac, ønsket jeg å diskutere når du bør bruke pivottabeller. Tross alt er de bare nyttige i visse situasjoner, og du vil ikke bruke tid på å konfigurere og bruke dem når du ikke trenger det.
Generelt er tiden for å bruke en pivottabell når du allerede har en enorm tabell med data og du vil begynne å bryte ned disse dataene. Dette kan være vanskelig å gjøre med en tradisjonell datatabell, men det er utrolig enkelt med en pivottabell (som vi har dekket).
Det er den primære brukssaken for en pivottabell. Det er en rask og effektiv måte å analysere en stor mengde data på, og bringe det du trenger å vite raskt og enkelt i forkant.
Pivottabeller på Mac: Ta dine regnearkkunnskaper opp et hakk
Og det er det! Det er slik du kan bruke pivottabeller på Mac, en av de nyeste og mest essensielle funksjonene i Numbers og Excel.
For mer innsikt, nyheter og guider om alt som har med Apple å gjøre, sjekk ut resten av AppleToolBox-bloggen.
Ser deg neste gang!