Samarbeidsmøtenotater rulles nå ut til Teams-kunder, og de gjør akkurat det de sier på boksen.
Nettbasert kommunikasjon og samarbeid er et sentralt fokusområde for hybride arbeidsmiljøer, og det er viktig for programvare som Microsoft Teams å holde tritt med denne etterspørselen. Microsoft oppdaterer teams regelmessig med nye funksjoner og forbedringer for å fortsette å lokke nye brukere. Nå har den lagt til en veldig nyttig funksjonalitet til Teams i form av samarbeidsmøtenotater.
Microsoft Teams Public Preview-brukere er nå utnytte samarbeidsnotater i møter. De gjør akkurat det de sier på boksen i den forstand at de lar deg dele og samarbeide på møtenotater på et samlet sted i stedet for å la deg lage notater i chatten eller på et separat app. Målet er å gjøre møtebehandlingen mer effektiv og praktisk for alle.
Gjennom samarbeidsnotater kan brukere jobbe sammen for å lage notater, lage agendaer og generere handlingspunkter. I tillegg vil alle oppgaver som tildeles ved hjelp av samarbeidsnotater automatisk bli synkronisert med Oppgaver-appen i Teams, To Do og Planner for bedre sporing av handlingselementer. Dessuten kan Microsoft Loop-komponenter i Teams også brukes for å tillate brukere å samarbeide i en chat-melding. Dette gjør dem i stand til å holde alle oppdatert ettersom notater vil bli synkronisert på tvers av alle enheter.
For å bruke samarbeidsmøtenotater, planlegg et møte på Teams og legg til en gjentakende agenda for alle møter ved å klikke på Legg til en agenda alle kan redigere alternativet nederst i skjemaet. Etter at du har blitt med i et Teams-møte, klikker du på Notater knappen i verktøylinjen øverst for å få tilgang til samarbeidsnotatene i en egen rute. Du kan se gjennom eller opprette en agenda i denne ruten, sammen med å ta notater og spore oppgaver. Som nevnt før, hvis du får tildelt en oppgave, vil den automatisk synkroniseres med Oppgave-appen i Teams, Planner og To Do, og du vil også få tilsendt en e-post om oppgaven. Notatene kan også synkroniseres direkte til OneNote mens Loop lar deg se dem når som helst, direkte i Teams.
Siden denne funksjonen for øyeblikket er i offentlig forhåndsvisning, er det forståelig nok noen kjente problemer. Disse inkluderer eksterne og gjestebrukere som ikke kan få tilgang til møtenotater i det hele tatt, og feilmeldinger hvis du deltar på et møte med over 100 deltakere eller hvis du er deltaker på 300 møter som inkluderer oppgaver. Dessuten, hvis du vil merke noen med notater åpnet i Microsoft 365, må du først gi dem tilgang via Del og gi beskjed dialog.
På samme måte er det flere begrensninger også. Møtenotater støttes ikke i 1:1-samtaler, kanalmøter og «Møt nå»-alternativet. I tillegg fungerer ikke møtenotater i mobilappen for øyeblikket, den implementeringen er planlagt for utrulling i august 2023. Til slutt har Microsoft bemerket at "hvis møteeieren bruker en postboks som er lagret på en lokal Exchange-server, kan ikke samarbeidsnotater legges til møtet på tidspunktet for planlegging. For å legge til samarbeidsnotater, må møteeieren først sende møteinvitasjonen, og deretter legge til samarbeidsnotater."
Når det gjelder tilgjengelighet, kan møtenotater bare brukes av Teams Public Preview-kunder som bruker Windows, macOS eller nettversjonen av Teams. I tilfelle du ikke ser et alternativ for møtenotater, er dette hva IT-administratorer og sluttbrukere må gjøre for å aktivere møtenotater:
- Hvis Følg Office Preview alternativet er valgt, aktiverer det automatisk Teams offentlige forhåndsvisningsfunksjoner for alle brukere som er registrert i Office Current Channel (forhåndsvisning). Det er ingen flere handlinger som kreves av sluttbrukeren.
- Hvis Aktivert alternativet er valgt, må sluttbrukeren også melde deg på Teams offentlig forhåndsvisning i Teams-appen deres for å få tilgang til Teams offentlige forhåndsvisningsfunksjoner.
- Hvis Tvunget alternativet er valgt, aktiverer det automatisk Teams Public Preview for sluttbrukeren. Det er ingen flere handlinger som kreves av sluttbrukeren.
Selvfølgelig, gitt at møtenotater for øyeblikket kun er i offentlig forhåndsvisning, sørg for å gi Microsoft tilbakemelding direkte gjennom Hjelp > Gi tilbakemelding knappen i Teams-appen.