Det ser aldri ut til å være slutt på e-poster, samtaler og oppgaver som må utføres på en dag. Det er praktisk talt umulig å holde seg på toppen av arbeidet uten litt hjelp. Vi kom opp med en liste over 8 essensielle arbeidsplasshack fokusert på teknologi for å øke produktiviteten samtidig som du opprettholder fornuften din.
1. Sett telefonen til "Ikke forstyrr"
Nesten alle har instinktet til å sjekke telefonen umiddelbart når de kjenner vibrasjonen i lommen eller hører den myke pingen fra telefonen. Ved ganske enkelt å sette telefonen til Ikke forstyrr under viktige deler av dagen kan du bidra til å eliminere unødvendige distraksjoner.
Sjansene er uansett hva det var kan vente.
2. Bruk 'Stemme til tekst' for å diktere
Få mennesker kan skrive så raskt som de er i stand til å snakke. Ved å bruke programvare som Dragon eller IBMs Watson, vil du kunne utføre oppgaver mye mer effektivt.
For øyeblikket er det flere versjoner tilgjengelig. Så selv om du er i en bransje som har mye spesifikt språk eller sjargong, som det medisinske feltet, kan du fortsatt få en som gjenkjenner hvert ord du sier.
3. Bruk blålysfiltre eller briller
Dette hacket kan være en livredder. Et økende antall studier viser at tiden mennesker tilbringer foran blå lyskilder kan ha negative effekter. Disse kan variere fra hodepine og øyebelastning til søvnproblemer.
Blålysbriller eller skjermfiltre kan bidra til å lindre disse problemene med minimale kostnader.
4. Bruk nettbaserte telefonkonferanseprogrammer
Programmer som Slack og Whatsapp kan være en stor fordel for produktiviteten til et team. De tilbyr muligheten til å alltid være tilkoblet. Nå er det ingen venting på svar på e-post. Du kan sette opp individuelle grupper for å inkludere bare de nødvendige teammedlemmene. Siden det finnes desktop- og mobilapplikasjoner, kan du sette opp møter uavhengig av hvor teamet ditt er for øyeblikket.
Hvis en videosamtale er nødvendig, er det en overflod av alternativer, inkludert MS Team, Zoom eller Skype for business. Alle disse tilbyr brukervennlige formater slik at teamet ditt kan jobbe sammen.
5. Del Outlook-kalendere
Dette hacket er sannsynligvis en av de enkleste å overse. Hver gang det er et møte, kan det være vanskelig å prøve å finne det mest passende tidspunktet. Ved ganske enkelt å dele en outlook-kalender, vil hvert medlem av teamet kunne se hva andre medlemmer driver med. Dette vil redusere mengden kommunikasjon som trengs for å planlegge møter, og som en ekstra bonus er det en enkel måte å huske alles bursdag på.
6. Bruke makroer for å effektivisere arbeidsflyten
Å bruke makroer kan virkelig bidra til å effektivisere repeterende oppgaver som er en del av dagen din. Microsoft Suite og Google Docs er begge i stand til å kjøre egendefinerte makroer. Bruk noen minutter på å lære hva de kan gjøre for at du kan se produktiviteten øke raskt.
7. Lag prioriterte gjøremålslister daglig
Ved å lage en prioritert gjøremålsliste for deg selv og teamet ditt kan du sikre at alle er i gang.
Det er mange apper som vil hjelpe deg med dette. Bare søk i din foretrukne appbutikk. Start deretter med å lage en liste over alt som må gjøres med fristen for hver artikkel. Deretter deler du elementene inn i kategorier; haster og viktig, viktig men ikke haster, haster men ikke viktig og verken viktig eller haster.
Når du har gjort dette, vil det være enkelt å bestemme seg for hva som må gjøres og hva som kan vente. La oss innrømme det: mye av det vi kan gjøre er ting som kan vente.
8. Ta tekniske pauser
Selv om dette teknisk sett ikke er et teknologihack, er det et flott mentalt hack. En gang i timen, ta en kort pause. Reis deg fra skrivebordet og strekk eller gå til vannkjøleren. Ved ganske enkelt å komme vekk fra teknologien i noen minutter, kan du tilbakestille og hoppe på oppgaven mye mer effektivt.
Det er imidlertid en nøkkel til dette hacket. Ikke ta en pause fra teknologien ved å gå på telefonen eller sjekke e-post.
Det er en pause fra oppgaven, ikke en pause fra teknologien. Prøv det, og hvis du ikke føler at du kan stå opp en gang i timen, prøv 20-20-20 regel. Dette er å ta en pause hvert 20. minutt for å fokusere på noe som er 20 fot unna i 20 sekunder. Bare å fokusere på noe lenger unna i noen sekunder kan bidra til å holde deg fokusert.
Siste tanker
I dagens verden prøver vi alle å være så effektive vi kan. Prøv disse hackene. Du vil absolutt se en økning i produktiviteten din.