Tenk deg at du har ansvaret for ulike prosjekter på arbeidsplassen din, og du må svare på ulike e-poster angående prosjektene. Imidlertid er ikke alle prosjekter veldig viktige. Noen kan være samfunnsutviklingsprosjekter som selskapet ikke har det travelt med å gjennomføre, men e-postene kommer inn og roter innboksen din. Som et resultat kan du ikke fortelle hvilken e-post som er viktig å svare på først. Det blir en kjedelig oppgave å sortere gjennom e-postene på jakt etter viktige å svare på, mens du lar de mindre viktige for et senere tidspunkt.
Gmail har løst dette problemet ved å gi brukerne det Etiketter som et middel til å organisere innboksen deres. Andre e-postleverandører som Outlook, bruk Mapper som har en lignende funksjon som etiketter. Etiketter lar Gmail-brukere kategorisere e-posten slik de velger det. For eksempel, hvis jeg jobber med forskjellige team på to prosjekter, for eksempel "Decommissioning of Service Water Pump" og "Marked Analysis of Product X", så vil jeg ha to etiketter, en for hvert av prosjektene, og hvis jeg mottar en e-post fra noen av teammedlemmene, vil posten automatisk bli tildelt etiketten jeg har opprettet for prosjektet de tilhører. Dette gjør det enklere dersom man ønsker å se etter en bestemt e-post.
Før jeg fortsetter, vær oppmerksom på at Gmail ikke har mapper, men den har etiketter, som gjør arbeidet med mapper og mer. Du kan flytte e-postene dine til en hvilken som helst etikett, lage så mange etiketter du vil, og det beste med etiketter er at en e-post kan tilhøre mer enn én etikett.
Tømme Gmail-mapper
Forutsatt at du er ferdig med alt arbeid med prosjektet og all kommunikasjon knyttet til prosjektet har blitt irrelevant og du ikke vil arkivere dem, så kan du permanent slette e-postene i prosjektet merkelapp. Merk også at hvis du bruker gratis Gmail, er du begrenset til bare 15 GB lagringsplass. Dette betyr at når du har brukt opptil 15 GB, vil e-posten din bli fylt opp og du må enten kjøpe mer lagringsplass eller slette gamle e-poster for å skape plass. Så regelmessig sletting av e-poster er en annen måte å spare plass på Gmail-lagringen på.
Det er enkelt å slette innholdet på en etikett permanent med Gmail. Følg trinnene nedenfor for å slette innholdet på etiketten din:
Steg en:
Logg på Gmail på PC-en hvis du ikke allerede er logget på. Du kan få tilgang til Gmail her.
Trinn to:
På venstre side av siden blar du ned til etiketten du vil tømme. Klikk på etiketten for å åpne den. La oss si at jeg vil åpne etiketten "Kvitteringer".
Trinn tre:
Øverst til venstre på etiketten klikker du på rullegardinpilen under firkanten. Et popup-vindu vises med ulike alternativer. Plukke ut Alle fra alternativene. Dette vil velge alle samtaler på siden. Du kan også klikke på firkanten.
Trinn fire:
Hvis antallet e-poster i etiketten ikke er mer enn 50, og alle e-postene i etiketten vises på siden, vil alle bli valgt; men hvis antallet e-poster i etiketten er mer enn 50, vil bare de første 50 e-postene bli valgt. Klikk på for å velge alle e-postene i etiketten Velg Alle 3600 (antallet avhenger av det totale antallet e-poster på etiketten) samtaler i Kampanjer (navn på etikett).
Trinn fem:
Alle e-postene i etiketten er nå valgt. Gå til toppen av siden og klikk på søppelbøttesymbolet. Hvis du holder musen over symbolet, vises det Slett. Klikk for å slette alt innholdet på etiketten.
Jeg håper du har tømt mappen/etiketten i Gmail. Det er tider når du ikke bare vil tømme mappen, men fjerne den helt fra Gmail. Gmail er en enkel måte å fjerne en etikett på. Så hvis du kanskje ønsker å slette hele etiketten, kan du gjøre det ved å gjøre følgende:
- Naviger til etiketten du vil fjerne og hold musen over den.
- Etiketten vil bli uthevet, og i høyre ende av markeringen vil tre prikker vises. Prikkene er midlertidige og vil forsvinne når du fjerner musen.
- Flytt musen til de tre prikkene og klikk på dem.
- Det vises en popup med alternativer. Klikk på Fjern etikett for å fjerne etiketten fra Gmail.
Trinnene ovenfor viser hvordan du fjerner en hel etikett fra Gmail-kontoen din. Å vite hvordan du administrerer e-posten din på riktig måte er en nøkkelferdighet for å være produktiv på jobben, spesielt for de hvis jobben krever håndtering av mye post.