Microsoft Excel er et flott verktøy for å lagre kundekontakt- og adresseinformasjon, noe som gjør det til et ideelt valg for å opprette og organisere en postadresseliste over kontaktene dine. Men hvis du ønsker å skrive ut etiketter for konvolutter, gratulasjonskort osv., fra en adresseliste du har opprettet i Microsoft Excel, må du bruke funksjonen "Fletting av utskrift" i Microsoft Word.
Mer spesifikt tilbyr Microsoft Word den kraftige funksjonen kalt "Mail Merge" som gjør det enkelt å lage og skrive ut etiketter fra et Excel-regneark.
I denne veiledningen vil vi vise deg trinn for trinn hvordan du oppretter en postadresseliste i Microsoft Excel og hvordan du skriver ut etiketter fra denne listen ved å bruke funksjonen "E-postfletting" i Microsoft Word.
Hvordan skrive ut etiketter fra en Excel-adresselistefil ved hjelp av Word Mail Merge.
Trinn 1. Klargjør e-postlisten i Excel for etikettutskrift.
Før du oppretter og skriver ut postetiketter, må du sette opp adresselisten i Excel på riktig måte. Dette innebærer å skrive inn kolonneoverskrifter for hvert kravelement du ønsker å legge til etikettene, som fornavn, etternavn, adresse, postnummer, etc.
La oss se hvordan du lager en adresseliste i Excel for utskrift av adresseetiketter:
1. Åpne Microsoft Excel og lag en ny arbeidsbok.
2. Skriv inn følgende kolonneoverskrifter for hvert element som mottakeradressen skal inkludere:
- Fornavn
- Etternavn
- Gateadresse
- By
- Stat
- Post kode
3. Fyll nå inn den respektive informasjonen under hver kolonneoverskrift.
4. Når du er ferdig, sørg for at det ikke er tomme rader eller kolonner, og lagre regnearket.
Steg 2. Gi e-postlisten et navn (valgfritt).
Etter å ha opprettet e-postlisten din i Excel, er det nyttig å gi den et navn. Ved å navngi datasettet kan du enkelt referere til det når du kobler det til Word-dokumentet for brevfletting.
1. For å gi navn til e-postlisten, velg listen over adresser, inkludert overskriftene.
2. Gå til Formler fanen og klikk på Definer navn fra gruppen Definerte navn.
3. Skriv inn et navn for tabellen i Navn boksen og klikk OK.*
* Merk: Hvis et navn består av flere ord, bruk et understrek «_» mellom dem og unngå å bruke mellomrom eller bindestreker.
4. Lagre og Lukk Microsoft Excel.
Trinn 3. Sett opp et utskriftsflettingsdokument i Word.
Nå er det på tide å sette opp et utskriftsflettingsdokument i Microsoft Word for å skrive ut etikettene dine.
1. Åpne et tomt Word-dokument.
2. Fra Utsendelser fanen, klikk Start utskriftsfletting og velg Etiketter alternativet fra rullegardinmenyen.
3. Velg etikettleverandør og produktnummer i Etikettalternativer dialogvinduet.
4. Deretter klikker du på Detaljer knappen nederst til venstre i vinduet.
5. Fortsett med å justere etikettmarginene, høyden, bredden, tonehøyden og størrelsen hvis du trenger det og klikk OK.
6. Etter det klikker du OK i dialogboksen Etikettalternativer for å lagre endringene.
Trinn 4. Aktiver filformatkonvertering mellom Excel og Word.
For å koble Word-dokumentet til Excel-regnearket med adresselisten, må du sørge for at filformatkonverteringen mellom de to Microsoft-programmene er aktivert.
1. I Word klikker du på Fil fanen, og velg deretter Alternativer nederst i venstre sidefelt.
2. I vinduet for Word-alternativer velger du Avansert i venstre rute.
3. Nå, bla ned til General seksjon, sjekk Bekreft filformatkonvertering ved åpen alternativet, og klikk OK.
Trinn 5. Velg Excel-adresselisten for etikettene dine.
Fortsett nå med å "koble" Word-dokumentet med Excel-adresselisten din.
1. I Word-dokumentet går du til Utsendelser fanen igjen, klikk Velg Mottakere og velg deretter Bruk en eksisterende liste fra rullegardinmenyen.
2. Finn og velg Excel-filen som inneholder e-postlisten, og klikk deretter Åpen.
3. I dialogboksen Bekreft datakilde velger du OLE DB-databasefiler og klikk OK.
4. Deretter velger du den navngitte e-postlisten eller regnearket som inneholder adresselisten og klikker OK.
5. Word-dokumentet er nå fylt med adresseetiketter som indikerer "Neste rekord".
Trinn 6. Rediger mottakerlisten for utskriftsfletting.
Når Word-dokumentet er koblet til Excel-e-postlisten, fortsett med å se gjennom og om nødvendig redigere mottakerlisten før den endelige sammenslåingen.
1. I Utsendelser fanen, klikk Rediger mottakerliste.
2. Vinduet "E-postflettingsmottakere" vil vise alle mottakerne fra adresselisten din. Fortsett å sortere, filtrere eller fjerne mottakere om nødvendig ved å fjerne merket for mottakere du ikke vil inkludere. Klikk deretter OK å bekrefte.
Trinn 7. Tilpass utskriftsflettingsfelt (etikettelementer)
Fortsett nå med å tilpasse etikettelementene og deres utseende i henhold til dine behov.
1. Klikk på Adresseblokk alternativet i Utsendelser fanens "Skriv og sett inn felt"-gruppe.
2. Fortsett og spesifiser formatet til mottakerens navn, ved å velge det du ønsker fra listen over tilgjengelige alternativer under "Sett inn mottakers navn i dette formatet".
3. Deretter klikker du på Match felt for å matche de riktige feltene fra Excel-adresselisten.
4. I "Samsvar felt"-vinduet, sørg for at de nødvendige feltene for etikettene er riktig tilordnet de tilsvarende feltene (kolonneoverskrifter) i Excel-adresselisten.
Hvis de ikke samsvarer, bruker du rullegardinknappen ved siden av hvert felt og velger riktig kolonneoverskrift i Excel-adresselisten. Klikk deretter OK for å bekrefte treffene.
5. Klikk deretter OK igjen for å bruke endringene.
6. Nå, den «Adresseblokk» plassholder vises på den første etiketten.
7. Klikk Oppdater etiketter (på Utsendelser fanen) for å oppdatere alle andre etiketter i Word-dokumentet.
Trinn 8. Forhåndsvis etikettene og fullfør utskriftsfletting.
La oss nå se hvordan etikettene vil se ut når de er skrevet ut.
1. I kategorien E-post klikker du på Forhåndsvis resultater knapp.
2. Se nå hvordan etikettene vil se ut hvis de skrives ut. Hvis du vil endre utseendet deres, velg den første etiketten og bruk formateringstekstverktøyene i Hjem fanen. Klikk når du er ferdig Oppdater etiketter i Utsendelser for å bruke formateringen på alle etiketter.
3. Hvis alt ser ut OK, gå til Utsendelser fanen, klikk på Fullfør og slå sammen alternativet og velg Rediger individuelle dokumenter fra rullegardinmenyen.
4. I vinduet Slå sammen til nytt dokument velger du Alle under Slå sammen poster og klikk OK.
5. Et nytt dokument vil vises med adresseetikettene generert fra Excel-adresselisten din, og du kan redigere, formatere, skrive ut og lagre dette dokumentet som du ville gjort med et hvilket som helst annet Word-dokument.
Trinn 9.Bonustips: Legg til kantlinjer på etikettene. (Valgfri)
For å gjøre det lettere å kutte etikettene (hvis de ikke allerede er kuttet), legg til kantlinjer på dem.
1. Klikk på pluss (+) ikonet øverst til venstre i dokumentet for å velge alle etikettene.
2. Klikk deretter på Grense ikonet på den flytende menyen og velg Alle grenser fra alternativene.
3. Kanter legges til mellom hver etikett som gjør dem enkle å kutte.
4. Nå er etikettene klare til å skrives ut.
Det er det! Gi meg beskjed om denne veiledningen har hjulpet deg ved å legge igjen en kommentar om opplevelsen din. Lik og del denne veiledningen for å hjelpe andre.