E-posttabber kan ha pinlige og til og med kostbare konsekvenser. For å hjelpe deg med å forhindre e-postfeil har Microsoft implementert Outlook MailTips. Du kan for eksempel sette opp MailTips for å utløse et varsel når du trykk på Svar alle-knappen. Det er alltid best å ta et par minutter og lese e-posten på nytt før du sender den til en stor mottakerliste, spesielt hvis den inneholder sensitiv informasjon.
Hvis du ikke har brukt MailTips før, har du kommet til rett sted. I denne hurtigveiledningen viser vi deg hvordan du bruker MailTips i Outlook.
Hvordan setter du opp e-posttips?
Husk at denne funksjonen krever en Microsoft Exchange Server-konto. Med andre ord er funksjonen kun tilgjengelig på e-postkontoer som administreres av en organisasjon. IT-administratoren din må aktivere MailTips på kontoen din; ellers vil ikke alternativet være tilgjengelig for deg. Samtidig kan IT-administratoren håndheve spesifikke MailTips-innstillinger på brukernes kontoer.
MailTips er aktivert som standard på Outlook. Hvis du vil deaktivere alternativet eller justere innstillingene dine, start Outlook, gå til
Fil, plukke ut Alternativer, og klikk deretter på Post.Gå til E-posttips, og klikk på Alternativer for MailTips. Velg kontoen din, og velg hvilke handlinger du vil utløse MailTips-varsler.
Hvis du vil deaktivere MailTips, huker du av Vis aldri e-posttips avmerkingsboksen.
Hvordan MailTips fungerer
Når MailTips er aktivert, vil Outlook vise forskjellige meldinger mens du skriver meldingen. Exchange analyserer innholdet i e-posten du skriver. Skulle den oppdage et problem, vil Outlook varsle deg slik at du kan justere meldingen for å unngå pinlige situasjoner. For eksempel hvis mottakeren er ute av kontoret og du ber dem om å svare raskt, vil MailTips fortelle deg at de ikke kan gjøre det.
Andre eksempler på situasjoner som kan utløse MailTips inkluderer:
- Mottakerens postkasse er full.
- Mottakerens e-postadresse er midlertidig deaktivert eller permanent slettet.
- E-posten din bryter med organisasjonens retningslinjer eller begrensninger.
- Du har ikke tillatelse til å kontakte mottakeren eller sende e-post til eksterne mottakere.
- Mottakerens postkasse er moderert, noe som betyr at den krever meldingsgodkjenning.
MailTips Begrensninger
- Alternativet er ikke tilgjengelig i frakoblet modus.
- Hvis mottakerlisten din har mer enn 200 mottakere, vil ikke MailTips evaluere individuelle postbokser.
Konklusjon
MailTips er en hendig Outlook-funksjon som hjelper deg å unngå pinlige situasjoner som å sende e-post til feil mottakere. For eksempel, hvis e-posten din bryter organisasjonens retningslinjer, vil MailTips varsle deg om problemet. Planlegger du å bruke MailTips på Outlook? Gi oss beskjed i kommentarene nedenfor.