E-posttabber kan ha pinlige og til og med kostbare konsekvenser. For å hjelpe deg med å forhindre e-postfeil har Microsoft implementert Outlook MailTips. Du kan for eksempel sette opp MailTips for å utløse et varsel når du trykk på Svar alle-knappen. Det er alltid best å ta et par minutter og lese e-posten på nytt før du sender den til en stor mottakerliste, spesielt hvis den inneholder sensitiv informasjon.
Hvis du ikke har brukt MailTips før, har du kommet til rett sted. I denne hurtigveiledningen viser vi deg hvordan du bruker MailTips i Outlook.
Hvordan setter du opp e-posttips?
Husk at denne funksjonen krever en Microsoft Exchange Server-konto. Med andre ord er funksjonen kun tilgjengelig på e-postkontoer som administreres av en organisasjon. IT-administratoren din må aktivere MailTips på kontoen din; ellers vil ikke alternativet være tilgjengelig for deg. Samtidig kan IT-administratoren håndheve spesifikke MailTips-innstillinger på brukernes kontoer.
MailTips er aktivert som standard på Outlook. Hvis du vil deaktivere alternativet eller justere innstillingene dine, start Outlook, gå til
Gå til E-posttips, og klikk på Alternativer for MailTips. Velg kontoen din, og velg hvilke handlinger du vil utløse MailTips-varsler.
Hvis du vil deaktivere MailTips, huker du av Vis aldri e-posttips avmerkingsboksen.
Hvordan MailTips fungerer
Når MailTips er aktivert, vil Outlook vise forskjellige meldinger mens du skriver meldingen. Exchange analyserer innholdet i e-posten du skriver. Skulle den oppdage et problem, vil Outlook varsle deg slik at du kan justere meldingen for å unngå pinlige situasjoner. For eksempel hvis mottakeren er ute av kontoret og du ber dem om å svare raskt, vil MailTips fortelle deg at de ikke kan gjøre det.
Andre eksempler på situasjoner som kan utløse MailTips inkluderer:
- Mottakerens postkasse er full.
- Mottakerens e-postadresse er midlertidig deaktivert eller permanent slettet.
- E-posten din bryter med organisasjonens retningslinjer eller begrensninger.
- Du har ikke tillatelse til å kontakte mottakeren eller sende e-post til eksterne mottakere.
- Mottakerens postkasse er moderert, noe som betyr at den krever meldingsgodkjenning.
MailTips Begrensninger
- Alternativet er ikke tilgjengelig i frakoblet modus.
- Hvis mottakerlisten din har mer enn 200 mottakere, vil ikke MailTips evaluere individuelle postbokser.
Konklusjon
MailTips er en hendig Outlook-funksjon som hjelper deg å unngå pinlige situasjoner som å sende e-post til feil mottakere. For eksempel, hvis e-posten din bryter organisasjonens retningslinjer, vil MailTips varsle deg om problemet. Planlegger du å bruke MailTips på Outlook? Gi oss beskjed i kommentarene nedenfor.