Trenger du å dele et PDF-skjema? Slik gjør du en PDF utfyllbar

Hvor mange ganger har du mottatt en PDF-fil som måtte fylles ut, men det var ingen praktisk måte å gjøre det på? Vi har alle vært der, og bryet med å skrive ut et dokument eller finne programvare du kan bruke til å fylle ut skjemaet kan være litt irriterende. Apper som Microsoft Word kan faktisk konvertere PDF-filer til et redigerbart format, men de ødelegger ofte formateringen i prosessen, pluss at Microsoft Word ikke akkurat er et gratis verktøy. Selv om du ikke er den som fyller ut skjemaet selv, kan det hende du føler deg dårlig for ikke å gjøre det mer praktisk for andre å fylle ut skjemaet ditt. Heldigvis finnes det måter du kan gjøre PDF-filen utfyllbar for alle som åpner den.

Den mest offisielle måten å gjøre dette på er selvfølgelig å bruke Adobe Acrobat DC (den betalte versjonen) på skrivebordet eller laptop. Men vi er store fans av gratisverktøy her, og vi er her for å hjelpe deg med å lage et utfyllbart PDF-skjema gratis. For å gjøre dette kommer vi til å bruke et online verktøy kalt

PDFescape. Dette verktøyet er også tilgjengelig som en skrivebordsapp, men i likhet med Adobe Acrobat er avanserte redigeringsfunksjoner som disse betalt. Nettversjonen er annonsestøttet, men du kan bruke den gratis. Det er imidlertid noen begrensninger -- filer må være mindre enn 10 MB i størrelse og ha mindre enn 100 sider.

Lag en utfyllbar PDF fra bunnen av

PDFescape gir deg muligheten til å enten lage ditt eget PDF-skjema fra bunnen av, eller laste opp en PDF-fil for å redigere. Dette kan være nyttig hvis du allerede har opprettet skjemaet, men ikke visste hvordan du gjør det utfyllbart. Vi skal imidlertid starte med å lage en fra grunnen av. Vi skal bruke et enkelt skjema bare for å vise deg mulighetene.

• Gå til www.pdfescape.com/open og velg Opprett et nytt PDF-dokument. Velg antall sider (opptil 25) og størrelsen på siden, og klikk deretter Skape.
• Start med å legge til teksten du ønsker i skjemaet. Klikk på Tekst knappen øverst til venstre for å legge til tekst. Du kan velge mellom en håndfull fonter, skriftstørrelser og andre formateringsalternativer. Som vi har sagt, går vi for et ganske enkelt eksempel her. La oss si at vi lager et registreringsskjema for for eksempel et arrangement. Her er grunnlaget for skjemaet vi ønsker å lage i vårt eksempel.

• Nå må vi legge til skjemafeltene vi vil bruke for å gjøre PDF-en utfyllbar. For Navn og E-post felt, skal vi bruke felttypen Tekstskjema. Dette lar brukere skrive inn én enkelt tekstlinje. Klikk Skjemafelt, velg standardtypen Tekst og klikk Plukke ut. Tegn deretter feltet der du vil plassere det. Du kan ganske enkelt klikke hvor som helst for å lage et felt der med standarddimensjoner og endre størrelsen på det etterpå.

Når feltet er opprettet, kan du fylle det ut selv, som en måte å gi brukerne et hint om hva de skal skrive. Et felt som heter Navn bør være ganske selvforklarende, men det kan være nyttig for andre.

• For Land-feltet kan vi bruke en rullegardinfelttype.

1. • Start med å klikke Skjemafelt, og velg deretter Fall ned skriv og klikk Plukke ut. Klikk der du vil plassere feltet og endre størrelsen på det til dine behov.
   • For å legge til flere alternativer i listen, høyreklikk på skjemafeltet og velg Objektegenskaper.

• • Legg til hvert alternativ som en egen linje ved siden av Feltalternativer. Klikk OK når du er ferdig.
  • Du har nå en rullegardinmeny for å velge blant alternativene du la til.
• For aldersfeltet, la oss si at vi bare ønsker å spesifisere en aldersgruppe. Vi kan bruke en alternativknapp for dette. Dette er hvordan:

1. • Klikk Skjemafelt, og velg deretter Radio skriv og klikk Plukke ut.
   • For at radioknappene skal fungere etter hensikten - som i, du kan bare velge én - du må lage dem alle på én gang. Vi lager seks alternativer her. Du kan også høyreklikke på en av de eksisterende knappene og velge Duplisere å ha den festet til samme gruppe knapper.
   • Nå kommer ikke radioknapper med etiketter, så du må legge dem til som tekst. Til slutt vil det se omtrent slik ut:

• Deretter, for å velge interesser, skal vi gå med vanlige avmerkingsbokser. I motsetning til radioknapper lar disse deg velge så mange alternativer du vil. Klikk Skjemafelt, Velg Avmerkingsboks skriv, og klikk deretter Plukke ut. Sett så mange avmerkingsbokser som du synes passer. På samme måte som radioknapper, har ikke avmerkingsbokser etiketter, så du må legge til litt tekst manuelt. Skjemaet ditt skal se omtrent slik ut, men forhåpentligvis med bedre justering.

• For det siste feltet er målet å la brukeren skrive lengre tekst, så i stedet for et standard tekstskjemafelt, skal vi bruke et tekstavsnitt. Klikk Skjemafelt, velg Tekst Avsnitt skriv, og klikk deretter Plukke ut. Tegn deretter en boks der brukeren kan skrive tekst. Med det er skjemaet vårt komplett.
• Bruk nå sidefeltet til venstre og klikk på Lagre og last ned PDF... knappen (den grønne firkanten med to piler). Du vil nå ha en skikkelig PDF-fil. Du kan åpne den i hvilken som helst PDF-leser, og den vil være utfyllbar. Slik ser det ut fylt ut:

Nå kan du dele originalfilen din med hvem som helst, og be dem fylle den ut. Du trenger selvfølgelig ikke designe det akkurat slik vi gjorde det – vi ville bare vise frem noen av mulighetene med et verktøy som dette.

Bruk en eksisterende PDF

Selv om trinnene ovenfor definitivt er en gyldig måte å lage en utfyllbar PDF-fil på, er det ikke alltid du vil ha det. Hva om du mottok en PDF-fil og du vil snu at i et utfyllbart skjema? Eller kanskje du brukte et kraftigere verktøy som Microsoft Word for å formatere dokumentet, men nå vil du at det skal være utfyllbart? PDFescape kan også gjøre det. Her er en rask presentasjon av hvordan det fungerer:

• Åpen www.pdfescape.com/open igjen, men denne gangen velger du Last opp PDF til PDFescape.

• PDF-en din åpnes, og nå har du alle de samme verktøyene som før for å gjøre den utfyllbar.
• Legg til alle feltene du må legge til her. Du kan fortsatt legge til mer tekst også, noe som er viktig hvis du vil bruke alternativknapper eller avmerkingsbokser. Her er hva vi gjorde i vårt eksempel:

• Det er ikke noe felt for signaturen, men du bør ikke trenge en. De fleste PDF-lesere lar deg kommentere filen, som kan brukes til en signatur om nødvendig. For enheter som tabletter og konvertibler, kan brukere til og med bruke en digital penn til å skrive signaturen sin.

Å lage utfyllbare skjemaer som dette gjør det mye enklere å få svar på skjemaer, siden den som fyller dem ut ikke trenger noen spesiell programvare for å gjøre det. Det fungerer kanskje ikke med veldig grunnleggende PDF-lesere - som den forhåndsinstallerte programvaren på en telefon - men hvis den tillater merknader, bør du være flink. Vi fylte disse skjemaene med PDF-visningen i Microsofts Edge-nettleser.

Dette er ett eksempel på et verktøy som kan lage utfyllbare PDF-er, men det finnes andre. LibreOffice er et annet gratis verktøy som lar deg gjøre dette, for eksempel. Vi gikk med PDFescape fordi det er enklere og ikke krever noen form for installasjon. Vi håper du fant denne veiledningen nyttig. Sørg for å gi oss beskjed hvis det er noe mer vi bør legge til.