Å raskt kunne samarbeide med teammedlemmer og eksterne partnere er avgjørende i dagens hektiske forretningsverden.
Microsoft Office 365 lar organisasjoner samarbeide med personer utenfor organisasjonen. Denne funksjonen kalles Grupper og du kan bruke den til å gi eksterne samarbeidspartnere rett til å bli med i gruppesamtaler, få tilgang til filer, kalenderhendelser og mer.
Men hvordan lar du gjester bli med i organisasjonens grupper? Vi viser trinnene du skal følge i denne praktiske veiledningen.
Først, her er en rask oversikt over prosessen:
- Gruppeeieren eller et gruppemedlem legger til den nye gjesten i gruppen.
- Gruppeeieren er den eneste som kan godkjenne gjestetilgang og bestemme hva slags innhold og filer gjestebrukere har tilgang til.
- Gjestebrukere får en e-postbekreftelse som gir dem tilgang til gruppesamtalene og filene.
Husk at gjestetilgang er satt opp av IT-administratorer.
Slik legger du til gjester i Office 365-grupper
Hvis gjesten du vil legge til allerede finnes i katalogen din etter en invitasjon de har mottatt, følger du disse trinnene:
- Gå til Administrasjonssenter → Vis alt
- Navigere til Innstillinger → Organisasjonsinnstillinger
- Velg Tjenester fanen
- Klikk på Microsoft 365-grupper og la eksterne samarbeidspartnere få tilgang til gruppene dine
- Gå tilbake til administrasjonssenteret og naviger til Grupper → velg Grupper side
- Velg gruppen du vil legge til en ny gjestebruker i (den skal være synlig i katalogen din)
- Klikk Se alt og velg Medlemmer fanen for å administrere gruppemedlemmer
- Plukke ut Legg til medlemmer og legg til den nye gjestebrukeren
- Lagre endringene.
Slik fjerner du en gjestebruker fra Office 365
Hvis teamet eller gruppen din ikke lenger samarbeider med en gjestebruker, kan du raskt fjerne dem fra gruppe for å blokkere dem fra ytterligere tilgang til innhold og filer relatert til gruppens aktivitet.
- Gå til administrasjonssenteret for Microsoft 365
- Utvide Brukere
- Plukke ut Gjestebrukere
- Velg brukeren du vil fjerne
- Klikk Slett for å fjerne den respektive gjestebrukeren.
Og dette er hvordan gruppeeiere og IT-administratorer kan aktivere gjestebrukertilgang i Office 365.