I denne enkle guiden forklarer vi hvordan du enkelt lager en PDF-fil, enten det er på jobb eller bare deler viktige dokumenter.
Portable Document Format, ofte kjent som PDF, er et filformat som primært brukes til å presentere dokumenter, spesielt når du trenger å lagre en fil som en tredjepart ikke kan endre og som ser konsistent ut uansett hvor du ser det. Typiske dokumenter som det Microsoft Word bruker vil gjengi forskjellig på forskjellige enheter, og de støttes kanskje ikke overalt, men PDF-filer fungerer og ser ut som samme nesten overalt, Adobe opprettet PDF først i 1993, og per i dag er det nå en åpen standard vedlikeholdt av International Organization for Standardization (ISO). Den støttes i hovedsak på nesten alle operativsystemer, slik at du kan lage og åpne PDF-filer på de fleste PC-er, Mac-er, smarttelefoner og nettbrett.
Men hvorfor skal du bruke PDF? Det anbefales å bruke PDF-formatet for CV-er, juridiske dokumenter, nyhetsbrev, filer som skal leses og skrives ut, og filer beregnet for profesjonell utskrift. PDF-filer ser likt ut på de fleste datamaskiner. Siden PDF er basert på PostScript-språket, er filen pakket inn i en fullstendig beskrivelse av et fast oppsett flatt dokument, inkludert tekst, fonter, vektorgrafikk, rasterbilder og annen informasjon som må være vises. De har også en mindre størrelse og samsvarer med industriformatet. I tillegg er PDF-filer relativt tryggere siden du ikke kan endre dem, og de kan krypteres med et passord eller digital signatur.
Hvordan lage en PDF-fil fra bunnen av
Å lage en PDF er ganske enkelt siden de fleste programvare og apper tilbyr en innebygd funksjon for å eksportere filen direkte til PDF-format. For eksempel, hvis du har et dokument på Microsoft Word, er dette hva du trenger å gjøre.
- Gå over til Fil i øverste venstre hjørne og velg Lagre som.
- Dette skal åpne et nytt vindu der du kan lagre dokumentet på din PC.
- Rett under Filnavn alternativ, bør det være muligheten til Lagre som type.
- Klikk på rullegardinmenyen, og du skal se muligheten for å lagre filen som PDF.
- Velg alternativet og trykk Lagre.
Hvis du bruker en eldre versjon av Microsoft Office, må du kanskje laste ned en liten plugin som kan lastes ned fra her.
På samme måte kan du gjøre det for alle Microsoft Office-apper (Excel, Powerpoint, etc.), Google Workspace-apper (Docs, Sheets, etc.), og en rekke kontorbasert programvare og apper som Office 365, WPS Office, LibreOffice og Åpent kontor. Selvfølgelig kan de nøyaktige trinnene variere litt avhengig av appen du bruker, men den skal alltid være ganske lik.
Alternativt lar mange plattformer og apper deg også lage PDF-er ved å bruke utskriftsfunksjonen. Hvis du prøver å skrive ut et dokument, en nettside eller et bilde i moderne versjoner av Windows, kan du bruke Microsoft Print to PDF-alternativet for å lagre det som en PDF. Dette gjør det til og med mulig å lagre ting som OneNote-notatbøker som PDF.
Smarttelefoner kan også gjøre dette, selv om det kan avhenge av din spesifikke modell.
Hvis du vil lage en PDF-fil som kan redigeres, slik at du kan dele et skjema som noen kan fylle ut, sjekk ut vår guide på hvordan gjøre en PDF utfyllbar.
Lag en PDF fra et fysisk dokument
PDF-filer løser også problemet med å dele en fysisk dokumentasjon i digitalt format. Ved hjelp av smarttelefon- eller nettbrettkameraet kan du skanne et dokument og lagre det i en PDF-fil. Apper som Adobe Scan, Microsoft Office, Genius skanning, og Dokumentskanner er noen av de beste appene du kan prøve på mobilenheten din for å skanne, lagre og dele PDF-filer. Du kan til og med skanne flere dokumenter og lagre dem som én enkelt PDF-fil.
Faktisk kan en app som dette til og med erstatte en tradisjonell skanner på noen måter. Smarttelefoner har veldig gode kameraer i disse dager, så du kan skanne noen dokumenter på denne måten i stedet for å ha en klumpete skanner koblet til laptop. Disse appene kan også konvertere et eksisterende dokument eller bilde til PDF-format.
En annen enkel måte å raskt lage en PDF på er å bruke en av mange nettjenester som lar deg laste opp filen(e), konvertere og laste ned direkte til systemet. Noen av de pålitelige nettjenestene du kan bruke til å konvertere en bestemt fil til PDF inkluderer Adobe, Liten pdf, iLovePDF, og mange flere. Disse verktøyene lar deg også ofte slå sammen PDF-filer til én, eller dele en enkelt fil i flere.
Det er imidlertid et par ting å huske på. Disse tjenestene lagrer kanskje ikke filene dine på serverne deres. Derfor anbefaler vi at du kun går for denne metoden hvis du ikke har å gjøre med sensitiv eller konfidensiell informasjon. Noen av disse online PDF-konverteringsnettstedene tilbyr også begrenset støtte når det gjelder størrelsen på filen, sidene og kanskje til og med legge til et vannmerke til den konverterte filen, noe som betyr at du kanskje må betale litt avhengig av filen du vil jobbe med med.
Og det er det grunnleggende for å lage en PDF-fil basert på et eksisterende dokument. Slik Adobe vil at du skal gjøre det, er selvfølgelig å bruke selskapets Acrobat-programvare, men disse alternativene er for det meste gratis, så de kan være litt mer praktiske for folk flest.